Un système qui soutient l'élaboration des devis

Pourquoi les devis restent en file d'attente

Lundi, 7 h 40. Une demande d'un nouveau client attend dans la boîte de réception : un PDF avec un tableau des postes, deux plans et une demande de devis pour vendredi. La personne qui sait chiffrer ce travail est accaparée en ce moment par les affaires courantes, car quelque chose réclame son attention depuis le matin. Elle s'occupera de la demande mercredi soir. Jeudi, le commercial envoie le devis, et vendredi il apprend que le client s'est déjà entendu avec l'entreprise qui a répondu mardi.

Ce scénario se répète dans les entreprises, quel que soit le secteur. Et il a étonnamment peu à voir avec le prix. La commande se perd à cause du délai de réponse, avant même que l'on parle d'argent.

Chiffrer un devis est un travail d'expert. Quelqu'un doit lire le cahier des charges ou le plan, évaluer la matière et les composants, estimer les temps et la main-d'œuvre, et vérifier quels travaux similaires l'entreprise a déjà réalisés. Ce savoir repose généralement sur deux ou trois personnes - le technicien méthodes, le chef de service, parfois le dirigeant lui-même. Ce sont aussi les personnes les plus prises par le quotidien, si bien que la demande atterrit en bas de leur liste de tâches.

À cela s'ajoute que les données nécessaires à un devis se trouvent à plusieurs endroits à la fois. Les anciens devis dans des fichiers Excel, les délais réels dans le système ou sur des fiches suiveuses papier, les prix des matières dans les e-mails des fournisseurs. Chaque devis commence donc par une recherche, et seulement ensuite par un calcul. Le résultat est prévisible : les réponses partent au bout de plusieurs jours, certaines demandes ne reçoivent jamais de devis, et l'entreprise ignore même combien de commandes par an elle a perdues à cause du seul calendrier.

Une solution en trois volets

C'est précisément ce processus que l'on peut aujourd'hui intégrer au système d'une entreprise avec l'aide de l'IA. La solution comporte trois volets.

Premièrement, la lecture de la demande. Avec l'aide de l'IA, le système lit le message et ses pièces jointes : le tableau des postes, les quantités, la matière, les dimensions, les tolérances, le délai attendu. L'e-mail devient une fiche dans le système, complète avant même que quiconque s'installe au clavier. La ressaisie manuelle disparaît, et avec elle les coquilles qui suivent ensuite la commande jusqu'au bout. Quand il manque quelque chose dans la demande, le système propose une liste de questions complémentaires pour le client et prépare aussitôt un e-mail avec ces questions, un document à remplir ou un formulaire web interactif qu'il suffit de partager avec le client. Les réponses reviennent dans le système et sont soumises à la même analyse par l'IA que la demande elle-même, si bien que le devis correspond mieux à ce dont le client a réellement besoin.

Deuxièmement, le rapprochement avec l'historique. Le système parcourt les commandes réalisées et les devis antérieurs : une pièce similaire, une matière similaire, une taille de lot comparable. Il fait remonter les temps et les coûts réels de la réalisation, et à côté le prix et la marge de ce devis antérieur. Un tel point de référence existe dans toute entreprise qui a un historique de commandes, sauf qu'aujourd'hui il faut aller le chercher dans les fichiers et dans la mémoire des gens.

Troisièmement, un projet de devis soumis à la décision d'une personne. À partir de la demande lue et de l'historique rapproché, le système assemble un projet de devis : les postes, les temps proposés, le coût matière, un emplacement pour le prix. La décision sur le prix et sur le risque reste entre les mains d'une personne - le technicien méthodes, le commercial ou le dirigeant, là où c'est nécessaire. La machine lit et calcule, l'humain fixe le prix. Le système enregistre aussi quels devis ont été gagnés et lesquels ont été perdus, si bien qu'au bout de quelques mois le taux de transformation des devis apparaît noir sur blanc.

Ce que cela signifie pour le dirigeant

Le mieux est de faire le calcul sur vos propres chiffres. Combien de demandes arrivent chaque mois dans l'entreprise ? Combien d'heures de travail coûte un devis, et que valent ces heures, sachant que la personne qui chiffre pourrait faire autre chose pour l'entreprise pendant ce temps ? Souvent, c'est le dirigeant lui-même qui chiffre, et ses heures sont les plus chères de l'entreprise. Au bout de combien de jours le client reçoit-il une réponse ?

Et la question la plus importante : combien de commandes par an sont perdues parce que le devis est parti trop tard ? Il suffit de prendre la valeur d'une commande moyenne et de calculer ce que change une commande de plus gagnée chaque mois. Avec des commandes récurrentes, ce calcul couvre des années entières de collaboration avec un client qui, un jour, a dû choisir le fournisseur le plus rapide.

Ce calcul a aussi un second versant : une entreprise qui répond vite, en s'appuyant sur les coûts réels de son historique, chiffre moins souvent au jugé. Or un devis établi au jugé peut coûter plus cher que le système le plus onéreux, car une fois il fixe un prix trop élevé et fait fuir le client, et la fois suivante un prix trop bas, et l'entreprise finance la commande de sa poche.

Par où commencer

La première étape est simple et ne demande aucune IA : un registre des demandes et des devis en un seul endroit, avec la date de réception, la date de réponse et le résultat. Ce registre montre à lui seul, au bout d'un mois, où passe le temps et combien de devis quittent réellement l'entreprise.

La deuxième étape, c'est une structure de devis reproductible : poste, matière, temps, coûts, marge, enregistrés dans le système plutôt que dans des fichiers épars. Ce n'est que sur des données aussi ordonnées qu'il vaut la peine d'ajouter la lecture automatique des demandes et les suggestions tirées de l'historique. L'automatisation a du sens sur des données ordonnées ; plaquée sur le désordre, elle ne fait que l'aggraver.

Il y a encore un avantage dont on parle rarement à propos des devis : leur apparence. Un devis produit par le système peut tout simplement être beau - aux couleurs de l'identité visuelle de l'entreprise, avec le logo, un tableau clair des postes et une synthèse, identique à chaque fois. L'IA génère le document à partir d'un modèle convenu, si bien que la qualité du devis cesse de dépendre de l'aisance de chacun avec Word.

Si vous souhaitez voir à quoi pourrait ressembler un tel circuit de devis dans votre entreprise, écrivez-moi ou réservez 30 minutes directement dans le calendrier ci-dessous.

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