5 segnali che la vostra azienda ha superato Excel

Prima di fondare GoIDEA ho guidato un'azienda di cento persone. Con contratti B2B da otto cifre. All'epoca avevo accumulato decine di fogli di calcolo miei - l'imbuto di vendita, il monitoraggio dell'assistenza, il calendario delle consegne, i margini, la fatturazione. Ognuno era nato perché qualcuno aveva bisogno di qualcosa subito. Ognuno cominciava a lavorare per conto proprio. Ognuno, nel giro di pochi mesi, aveva una vita tutta sua.

Per molto tempo ho rifiutato di ammettere che fosse ormai troppo. Excel costa poco, è familiare, tutti sanno usarlo. La tecnologia non era mai stata il problema - semplicemente l'azienda non si era ancora organizzata. Me lo sono ripetuto per due anni. Poi, durante una riunione del consiglio di amministrazione, ho notato due manager che presentavano due risultati diversi per lo stesso mese. Ognuno da un foglio di calcolo diverso. Ognuno convinto di avere ragione.

Oggi, quando parlo con i titolari di aziende di 20-250 persone, sento descrivere lo stesso momento con parole diverse. Ogni azienda cresce fino a una dimensione in cui Excel smette di essere uno strumento e comincia a essere un problema. I fogli di calcolo in sé vanno bene - il punto è che certi segnali vanno presi sul serio. Ho messo per iscritto i cinque che vedo più spesso.

1. L'ordine perso in un foglio di calcolo

Un cliente telefona e chiede se il suo ordine è stato accettato. Un collaboratore comincia a cercare. In un foglio trova una registrazione di una settimana fa, nel secondo non c'è nulla, nel terzo qualcuno l'ha già segnato come «fatto», ma nessuno ricorda quando né chi sia stato. Il cliente resta in linea per quattro minuti. È il primo segnale che l'azienda lavora contro sé stessa.

Un foglio di calcolo non tiene traccia delle modifiche. Lei non sa chi ha aggiunto cosa, chi ha cancellato cosa, né quando. In un sistema quell'informazione c'è di serie. È igiene operativa di base.

2. Due fonti di verità sullo stesso cliente

Le vendite hanno il «loro» foglio clienti. La contabilità ha il «suo». Il marketing ne ha un terzo, con la mailing list. In uno il cliente si chiama «Kowalski S.r.l.», nel secondo «Kowalski srl», nel terzo «ditta Kowalski». Per la Sua azienda sono tre imprese diverse, anche se il cliente è uno solo.

La conseguenza: fra un anno Lei estrae un report delle vendite e non riesce a capire quanto Kowalski abbia davvero acquistato da Lei. E fra due anni l'azienda cresce, arrivano cinque nuovi commerciali, ognuno si crea il proprio foglio di calcolo - e Lei ripete la stessa storia su scala più grande.

3. Il report statico vecchio di tre giorni

Ogni lunedì mattina riceve il report delle vendite della settimana precedente. Qualcuno l'ha preparato venerdì sera. Passa il fine settimana, passa il lunedì mattina - e si scopre che tre ordini sono cambiati, un cliente si è ritirato, due prezzi sono stati inseriti male. Il report che Le mostrano è già vecchio di tre giorni e contiene sette correzioni che Lei non vede.

Guidare un'azienda con un report di tre giorni fa significa guidarla in ritardo. Poche decisioni si possono rimandare di tre giorni senza costi. Ogni ora di ritardo è un'ora in cui un collaboratore decide da solo, in base a ciò che gli capita di ricordare.

4. Prezzi sbagliati nei preventivi

Il listino sta in un foglio di calcolo. I commerciali preparano i preventivi in un altro, copiando i prezzi a mano. Una volta al trimestre qualcuno aggiorna il listino, ma dell'aggiornamento vengono a sapere solo i commerciali che quel giorno erano per caso in ufficio. Gli altri continuano a usare i vecchi prezzi per altre tre settimane.

Secondo alcune ricerche, il 90 % dei fogli di calcolo contiene errori. Mi fido poco di una singola statistica - ma credo a ciò che vedo presso i miei clienti. Ogni azienda che ha cominciato a lavorare con me partendo da un audit dei propri file Excel ha trovato almeno una voce con un errore di prezzo che le era costato denaro vero.

5. Il collaboratore non sa che cosa fare domani

Il livello di allarme più alto. Un collaboratore arriva in ufficio la mattina e non sa se proseguire con ciò che ha finito ieri, con ciò che è arrivato via e-mail stamattina o con ciò che il capo ha detto venerdì alle 16:00. Perché ognuna di queste informazioni si trova in un posto diverso.

A un'azienda che cresce serve un unico luogo in cui si svolge il lavoro - più di un'altra serie di procedure. Excel quel luogo non lo costruirà mai, perché è nato per fare calcoli, e coordinare le persone è un mestiere del tutto diverso.

Cosa fare come primo passo

Eviti di sostituire tutto in una volta. È l'errore più comune. Scelga il processo che Le crea più problemi - di solito è la gestione degli ordini o il CRM - e parta da lì. Bastano da quattro a otto settimane perché il primo modulo sia operativo. Il resto lo aggiunge gradualmente, man mano che l'azienda cresce e nascono nuove esigenze.

I miei clienti più grandi hanno cominciato proprio così. I loro primi progetti avevano un budget pari a uno stipendio mensile del loro direttore finanziario. Cinque anni dopo hanno sistemi che valgono molte volte tanto - ma ogni singola decisione lungo il percorso è stata piccola.

Se uno di questi cinque segnali Le suona familiare - mi scriva. Dedichiamo trenta minuti a capire quale processo crea più problemi nella Sua azienda e che cosa si può fare nel modo più rapido.