Reti in franchising e di filiali
Ziebart è un marchio internazionale specializzato nella protezione della vernice e del veicolo - pellicole protettive, oscuramento dei vetri, rivestimenti ceramici. Quando guidavo la rete polacca Ziebart, ho costruito un sistema FileMaker che collega l'intera rete di filiali e di concessionari partner: dalla prima richiesta, passando per la prenotazione e l'esecuzione del servizio nel box, fino alla fattura con la relativa garanzia e al conteggio con il concessionario.
Il database comprende migliaia di clienti e di servizi eseguiti. Qui sotto mostro come questo sistema gestisce da un unico punto le vendite, i servizi, i conteggi e il marketing dell'intera rete.
L'adattamento prima di tutto
Questo sistema è costruito su misura per una rete specifica e per il suo modo di lavorare. Lo presento come esempio: voglio mostrare come un'applicazione su misura possa coprire un'intera rete di punti di servizio - vendite, servizi e conteggi - in un unico strumento coerente.
Il Suo sistema potrebbe avere un aspetto del tutto diverso, su misura per le specificità della Sua azienda e del Suo settore. Qui conta il modo in cui si arriva alla soluzione, e l'applicazione stessa è un esempio di ciò che è possibile.
Una rete di filiali e concessionari in un unico sistema
Da Ziebart le vendite seguono due percorsi: le filiali del marchio e una rete di concessionari partner che vendono auto nuove e che, al momento dell'acquisto dell'auto, indirizzano i clienti verso la protezione della vernice. Ogni servizio - pellicola, rivestimento ceramico, oscuramento dei vetri - è legato a un veicolo specifico, a un appuntamento nel box e a una garanzia che dura anni.
Per gestire tutto questo in modo coerente nell'intera rete, ho costruito un unico sistema. Raccoglie in un solo posto i clienti e i loro veicoli, le richieste e le prenotazioni, gli ordini e l'esecuzione dei servizi, le fatture con le garanzie e i conteggi con i concessionari insieme alle provvigioni dei consulenti. Lo stesso insieme di dati alimenta poi i report e le campagne di marketing.
La scheda cliente, base dell'intera rete
Scheda cliente
La scheda cliente raccoglie in un unico posto i dati dell'azienda o della persona, le condizioni di pagamento e lo sconto e, suddivisi in schede, i referenti con i loro ruoli e numeri di telefono, i veicoli del cliente e lo storico delle fatture. Dalla scheda il consulente vede subito con chi sta parlando e che cosa è stato fatto finora per questo cliente.
I veicoli del cliente
La scheda contiene anche tutti i veicoli del cliente - ogni auto passata per la filiale, con i relativi servizi e garanzie. Quando il cliente ritorna, il consulente ha davanti la storia delle sue auto e propone il servizio successivo o il rinnovo del rivestimento.
Dalla richiesta all'appuntamento prenotato
La richiesta e la sua origine
Ogni richiesta registra da dove proviene - una telefonata, una visita in filiale o una segnalazione di un concessionario - e anche a quale servizio e a quale veicolo si riferisce. Dalla stessa schermata il consulente invia al cliente un SMS e segnala l'opportunità di una vendita aggiuntiva.
Calendario delle prenotazioni
Una richiesta confermata diventa una prenotazione nel calendario settimanale - servizio per servizio, giorno per giorno. La filiale vede l'occupazione dei box per tutta la settimana e organizza il lavoro in modo che le auto entrino ed escano puntuali.
L'ordine: veicolo, servizi e schema della carrozzeria
Il veicolo e i suoi dati tecnici
L'ordine parte dal veicolo: marca e modello, anno, targa, colore, chilometraggio e VIN, affiancati dai dati del cliente e del concessionario che lo ha segnalato. Tutto ciò che serve per il preventivo e per la garanzia è raccolto attorno a una sola auto.
Righe dei servizi e schema
I servizi si aggiungono come righe dal listino - categoria, prodotto specifico, quantità e prezzo - e il sistema aggiorna man mano il valore totale dell'ordine. Uno schema della carrozzeria mostra quali zone dell'auto copre un determinato servizio, così l'ambito dei lavori è chiaro al cliente e al box.
