Sistema per uno studio commercialista
Ogni mese, al momento della fatturazione, la persona responsabile prendeva il raccoglitore di ciascun cliente - cercava il contratto, controllava le condizioni e calcolava con una calcolatrice tascabile gli importi da fatturare. I lavori aggiuntivi non arrivavano mai in fattura, perché non c'era un posto dove registrarli. Ho costruito un sistema che ha automatizzato questo processo: un database di tutti i clienti con condizioni individuali, sulla base delle quali i servizi contabili vengono fatturati automaticamente. Lo studio ha accorciato il ciclo di fatturazione e aumentato i ricavi.
Il cuore di uno studio come questo è il fatto che quasi ogni cliente viene servito a condizioni diverse. Ho costruito l'intero sistema attorno a questo.
Su misura prima di tutto
Qui sotto descrivo un'implementazione concreta - un CRM per uno studio commercialista - per mostrare la gamma delle possibilità. Tenga presente che il Suo sistema può avere un aspetto completamente diverso, così da rispondere esattamente alle esigenze della Sua organizzazione. Né più né meno. Solo funzioni utili - implemento esclusivamente quelle che portano un valore concreto per l'azienda.
Ogni cliente alle proprie condizioni
È il principale punto di forza di questo sistema. Tutti i clienti sono definiti in un unico database - oltre 220 nell'implementazione qui descritta - e ognuno di essi può avere parametri di servizio completamente diversi. Con un cliente il contratto è stato firmato cinque anni fa, a determinate tariffe; con un altro ieri, a tariffe diverse. Il sistema permette di modellare ciascuno di questi contratti singolarmente, senza compromessi e senza «fare la media» delle offerte.
Nella scheda cliente, nella sezione dei parametri del contratto, si impostano tra l'altro:
- il regime contabile (registro dei ricavi e delle spese, contabilità ordinaria),
- l'ambito del servizio (IVA, IVA intracomunitaria, IVA per cassa, valute estere e altro),
- l'elenco degli adempimenti mensili per quel cliente (dichiarazioni IVA mensili e trimestrali, elenchi riepilogativi intracomunitari, ritenute sui salari e imposta sul reddito mensili e trimestrali, imposta sul reddito delle società, il file di controllo standard),
- il modello di fatturazione: un tariffario a scaglioni o un forfait.
Tariffario, forfait e costi per dipendente
Il primo modello di fatturazione è il tariffario - prezzi a scaglioni in base al numero di documenti che il cliente consegna in un determinato mese. Per esempio: da 1 a 5 documenti si applica una tariffa, da 6 a 12 una più alta e oltre qualche decina un'altra ancora. Ogni mese il sistema verifica da solo in quale scaglione rientra il cliente e imposta di conseguenza l'importo della fattura. Anche le tariffe base sono variabili - dipendono dai parametri del contratto nella scheda cliente, per cui due clienti con contratti diversi hanno tariffari diversi.
Il secondo modello è il forfait - un compenso mensile fisso indipendente dal numero di documenti (per esempio per la tenuta del registro dei ricavi e delle spese), inserito come importo nella scheda cliente.
A questo si aggiungono due elementi che aumentano l'importo della fattura:
- costi opzionali calcolati sull'importo del tariffario - per esempio la preparazione e l'invio del file di controllo standard come percentuale (diciamo 10 %) del valore del tariffario,
- costi per i dipendenti del cliente - tariffe separate per ogni contratto di lavoro dipendente, contratto d'opera e contratto di collaborazione di diritto civile, oltre che per i piani pensionistici dei dipendenti, moltiplicate per il numero di dipendenti di ciascun gruppo.
Di conseguenza, una singola fattura è composta da parti chiare e verificabili: la fatturazione base (tariffario o forfait), i costi aggiuntivi e il costo dei servizi paghe e personale.
Catalogo dei lavori aggiuntivi
Oltre alla fatturazione standard, ogni cliente ha bisogno di tanto in tanto di qualcosa che esula dal contratto - una consulenza con l'organo amministrativo, una formazione sull'uso del proprio software, l'emissione di documenti aggiuntivi. Per queste situazioni ogni cliente ha il proprio catalogo di lavori aggiuntivi con un listino separato. Le voci del catalogo compaiono in fattura solo quando i lavori vengono effettivamente svolti.
I prezzi si possono impostare singolarmente per ogni cliente - se un cliente ha diritto a uno sconto, per lui si inserisce un importo diverso da quello del listino base. Lo stesso strumento permette quindi di adattare l'offerta in modo flessibile a un cliente specifico.
I collaboratori registrano i lavori aggiuntivi svolti da una schermata dedicata: scelgono il cliente, scelgono il lavoro e il sistema archivia la voce nella scheda cliente. Il lavoro diventa visibile nei report e - cosa più importante - viene aggiunto automaticamente alla fattura successiva, secondo il listino.
Storico completo e archivio in un unico posto
La scheda cliente mostra l'intera storia del rapporto: tutte le fatture emesse anno per anno, il numero di documenti nei singoli mesi, il numero di dipendenti per tipo di contratto e i valori delle fatture. Una sezione separata è l'archivio documentale del cliente - contratti e integrazioni in PDF - per cui ritrovare condizioni concordate anni fa richiede solo un attimo.
Dalla scheda si può anche aggiungere un nuovo cliente, generare un preventivo o un contratto pronto per la firma. Una volta all'anno, quando i prezzi vengono adeguati (per esempio all'inflazione), un unico aggiornamento copre tutti i clienti in una volta.
