Cosa fare con 27 fogli di calcolo

Quando guidavo la mia azienda, ho accumulato decine di fogli di calcolo. Un imbuto di vendita, il monitoraggio dell'assistenza, un calendario delle consegne, i margini, la fatturazione - ognuno era nato perché qualcuno aveva bisogno di qualcosa subito. Se li avessi contati allora, sarebbero stati tranquillamente ventisette. Forse di più.

I titolari con cui parlo oggi mi citano quasi tutti lo stesso numero: «avremo una trentina di fogli di calcolo e ormai nessuno ne ha il controllo». E quasi sempre a quella frase segue la conclusione istintiva: dobbiamo sostituire tutto con un unico sistema. È proprio questa conclusione che più spesso finisce in un fallimento.

Perché sostituire tutto in una volta fallisce

Il progetto «riscriveremo ventisette fogli di calcolo in un unico sistema» è grande, costoso e lungo. Passano mesi prima che qualcosa cominci a funzionare. Nel frattempo il personale continua a lavorare sui vecchi fogli, quindi il lavoro raddoppia e l'impazienza cresce. E siccome si cerca di riprodurre tutto in una volta, si riproduce anche tutto il disordine - compresi i fogli che erano comunque superflui. Conosco aziende rimaste bloccate per un anno in un progetto simile e tornate a Excel perché «il sistema era ancora in preparazione».

Esiste una strada più semplice, ed è quella su cui accompagno sempre i clienti.

Passo 1: dividere i 27 fogli di calcolo in tre pile

Prima di costruire qualsiasi cosa, passi in rassegna i fogli di calcolo e li divida in tre gruppi. La prima pila è il nucleo operativo - i fogli su cui l'azienda vive davvero: ordini, clienti, produzione, assistenza. Di solito sono sorprendentemente pochi, da quattro a sei.

La seconda pila raccoglie i fogli di supporto - report, riepiloghi, calcolatori che qualcuno prepara ogni tanto. Alcuni sono semplicemente una vista sui dati della prima pila. La terza pila raccoglie i fogli morti - creati per un'unica occasione, poi dimenticati, rimasti chiusi per mesi. Una revisione del genere mostra di solito che, su ventisette fogli di calcolo, solo cinque contano davvero, e il resto sono doppioni, copie obsolete e file che può cancellare senza rimpianti.

Passo 2: scegliere un solo processo, quello che fa più male

Dalla prima pila scelga un processo - quello che Le costa più stress e più tempo. Di solito è la gestione degli ordini o l'anagrafica clienti. Uno, e uno soltanto.

Passo 3: trasformarlo in un'unica fonte di verità

Porti quel processo in un sistema, in modo che diventi l'unico luogo in cui vivono quei dati. Da quel momento, al posto di un «foglio vendite» e di un «foglio contabilità» con lo stesso cliente in due versioni, c'è un solo record, un solo inserimento, una sola verità, con la cronologia delle modifiche. Da quattro a otto settimane, e il primo modulo funziona. Tutto qui.

Cosa succede al resto dei fogli di calcolo

È la parte più interessante. Quando un processo ha la sua fonte di verità, buona parte dei fogli rimanenti scompare da sola. Il riepilogo che qualcuno componeva a mano da tre file ora è un'unica vista nel sistema. Il foglio che esisteva solo per riconciliare due versioni contraddittorie degli stessi dati diventa superfluo, perché ora la versione è una sola.

Alcuni fogli restano - ed è giusto così. Excel è eccellente per fare un calcolo estemporaneo, per una simulazione una tantum, per un riepilogo veloce al volo. Mostra i suoi limiti solo dove deve coordinare il lavoro delle persone e fare da memoria dell'azienda. Gli lasci ciò che sa fare bene e sposti il resto dove deve stare.

Poi passa al secondo processo del nucleo. Poi al terzo. L'azienda paga un po' alla volta, con piccole decisioni, ognuna delle quali si ripaga prima che Lei prenda la successiva. I miei clienti più grandi sono arrivati così, in cinque anni, a sistemi che valgono molte volte il primo progetto - ma ognuno ha cominciato da un solo processo e da un foglio di calcolo diventato superfluo.

Se anche Lei ha i Suoi ventisette fogli di calcolo e non sa da dove cominciare - mi scriva o prenoti trenta minuti. Insieme sceglieremo quello che dà più sollievo nel minor tempo.