L'esecuzione del servizio nel box
Box e tecnico
Ogni riga dell'ordine viene assegnata a un box con un tecnico designato. Il sistema misura il tempo di lavoro - inizio, pausa e fine - così si vede quanto dura davvero un servizio e chi lo ha eseguito.
Programma di riconsegna
Insieme all'esecuzione, il sistema tiene sotto controllo le scadenze: l'accettazione dell'auto, i tempi richiesti dal cliente e la riconsegna. Il consulente sa in ogni momento a che punto è una determinata auto e quando il cliente può ritirarla.
Fattura, garanzia e conteggio con il concessionario
Garanzia rinnovabile
La fattura chiude il servizio e crea subito una garanzia. Alcuni rivestimenti hanno una garanzia rinnovabile - al controllo successivo il cliente prolunga la protezione, e il sistema propone la data del rinnovo. Così un servizio una tantum diventa un ricavo ricorrente.
Premi e conteggio con il concessionario
La fattura calcola anche i premi di vendita - lo sconto concesso rispetto a quello massimo - e il conteggio con il concessionario che ha segnalato il cliente. Ogni vendita mostra quanto resta alla filiale e quanto torna al partner.
Le vendite dell'intera rete nei report
Vendite tramite i concessionari
Il report dei partner mostra quanti clienti e quale valore fatturato porta ogni concessionario partner, con il dettaglio per singolo consulente. Così è chiaro quale partner traina le vendite e dove conviene rafforzare la collaborazione.
Chiusura di giornata e provvigioni
Altri report tengono insieme la routine quotidiana: la chiusura di giornata riconcilia ordini, fatture e cassa della filiale - compresi il terminale POS e il registratore di cassa - e un riepilogo di tempi e premi calcola le provvigioni dei consulenti.
Da dove arrivano i clienti
Lo stesso database alimenta il marketing. I report di marketing mostrano, per esempio, come i clienti arrivano alla rete - una telefonata, una visita in filiale, una segnalazione di un concessionario - e quali campagne e canali generano ricavi. Dallo stesso punto la filiale avvia campagne SMS verso gruppi selezionati di clienti.
In questo modo le decisioni di marketing si basano su dati di vendita reali. È chiaro quale canale merita il budget, perché si traduce davvero in visite e fatture.
Un unico sistema per l'intera rete
Questo sistema esprime il suo valore maggiore a livello dell'intera rete. Il franchisor - l'azienda che concede la licenza di franchising - vede da un unico punto ogni movimento nella rete: tutte le transazioni, i servizi eseguiti e le garanzie emesse in ogni filiale. I ricavi dell'intera rete si scompongono per singola filiale, così è ben visibile quale sede cresce e dove le vendite avrebbero bisogno di sostegno. L'intera rete si può guidare da un unico cruscotto direzionale.
Questa esperienza si riflette direttamente nel modo in cui oggi costruisco soluzioni per i clienti di GoIDEA: riunire il lavoro distribuito di una rete di sedi in un unico strumento, in cui ogni servizio è misurabile e ogni conteggio è chiaro per tutte le parti.
Cosa porto nella Sua implementazione
- L'intera rete in un unico sistema - filiali, sedi e partner lavorano su una base comune di clienti e servizi.
- Un servizio misurabile al minuto - il tempo nel box, il costo e il margine di ogni servizio sono visibili in tempo reale.
- Conteggi chiari per tutte le parti - premi, provvigioni e conteggi con i partner si calcolano da soli a partire dai dati di vendita.
- Ricavi ricorrenti dalle garanzie - rinnovi e promemoria trasformano un servizio una tantum in un rapporto duraturo.
Il passo successivo
Se Lei gestisce una rete di sedi o di filiali, oppure lavora con dei partner, e vorrebbe vedere come potrebbe essere un sistema simile nella Sua azienda, mi contatti. Parleremo dei Suoi processi e di quali di essi può coprire un'applicazione su misura. Concorderemo il primo passo, il più piccolo possibile, per verificare quanto rapidamente la collaborazione porta risultati.
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Il primo colloquio è una conversazione tranquilla per conoscerci. Verifico se posso esserLe utile. Niente slide, niente pressione commerciale. Se vedo che non siamo la scelta giusta, Glielo dico direttamente.
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