Avvisi di magazzino prima che la linea si fermi

La scorta minima è insufficiente

La maggior parte dei programmi di magazzino prevede il concetto di scorta minima: quando la giacenza scende sotto la soglia, l'articolo diventa rosso. Il problema è che la soglia è statica, mentre la produzione cambia di continuo. La stessa scorta di materia prima dura tre settimane in un mese tranquillo e quattro giorni quando arrivano insieme due grandi ordini. La «luce rossa» si accende allora troppo tardi - spesso quando il pianificatore ha già assegnato gli ordini alle linee.

Il secondo punto debole è il modo in cui questa informazione arriva alle persone. La giacenza la vede chi apre la schermata giusta. Se nessuno la apre, il sistema tace. L'informazione è nel database, ma resta inutilizzata.

Come fare meglio

In un'applicazione su misura per una specifica azienda si può costruire un meccanismo che sorveglia il magazzino come farebbe un responsabile di produzione esperto - solo che lo fa ogni ora e non va mai in ferie.

Il meccanismo ha tre elementi:

1. Fabbisogno calcolato sugli ordini accettati. Il sistema conosce gli ordini di produzione accettati e i relativi cicli di lavorazione, quindi può calcolare quanta materia prima di ciascun tipo verrà consumata nella prossima settimana o nelle prossime due. La giacenza diventa la risposta a una domanda: per quanti giorni di produzione basta il materiale in magazzino, dati gli ordini già accettati.

2. Una soglia di allarme legata ai tempi di approvvigionamento. Ogni materia prima ha il suo tempo di consegna reale: un fornitore consegna in 3 giorni, un altro in 3 settimane. Un allarme ha senso quando scatta prima del tempo di consegna più un margine. Così il materiale ordinato il giorno dell'allarme arriva prima che la scorta si esaurisca.

3. Un avviso che raggiunge le persone da solo. Quando la condizione è soddisfatta, il sistema invia subito un messaggio al responsabile acquisti, al responsabile della produzione o a chi serve: quale materiale, quanto ne resta, per quanti giorni basterà, quali ordini sono a rischio e da quale fornitore è stato acquistato l'ultima volta. Un altro elemento importante è lo storico delle modifiche: ogni prelievo dal magazzino e ogni rettifica lasciano traccia, così quando i numeri non tornano si vede chi ha toccato la giacenza, quando e su quale ordine.

Cosa significa per il titolare

Il conto è facile da fare con i propri numeri. Un'ora di fermo linea costa gli stipendi delle persone che aspettano, più l'ammortamento delle macchine che restano ferme invece di rendere - con un parco macchine moderno spesso la voce più pesante - più la produzione persa ed eventuali penali per le scadenze mancate. A questo si aggiungono i costi dell'emergenza: acquisto del materiale a prezzo più alto, trasporto espresso, riorganizzazione del piano di produzione attorno a ciò che capita di avere in magazzino. Ognuno di questi costi ha un'unica origine - l'informazione sulla carenza è arrivata troppo tardi.

Il meccanismo di avviso ribalta la sequenza: l'informazione arriva quando il materiale si può ancora ordinare con la procedura ordinaria, senza sovrapprezzi e senza nervosismi. L'azienda mantiene inoltre la scorta di sicurezza più vicina al fabbisogno reale, perché il sistema la sorveglia di continuo - meno denaro resta immobilizzato in materiale comprato «per ogni evenienza».

Da dove cominciare

Per costruire un meccanismo del genere servono dati che l'azienda di solito ha già: giacenze, ordini accettati e consumi dalle ricette o dai cicli di lavorazione dei singoli prodotti. Se queste tre cose stanno in posti diversi - nel programma di magazzino, nell'Excel del pianificatore e nella testa del tecnologo - collegarle è il primo passo. È proprio il tipo di applicazione che costruisco: sistemi su misura in cui magazzino, ordini e cicli di lavorazione formano un unico database e gli avvisi sono parte integrante del funzionamento del sistema.

Un buon punto di partenza è un elenco delle cinque materie prime la cui mancanza farebbe più male. Su queste si vede più in fretta se il meccanismo regge.

Se desidera parlare di un meccanismo del genere nella Sua azienda, mi scriva o prenoti subito 30 minuti nel calendario qui sotto.

Altri testi sui sistemi per le aziende manifatturiere si trovano nella sezione Conoscenza.