X-Partner - mon premier système
X-Partner était le distributeur exclusif Xerox en Pologne. C'est là que j'ai construit mon premier système sous FileMaker, pour moi-même, pour mon propre travail quotidien : un tunnel de vente avec évaluation du potentiel des clients, prévision du service, campagnes d'e-mailing par segment, projets et contrôle budgétaire - le tout dans une seule application.
Ce moment marque le début de la manière de travailler que j'appelle aujourd'hui la plateforme GoIDEA. Je montre ci-dessous ce que faisait ce système et pourquoi le construire moi-même a changé mon regard sur les logiciels de gestion.
L'adéquation d'abord
Ce système a été construit il y a de nombreuses années - c'est mon premier grand projet FileMaker. Je l'évoque comme source d'inspiration : je veux montrer un chemin que vous pouvez suivre, en construisant votre propre logiciel pas à pas à partir d'un seul besoin réel.
Gardez à l'esprit : votre système peut avoir un tout autre visage, adapté aux spécificités de votre entreprise. Ce qui compte ici, c'est la manière d'arriver à la solution, et l'application elle-même n'est qu'un exemple.
Un outil qui n'existait pas sur le marché
Vendre des contrats pluriannuels et en assurer le service chez un distributeur Xerox, cela signifie des centaines de clients, des dizaines de machines chez chacun d'eux et un service étalé sur des années. Les logiciels standard soit ne répondaient pas à ces spécificités, soit coûtaient si cher que leur achat n'avait aucun sens. J'ai donc construit le mien - taillé précisément sur la manière dont le travail de mon entreprise se déroulait réellement.
Le système a grandi pièce par pièce, au rythme où apparaissaient les besoins réels : d'abord la fiche client, puis le tunnel, le service, le marketing et les projets. J'ajoutais chaque module quand il s'avérait nécessaire.
Le CRM et la fiche client
Fiche client
Le cœur du système était la fiche client. Au même endroit, je conservais les données de l'entreprise, toutes les personnes de contact côté client - avec leurs rôles, leurs fonctions et leurs numéros directs - ainsi que l'historique de la relation. Depuis la fiche, j'indiquais le niveau du client, je l'affectais à un segment et je voyais immédiatement qui était mon interlocuteur principal.
Les onglets de la fiche - personnes, segmentation, activités, prospects, internet, carte, documents - rassemblaient toute la connaissance du client sur un seul écran. Tout l'historique de la collaboration était à portée de main, au même endroit.
Segmentation
J'affectais chaque client à un segment par secteur, produit et région - et je filtrais toute la base selon ces segments : qui reçoit une offre donnée, à quel groupe s'adresse une campagne, où concentrer le service. Ce même découpage pilotait ensuite le marketing et les rapports, si bien que la vente, le marketing et le service regardaient les clients de la même manière.
Évaluation du potentiel et valeur de chaque prospect
L'tunnel de vente
L'tunnel de vente est la vue de toutes les opportunités classées par étape - du premier contact à la signature. Je le tenais à jour pour savoir à tout moment ce qui était réellement en jeu dans le processus de vente et par quoi commencer. Le nom vient de la forme de la vue d'ensemble : beaucoup d'opportunités entrent en haut, et de moins en moins arrivent à la signature - la vue se rétrécit vers le bas comme un entonnoir.
Valeur et marge
Chaque prospect avait sa source - de la prospection téléphonique aux recommandations en passant par les campagnes - ainsi qu'une valeur et une marge attribuées. Le tunnel montrait ainsi le potentiel réel de chaque opportunité : budget, marge attendue, étape et trimestre de signature prévu.
Je voyais où l'effort en valait la peine et quels sujets abandonner. Le total des marges en bas de la vue d'ensemble était la réponse la plus simple possible à la question de savoir combien il y a réellement dans l'entonnoir.
Prévision du service
Avec les machines Xerox, le service forme un cycle distinct et long : toute la vie de l'appareil, de l'installation, en passant par la maintenance et les consommables, jusqu'au moment où remplacer la machine par une neuve devient rentable. Le système suivait ce cycle pour chaque client individuellement.
C'est la prévision qui comptait le plus. À partir de l'âge et de l'utilisation de l'appareil, le système calculait quand approchait sa fin de vie et générait de lui-même un rappel - afin de contacter le client au bon moment et lui proposer une nouvelle machine. La discussion sur le remplacement de l'équipement avait donc lieu quand le client y était prêt, et le commercial avait toutes les dates au même endroit.
