Que faire de 27 feuilles de calcul

Quand je dirigeais ma propre entreprise, j'ai accumulé des dizaines de feuilles de calcul. Un tunnel de vente, le suivi du service après-vente, un planning de livraisons, les marges, la facturation - chacune est apparue parce que quelqu'un avait besoin de quelque chose tout de suite. Si je les avais comptées à l'époque, il y en aurait eu facilement vingt-sept. Peut-être plus.

Les dirigeants à qui je parle aujourd'hui me donnent ce chiffre presque mot pour mot : « on doit avoir une trentaine de feuilles de calcul et plus personne ne s'y retrouve ». Et presque toujours, cette phrase est suivie de la conclusion réflexe : il faut tout remplacer par un seul système. C'est précisément cette conclusion qui mène le plus souvent à l'échec.

Pourquoi tout remplacer d'un coup mène à l'échec

Le projet « on va réécrire vingt-sept feuilles de calcul dans un seul système » est vaste, coûteux et long. Il faut des mois avant que quoi que ce soit ne fonctionne. Pendant ce temps, l'équipe continue de travailler sur les anciennes feuilles, si bien que vous avez deux fois plus de travail et une impatience qui monte. Et comme vous essayez de tout reproduire d'un coup, vous reproduisez aussi tout le désordre - y compris les feuilles qui étaient de toute façon superflues. Je connais des entreprises qui sont restées bloquées un an sur un tel projet et sont revenues à Excel parce que « le système n'était pas encore prêt ».

Il existe une voie plus simple, et c'est toujours celle que je propose à mes clients.

Étape 1 : répartir les 27 feuilles de calcul en trois piles

Avant de construire quoi que ce soit, passez en revue les feuilles de calcul et répartissez-les en trois groupes. La première pile, c'est le cœur opérationnel - les feuilles dont l'entreprise vit réellement : commandes, clients, production, service après-vente. Elles sont en général étonnamment peu nombreuses, quatre à six.

La deuxième pile, ce sont les feuilles d'appui - rapports, synthèses, petits outils de calcul que quelqu'un utilise de temps en temps. Certaines ne sont qu'une vue des données de la première pile. La troisième pile, ce sont les feuilles mortes - créées pour une seule occasion, puis oubliées, plus ouvertes depuis des mois. Ce tri montre généralement que sur vingt-sept feuilles, seules cinq comptent vraiment, et que le reste n'est que doublons, copies périmées et fichiers que vous pouvez supprimer sans regret.

Étape 2 : choisir le processus qui fait le plus mal

Dans la première pile, choisissez un seul processus - celui qui vous coûte le plus de nerfs et de temps. En général, c'est le traitement des commandes ou le fichier clients. Pas deux. Un seul.

Étape 3 : en faire une source unique de vérité

Transférez ce processus dans un système, de sorte qu'il devienne le seul endroit où vivent ces données. À partir de là, il n'y a plus de « feuille des ventes » et de « feuille de la comptabilité » avec le même client en deux versions - il y a une fiche, une saisie, une vérité, avec l'historique des modifications. Quatre à huit semaines, et le premier module fonctionne. C'est tout.

Ce que deviennent les autres feuilles de calcul

C'est la partie la plus intéressante. Dès qu'un processus a sa source de vérité, une bonne partie des feuilles restantes disparaît d'elle-même. La synthèse que quelqu'un assemblait à la main à partir de trois fichiers devient une simple vue dans le système. La feuille qui n'existait que pour rapprocher deux versions contradictoires des mêmes données n'a plus lieu d'être, puisqu'il n'y a désormais qu'une seule version.

Certaines feuilles restent - et c'est très bien. Excel est excellent pour un calcul ponctuel, une simulation unique, une synthèse rapide sur le moment. Il atteint ses limites là où il doit coordonner le travail des équipes et servir de mémoire à l'entreprise. Laissez-lui ce qu'il fait bien, et déplacez le reste là où il a sa place.

Ensuite, vous prenez le deuxième processus du cœur. Puis le troisième. L'entreprise paie par petites décisions, dont chacune est rentabilisée avant que vous ne preniez la suivante. Mes plus gros clients sont arrivés ainsi, en cinq ans, à des systèmes qui valent plusieurs fois leur premier projet - mais chacun a commencé par un seul processus et une feuille de calcul devenue inutile.

Si vous avez vos propres vingt-sept feuilles de calcul et ne savez pas par où commencer, écrivez-moi ou réservez trente minutes. Ensemble, nous choisirons celle qui vous retire le plus de soucis, le plus vite.