Documentazione completa dell'ordine senza assemblaggio manuale

L'una e mezza, il corriere arriva alle tre e in magazzino tre ordini aspettano di essere spediti. La persona che si occupa dei documenti comincia il rituale: le etichette si stampano da un modello a parte, il certificato di qualità si compila a partire dai risultati dei controlli, il manuale d'uso si ripesca dal raccoglitore accanto al prodotto, il certificato della materia prima da un'e-mail del fornitore, e in più il documento di trasporto e la dichiarazione di conformità, perché questo cliente la richiede. Poi bisogna mettere tutto insieme in un unico fascicolo: alcune pagine si scansionano, altre si uniscono con uno strumento PDF gratuito. Una buona decina di minuti di clic per una sola spedizione. E si ricomincia da capo con la successiva.

Perché l'assemblaggio manuale fallisce

Il primo problema è il tempo. Il lavoro di assemblaggio dei documenti cresce in proporzione diretta al numero di spedizioni e di solito ricade su qualcuno che ha già sulle spalle le prenotazioni dei trasporti, l'uscita merce e le telefonate. Nei giorni in cui le spedizioni si accumulano, i documenti si preparano di corsa, e nelle pratiche documentali la fretta è ciò che costa di più.

Il secondo problema sono gli errori di versione. Nel fascicolo finisce una dichiarazione anteriore alla modifica del modello, un certificato con i risultati di un altro lotto oppure il certificato della materia prima dell'ordine accanto. Il cliente se ne accorge al ricevimento della merce e blocca lo scarico o il pagamento fino all'arrivo del pezzo mancante. La merce è arrivata, ma sulla carta la consegna resta in sospeso.

Il terzo problema è il sapere chiuso nella testa di una sola persona. Che il cliente A richieda la dichiarazione di conformità, che il cliente B voglia il certificato in due copie e che ai prodotti di un certo gruppo vada aggiunto il certificato della materia prima, lo ricorda una persona sola. Quando quella persona è in ferie, in azienda si accende una «spia rossa»: qualcuno assembla il fascicolo a intuito e solo un'e-mail del cliente rivela che cosa mancava.

Una soluzione in tre parti

Prima parte: il fascicolo si definisce una volta sola, accanto ai dati. Nella scheda del prodotto e in quella del cliente il sistema conserva l'elenco dei documenti che compongono una spedizione, insieme alla sequenza delle pagine. I requisiti del cliente sono registrati nei dati, in modo permanente come un codice prodotto o un prezzo. Il sistema ricorda, quindi una persona nuova al reparto spedizioni prepara il fascicolo corretto fin dal primo giorno.

Seconda parte: un meccanismo che produce un unico file. Il sistema crea da solo un documento PDF e continua ad aggiungervi pagine fino a completare il fascicolo. Il file accoglie sia le pagine generate direttamente dai dati dell'ordine (etichette, documento di trasporto, certificato di qualità) sia file già pronti provenienti dall'esterno, per esempio il certificato della materia prima salvato con il lotto di materiale al ricevimento della merce, o il manuale d'uso conservato nella scheda del prodotto. Un'esecuzione produce un solo PDF di più pagine, composto esattamente secondo la definizione della prima parte.

Terza parte: avvio senza operatore e archivio nella scheda dell'ordine. Il meccanismo parte nel momento in cui l'ordine viene autorizzato alla spedizione e può girare sul server, quindi il documento viene prodotto anche quando nessuno è seduto al computer. Il file finito viene salvato nella scheda dell'ordine e va dove serve: in magazzino per l'uscita merce, via e-mail al cliente, in archivio. A un anno dalla consegna, il fascicolo completo dei documenti si ritrova con un clic nella scheda dell'ordine, senza sfogliare raccoglitori.

Che cosa significa per il titolare

Faccia il conto con i Suoi numeri. Quante spedizioni escono dall'azienda in una settimana? Quanti minuti servono per assemblare i documenti di una di esse? Il prodotto di questi due numeri corrisponde alle ore di lavoro spese ogni settimana in un'attività che il sistema svolge dietro le quinte. Poi c'è la seconda riga del calcolo, più difficile da misurare e di solito più costosa: il costo di una spedizione bloccata presso il cliente per un certificato mancante o errato, il costo del reinvio dei documenti e l'impressione che un simile inciampo lascia su un cliente che sottopone ad audit i propri fornitori. Il meccanismo descritto sopra elimina entrambe le righe: il tempo di assemblaggio scende praticamente a zero e gli errori di versione scompaiono, perché ogni documento nasce direttamente dai dati dell'ordine.

Da dove cominciare

Cominci da un inventario della situazione attuale: quali documenti accompagnano una spedizione, da dove proviene ciascuno, chi li assembla e quanto tempo richiede. Un elenco del genere si prepara in un'ora e mostra subito quali documenti il sistema può generare da solo e quali basta conservare accanto ai dati (come i certificati dei fornitori). Poi conviene seguire il percorso di un singolo ordine dall'autorizzazione alla spedizione e segnare ogni punto in cui una persona ricopia, stampa o mette insieme qualcosa a mano. Ne risulta una specifica pronta, sulla base della quale si può costruire una semplice applicazione che automatizza l'intero processo.

Se desidera vedere come funzionerebbe un meccanismo simile nella Sua azienda, mi scriva o prenoti un incontro.

Descrivo altri meccanismi di questo tipo nella sezione Conoscenza.