Chacun de ces rappels arrivait directement dans la liste de tâches du commercial responsable, avec la fiche client et l'historique de l'équipement. Le service est ainsi devenu une source de ventes planifiées et récurrentes.
La journée du commercial sur un seul tableau de bord
Tableau de bord quotidien
Un tableau de bord structurait le travail quotidien. Sur un seul écran, j'avais la liste des tâches du jour - y compris les rappels de service - et les prospects chauds, c'est-à-dire les opportunités sur lesquelles il valait la peine d'agir tout de suite.
Les résultats au fil de l'eau
À côté des tâches, le tableau de bord affichait un graphique de l'efficacité commerciale - opportunités gagnées face aux opportunités perdues. Je voyais les résultats dès qu'ils arrivaient, et les bilans trimestriels se constituaient d'eux-mêmes à partir des mêmes données.
Le tableau de bord était le point de départ de chaque journée : il montrait par quoi commencer et où l'entreprise gagne réellement son argent.
Des campagnes marketing par segment
La base contenait des milliers d'entreprises regroupées en segments - par produit, région et voïvodie. Depuis ce même système, je lançais des campagnes d'information et de vente : je choisissais un segment, je constituais la liste des destinataires et je leur envoyais des messages directement depuis le système, à partir des données qui s'y trouvaient déjà.
Les statuts de remise revenaient dans le système, je savais donc ce qui était arrivé et ce qu'il fallait corriger. Le marketing et la vente travaillaient sur une seule base clients commune.
Projets : ressources, planning, coûts et revenus
Une grande partie du travail consistait en projets informatiques - mises en place de systèmes et intégrations chez le client. La vente de solutions n'entrait ici que lorsqu'elle exigeait un long déploiement. Je gérais chacun de ces projets séparément, et la fiche projet réunissait au même endroit tout ce qui composait sa réalisation.
Ressources et planning
Je planifiais qui, dans l'équipe, prenait en charge quelles tâches et à quelles dates. Dans un projet informatique, le travail humain est le poste le plus coûteux : le temps de l'équipe était donc la principale ressource à planifier, le matériel jouant un rôle secondaire. À tout moment, je voyais à quelle étape en était un déploiement donné, ce qui venait ensuite et qui en était responsable.
Coûts et revenus
Le poste de coût le plus important était le temps de l'équipe saisi dans les feuilles de temps ; s'y ajoutaient les déplacements professionnels (qui se déplace, où, dans quel but et par quel moyen de transport) et les fournitures. Côté revenus figurait la valeur du contrat. Je savais ainsi immédiatement si un projet était rentable, et les budgets - y compris les budgets informatiques - étaient mesurables et affectés à un déploiement précis.
C'est ici qu'a commencé la plateforme GoIDEA.
Je n'avais pas planifié ce système dans son intégralité dès le départ. J'ajoutais un module quand une partie du travail commençait à coincer - et ainsi, à partir d'une seule fiche client, est né un outil couvrant la vente, le service, le marketing et les projets de toute une entreprise.
Cette expérience façonne encore aujourd'hui ma manière de travailler : commencer par le processus qui fait le plus mal, livrer rapidement une fonctionnalité qui marche et faire grandir le système avec l'entreprise. C'est exactement ainsi que je construis aujourd'hui les solutions pour les clients de GoIDEA.
Ce que je transpose dans votre mise en place
- Un seul système au lieu de nombreux outils - vente, service, marketing et projets sur une base clients commune.
- Construit autour du processus réel - le système reflète votre manière de travailler au quotidien.
- Une croissance progressive - j'ajoute des modules au rythme où vos besoins apparaissent. La décision vous appartient.
- Des coûts et un potentiel mesurables - un tunnel avec évaluation du potentiel et des budgets affectés aux projets donnent une image réelle des résultats.
La prochaine étape
Si vous souhaitez voir à quoi pourrait ressembler un système similaire dans votre entreprise - contactez-moi. Nous parlerons de vos processus actuels et de ceux qu'une application sur mesure peut couvrir. Nous conviendrons d'une première étape - au coût le plus bas possible - pour vérifier à quelle vitesse la collaboration donne des résultats.
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Le premier échange est une conversation tranquille pour faire connaissance. Je vérifie si je peux vous aider. Pas de diapositives, pas de pression commerciale. Si je vois que ça ne colle pas, je le dis directement.
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