La checklist - il centro di comando dell'intero studio
È il secondo pilastro del sistema. All'inizio di ogni mese viene generata una checklist - il sistema vi inserisce automaticamente tutti i clienti attivi (ogni cliente ha lo stato attivo o inattivo). Accanto a ciascuno si vede quali adempimenti vanno completati in quel mese: imposta sul reddito delle società, imposta sul reddito trimestrale e mensile, IVA trimestrale e mensile, elenchi riepilogativi intracomunitari, il file di controllo standard. In questo modo ogni cliente e ogni obbligo restano sotto controllo.
Lo stato di ogni voce si segna con un colore, facendo clic in sequenza sui vari stati:
- fatto - l'adempimento è pronto e in attesa di invio,
- inviato - trasmesso all'ufficio delle imposte,
- confermato - dall'ufficio è arrivata la conferma (pratica chiusa),
- problema - qualcosa è andato storto; il collaboratore descrive di cosa si tratta e la pratica passa al responsabile, che decide come procedere.
In cima all'elenco c'è un pannello di riepilogo che mostra quante attività sono ancora aperte nel mese - separatamente per ogni tipo di adempimento e in totale. Ogni voce chiusa fa scendere il contatore. Quando tutti i contatori arrivano a zero, lo studio ha completato l'intero carico di lavoro del mese. Tutto il team - ogni persona singolarmente e lo studio nel suo insieme - vede in un unico posto a che punto è il lavoro.
Fatture emesse automaticamente, come fatture elettroniche
Per ogni cliente della checklist, la persona responsabile inserisce i dati del mese - il numero di documenti e il numero di dipendenti nei singoli gruppi contrattuali - e segna le voci come completate. Solo quando tutti i lavori per il cliente sono chiusi compare il pulsante per creare la fattura.
La fattura si calcola da sola, in base alle condizioni della scheda cliente: fatturazione base secondo il tariffario o il forfait, costi aggiuntivi, un importo separato per paghe e personale, uno separato per la contabilità. Il cliente riceve un dettaglio chiaro: quanti documenti, quanti contratti di ciascun tipo, quanti piani pensionistici dei dipendenti.
Il sistema è collegato alla piattaforma nazionale di fatturazione elettronica - la fattura emessa entra automaticamente nella piattaforma, riceve il suo numero e l'anteprima è subito disponibile. La soluzione resta conforme alle normative vigenti.
Questo meccanismo funge anche da controllo di qualità. L'elenco del mese successivo si può generare solo dopo che è stata emessa una fattura per ogni cliente, e la fattura si può emettere solo quando tutti i lavori per quel cliente sono chiusi. La chiusura del mese impone quindi la completezza.
Mailing ai clienti
Il sistema comprende anche un semplice modulo di marketing. Alcuni clienti selezionati - o tutti - possono essere contrassegnati e ricevere in pochi passaggi un mailing, informativo o promozionale, usando gli indirizzi già presenti e restando nello stesso strumento.
Dal raccoglitore di carta all'automazione
Prima di questo sistema, le condizioni di ogni cliente stavano in un raccoglitore, in contratti cartacei. Ogni mese la persona responsabile della fatturazione tirava fuori un contratto dopo l'altro, cercava le tariffe concordate ed emetteva ogni fattura a mano. Erano diversi giorni di lavoro noioso.
Oggi tutto questo avviene in automatico. Condizioni e lavori aggiuntivi si calcolano da soli, le fatture vengono create in un solo passaggio e vanno direttamente nella piattaforma di fatturazione elettronica, e la checklist garantisce che ogni cliente e ogni documento vengano presi in carico.
Collaudato nella pratica
Grazie al nuovo sistema CRM sulla piattaforma FileMaker abbiamo messo ordine nei complessi accordi di fatturazione con i clienti e automatizzato i processi di emissione delle fatture. Ogni mese risparmiamo molto tempo e abbiamo aumentato il fatturato.
Joanna Liszkowska - CEO, inLAND Audit
(tradotto dal polacco)
Il Suo sistema può essere uguale, simile o completamente diverso - su misura per le specificità del Suo studio: un altro profilo di servizi (contabilità, consulenza fiscale, revisione, servizi legali), un altro modello di fatturazione, altri adempimenti e ruoli nel team.
Cosa distingue le mie implementazioni
- Progettazione individuale - il sistema è costruito attorno ai processi reali della Sua azienda.
- Realizzazione rapida e flessibile - grazie alla piattaforma FileMaker consegno velocemente nuovi moduli e modifiche, con poco codice e in tempi molto più brevi dei progetti IT pluriennali.
- Pianificazione per gradi - implemento le nuove idee man mano che emergono, mentre le funzioni già pronte sono in uso.
- Interfacce chiare - schermate leggibili per contabili, addetti alla fatturazione e direzione.
- Conformità normativa - integrazione con la piattaforma di fatturazione elettronica e supporto degli adempimenti vigenti.
- Crescita insieme all'azienda - man mano che nascono nuove esigenze aggiungo moduli e integrazioni, creando un sistema che cresce con la Sua attività.
Il prossimo passo
Se desidera vedere come potrebbe apparire un sistema simile nella Sua azienda - mi contatti. Parleremo dei Suoi processi attuali e di quali possono essere coperti da un'applicazione su misura. Esamineremo i punti che assorbono più tempo e che conviene affrontare per primi. Concorderemo il primo passo - al costo più basso possibile - per verificare quanto rapidamente la collaborazione porti risultati, e parleremo delle fasi successive.
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Il primo colloquio è una conversazione tranquilla per conoscerci. Verifico se posso esserLe utile. Niente slide, niente pressione commerciale. Se vedo che non siamo la scelta giusta, Glielo dico direttamente.
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