Documenti che entrano da soli nel sistema

Perché i documenti restano fermi nella casella di posta

Lunedì, 8:30. Nella casella di posta dell'ufficio aspetta una decina di allegati: ordini dei clienti in PDF, conferme delle date dai fornitori, documenti di trasporto dai subfornitori. Ognuno ha un aspetto diverso, perché ogni partner commerciale usa il proprio modello. Qualcuno deve aprire ogni file, trovarvi codici articolo, quantità, prezzi e date, e poi ribatterli nel sistema campo per campo.

Questa ribattitura ha tre costi che non compaiono mai in una fattura. Il primo è il tempo: da alcuni minuti fino a una quindicina per documento, giorno dopo giorno, tutto l'anno. Il secondo sono gli errori: un refuso nel codice articolo, cifre invertite in una quantità, una data sbagliata. Un errore del genere viene a galla solo in produzione o alla spedizione, e a quel punto costa molte volte più di un minuto di ribattitura attenta. Il terzo costo è il meno visibile: finché il documento resta nella casella di posta, il sistema non lo «vede». La conferma di consegna è arrivata due ore fa, eppure la pianificazione della produzione lavora ancora su dati vecchi.

C'è anche un quarto problema. Le informazioni contenute in questi documenti restano chiuse in allegati sparsi tra varie caselle di posta. Quando, tre mesi dopo, qualcuno deve trovare una conferma con una data precisa o un prezzo concordato, comincia la ricerca tra le cartelle e nella memoria delle persone.

Una soluzione in tre parti

Un meccanismo del genere si può integrare nel sistema di un'azienda manifatturiera ed è composto da tre parti.

Prima parte: un unico punto di ingresso per i documenti. Tutto ciò che arriva via e-mail o dallo scanner finisce in un solo posto nel sistema. L'IA riconosce di che documento si tratta: un ordine cliente, una conferma di consegna o un documento di trasporto, e da quale partner commerciale proviene. La varietà dei modelli smette di essere un problema, perché l'IA legge il contenuto del documento, qualunque sia l'impaginazione.

Seconda parte: lettura automatica e registrazione diretta nel database, esattamente dove i dati devono stare. Dal documento riconosciuto l'IA estrae righe, quantità, date, numeri d'ordine e prezzi e li inserisce nelle schede giuste: un ordine cliente crea le righe dell'ordine, una conferma di consegna aggiorna la data sulla riga d'acquisto corrispondente. Una persona vede affiancati il documento originale e i dati estratti, approva con un clic o corregge un singolo campo. La macchina legge e inserisce, la persona approva. Quando i dati di una conferma differiscono dall'ordine, per esempio nella quantità o nella data, il sistema accende una «luce rossa» e inoltra la discrepanza per un chiarimento dove serve.

Terza parte: ricerca nel contenuto dei documenti in tutto il database. Ogni documento è collegato alla scheda a cui si riferisce e il suo contenuto diventa ricercabile insieme al resto dei dati. Una domanda scritta in linguaggio comune, per esempio «mostra le conferme di consegna della materia prima previste per la prossima settimana», restituisce in pochi secondi un elenco di documenti.

Che cosa significa per il titolare

Il calcolo conviene farlo sui Suoi numeri. Verifichi quanti documenti di fornitori e clienti entrano in azienda ogni settimana e quanti minuti servono per ribatterne uno nel sistema. Moltiplichi un valore per l'altro e il risultato per il costo di un'ora di lavoro d'ufficio. È la prima parte del calcolo, la più semplice.

La seconda parte conta di più. Ripensi all'ultimo errore di ribattitura: la quantità sbagliata di materia prima in un ordine, una data scambiata, un codice articolo errato. Calcoli quanto è costato rimediare: telefonate, documenti corretti, un lotto bloccato, un cliente insoddisfatto. A volte bastano poche situazioni del genere all'anno perché il loro costo superi l'intera prima parte del calcolo.

La terza parte è la velocità con cui circolano le informazioni. Una conferma di consegna che entra nel sistema un minuto dopo l'arrivo dell'e-mail, invece del giorno successivo, significa pianificare la produzione su dati aggiornati. Questa parte del calcolo finisce di rado nel foglio dei costi, eppure in reparto si fa sentire per prima.

Da dove cominciare

L'automazione ha senso su un flusso di documenti ordinato. Il primo passo è un unico posto in cui arrivano i documenti: una casella di posta o una cartella condivisa, al posto di allegati sparsi nelle caselle personali dei collaboratori. Il secondo passo è la scelta del flusso di partenza. Conviene cominciare dai documenti più numerosi e dal contenuto ripetitivo, per esempio le conferme di consegna di alcuni fornitori principali. Il terzo passo è il meccanismo di lettura con approvazione umana, avviato su quel solo flusso. Quando funziona e si è guadagnato la fiducia, lo si estende ad altri tipi di documenti e ad altri partner commerciali.

È esattamente il tipo di meccanismo che costruisco nei sistemi basati su Claris FileMaker, collegati all'IA per la lettura dei documenti. Se vuole vedere come potrebbe funzionare con i documenti della Sua azienda, mi scriva o prenoti una breve chiamata nel calendario qui sotto.

Altre idee su ciò che si può costruire nella Sua azienda si trovano nella sezione Conoscenza.