5 signes que votre entreprise a dépassé Excel

Avant de fonder GoIDEA, j'ai dirigé une entreprise d'une centaine de personnes. Avec des contrats B2B à huit chiffres. À l'époque, j'avais accumulé moi-même des dizaines de feuilles de calcul - le tunnel de vente, le suivi des interventions, le planning des livraisons, les marges, la facturation. Chacune est apparue parce que quelqu'un avait besoin de quelque chose tout de suite. Chacune s'est mise à fonctionner en vase clos. Au bout de quelques mois, chacune menait sa propre vie.

Longtemps, j'ai refusé d'admettre que c'était devenu trop. Excel est bon marché, familier, tout le monde sait s'en servir. La technologie n'a jamais été le problème - nous ne nous étions simplement pas encore organisés. Je me le suis répété pendant deux ans. Et puis, lors d'une réunion de direction, j'ai remarqué que deux responsables présentaient deux résultats différents pour le même mois. Chacun tiré d'une feuille de calcul différente. Chacun convaincu d'avoir raison.

Aujourd'hui, quand je parle avec des dirigeants d'entreprises de 20-250 personnes, j'entends le même moment décrit avec d'autres mots. Chaque entreprise atteint une taille où Excel cesse d'être un outil et devient un problème. Les feuilles de calcul en elles-mêmes conviennent très bien - ce qui compte, ce sont certains signes qu'on ne peut pas ignorer. J'ai noté les cinq que je vois le plus souvent.

1. La commande perdue dans une feuille de calcul

Un client appelle et demande si sa commande a bien été acceptée. Un employé se met à chercher. Dans une feuille de calcul, il trouve une saisie d'il y a une semaine, dans la deuxième il n'y a rien, dans la troisième quelqu'un l'a déjà marquée « terminé », mais ne se souvient plus quand ni par qui. Le client attend au bout du fil pendant quatre minutes. C'est le premier signe que l'entreprise travaille contre elle-même.

Une feuille de calcul n'a pas d'historique des modifications. Vous ne savez pas qui a ajouté quoi, qui a supprimé quoi, ni quand. Dans un système, cette information est là par défaut. C'est une hygiène opérationnelle de base.

2. Deux sources de vérité sur le même client

Le service commercial a « sa » feuille de clients. La comptabilité a « la sienne ». Le marketing en a une troisième, avec la liste de diffusion. Dans l'une, le client s'appelle « Kowalski SARL », dans la deuxième « Kowalski sarl », dans la troisième « l'entreprise de Kowalski ». Pour votre entreprise, ce sont trois sociétés différentes, alors qu'il s'agit d'un seul client.

La conséquence : dans un an, vous lancez un rapport des ventes et vous ne savez pas combien Kowalski vous a réellement acheté. Et dans deux ans, l'entreprise grandit, cinq nouveaux commerciaux arrivent, chacun crée sa propre feuille de calcul - et vous répétez la même chose à plus grande échelle.

3. Le rapport figé qui date de trois jours

Chaque lundi matin, vous recevez le rapport des ventes de la semaine précédente. Quelqu'un l'a préparé le vendredi soir. Le week-end passe, le lundi matin passe - et il s'avère que trois commandes ont changé, qu'un client s'est retiré, que deux prix ont été mal saisis. Le rapport qu'on vous présente date déjà de trois jours et comporte sept corrections que vous ne voyez pas.

Piloter une entreprise avec un rapport vieux de trois jours, c'est la piloter avec du retard. Peu de décisions peuvent être repoussées de trois jours sans rien coûter. Chaque heure de retard est une heure pendant laquelle un employé décide seul, d'après ce dont il se souvient par hasard.

4. De mauvais prix dans les devis

Le tarif vit dans une feuille de calcul. Les commerciaux préparent les devis dans une deuxième, en recopiant les prix à la main. Une fois par trimestre, quelqu'un met le tarif à jour, mais seuls les commerciaux présents au bureau ce jour-là entendent parler de la mise à jour. Les autres continuent d'utiliser les anciens prix pendant encore trois semaines.

Selon des études, 90 % des feuilles de calcul contiennent des erreurs. Je me fie peu à une statistique isolée - mais je crois ce que je vois chez mes clients. Chaque entreprise qui a commencé à travailler avec moi par un audit de ses fichiers Excel a trouvé au moins une ligne avec une erreur de prix qui lui avait coûté de l'argent bien réel.

5. L'employé ne sait pas quoi faire demain

Le niveau d'alerte le plus élevé. Un employé arrive au bureau le matin et ne sait pas s'il doit reprendre là où il s'est arrêté hier, ou traiter ce qui est arrivé par e-mail ce matin, ou ce que le patron a dit vendredi à 16 h. Parce que chacune de ces informations se trouve à un endroit différent.

Une entreprise en croissance a besoin d'un seul endroit où le travail se fait - davantage que d'un nouveau jeu de procédures. Excel ne construira jamais cet endroit, parce qu'il a été conçu pour calculer, et coordonner des personnes est un tout autre métier.

Que faire en premier

Ne remplacez pas tout d'un coup. C'est l'erreur la plus fréquente. Choisissez le processus qui vous fait le plus mal - en général, c'est le traitement des commandes ou le CRM - et commencez par là. Quatre à huit semaines, et le premier module est opérationnel. Vous ajoutez le reste progressivement, au fur et à mesure que l'entreprise grandit et que de nouveaux besoins apparaissent.

Mes plus gros clients ont commencé exactement ainsi. Leurs premiers projets avaient un budget de la taille d'un mois de salaire de leur directeur financier. Cinq ans plus tard, ils ont des systèmes qui valent plusieurs fois plus - mais chaque décision prise en chemin était une petite décision.

Si l'un de ces cinq signes vous parle - prenez contact. Prenons trente minutes pour parler du processus qui fait le plus mal dans votre entreprise et de ce qu'on peut faire le plus rapidement.