Système pour un cabinet comptable

Je décris ci-dessous une mise en place concrète - un CRM pour un cabinet comptable - pour montrer l'étendue des possibilités. Gardez à l'esprit que votre système peut être tout à fait différent, pour répondre exactement aux besoins de votre organisation. Ni plus ni moins. Aucune fonction superflue - je mets en place uniquement celles qui apportent une réelle valeur à l'entreprise.

Le premier modèle de facturation est le barème - une tarification par paliers selon le nombre de pièces comptables que le client apporte dans le mois. Par exemple : de 1 à 5 pièces s'applique un tarif, de 6 à 12 un tarif plus élevé, et au-delà de plusieurs dizaines un autre encore. Chaque mois, le système vérifie lui-même dans quel palier se trouve le client et fixe le montant de la facture en conséquence. Les tarifs de base eux-mêmes sont également variables - ils dépendent des paramètres du contrat dans la fiche client, si bien que deux clients aux contrats différents ont des barèmes différents.

Le second modèle est le forfait - un montant mensuel fixe, quel que soit le nombre de pièces (par exemple pour la tenue du livre des recettes et des dépenses), saisi sous forme de montant dans la fiche client.

S'y ajoutent deux éléments qui augmentent la facture :

• des frais optionnels calculés à partir du montant du barème - par exemple la préparation et l'envoi du fichier d'audit standard en pourcentage (disons 10 %) de la valeur du barème,
• des frais liés aux salariés du client - des tarifs distincts pour chaque contrat de travail, contrat d'ouvrage et contrat de prestation de droit civil, ainsi que pour les plans d'épargne retraite des salariés, multipliés par le nombre de salariés de chaque groupe.

Au final, une facture se compose de parties claires et vérifiables : la facturation de base (barème ou forfait), les frais supplémentaires et le coût des services de paie et RH.

La fiche client montre tout l'historique de la relation : toutes les factures émises année par année, le nombre de pièces des différents mois, le nombre de salariés par type de contrat et le montant des factures. Une section distincte contient les archives documentaires du client - contrats et avenants en PDF - si bien que retrouver des conditions convenues il y a des années ne prend qu'un instant.

Depuis la fiche, on peut aussi ajouter un nouveau client, générer un devis ou un contrat prêt à être signé. Une fois par an, lors de la révision des prix (pour l'inflation, par exemple), une seule mise à jour s'applique à tous les clients à la fois.

Pour chaque client de la liste de contrôle, la personne responsable saisit les données du mois - le nombre de pièces et le nombre de salariés dans les différents groupes de contrats - et marque les éléments comme terminés. Le bouton de création de la facture apparaît seulement lorsque tous les travaux du client sont clos.

La facture se calcule toute seule, à partir des conditions de la fiche client : facturation de base selon le barème ou le forfait, frais supplémentaires, un montant distinct pour la paie et les RH, un autre pour la tenue comptable. Le client reçoit un détail clair : combien de pièces, combien de contrats de chaque type, combien de plans d'épargne retraite.

Le système fonctionne avec la plateforme nationale de facturation électronique - la facture émise part automatiquement vers la plateforme, reçoit son numéro, et un aperçu est disponible immédiatement. La solution reste conforme à la réglementation en vigueur.

Ce mécanisme sert aussi de contrôle qualité. La liste du mois suivant ne peut être générée qu'une fois une facture émise pour chaque client, et la facture ne peut être émise qu'une fois tous les travaux de ce client clos. La clôture du mois impose donc l'exhaustivité.

Avant ce système, les conditions de chaque client se trouvaient dans un classeur, dans des contrats papier. Chaque mois, la personne chargée de la facturation sortait contrat après contrat, retrouvait les tarifs convenus et émettait chaque facture à la main. Cela représentait plusieurs jours de travail fastidieux.

Aujourd'hui, tout se fait automatiquement. Les conditions et les travaux supplémentaires se calculent seuls, les factures sont créées en une seule étape et partent directement vers la plateforme de facturation électronique, et la liste de contrôle veille à ce que chaque client et chaque pièce soient pris en compte.

• Conception individuelle - le système est construit autour des processus réels de votre entreprise.
• Livraison rapide et souple - grâce à la plateforme FileMaker, je livre vite de nouveaux modules et des modifications, avec peu de code, sans projets informatiques sur plusieurs années.
• Inutile de tout planifier à l'avance - je mets en œuvre les nouvelles idées au rythme où elles apparaissent, pendant que les fonctions terminées sont déjà utilisées.
• Interfaces claires - des écrans lisibles pour les comptables, les personnes chargées de la facturation et la direction.
• Conformité réglementaire - intégration avec la plateforme de facturation électronique et prise en charge des déclarations en vigueur.
• Croissance avec l'entreprise - au fil des besoins, j'ajoute de nouveaux modules et intégrations, pour un système qui grandit avec votre activité.