Quando basta il software standard e quando serve un sistema su misura

Prima di fondare GoIDEA ho guidato per anni la mia azienda. Ho acquistato software standard e ho commissionato sistemi scritti apposta per l'azienda. Mi sono trovato molte volte da entrambe le parti di questa scelta e ogni volta mi facevo la stessa domanda: comprare qualcosa che esiste già o costruire esattamente ciò che mi serve.

La risposta «dipende» è vera, ma inutile. Negli anni ho messo a punto una regola più semplice, che oggi propongo ai titolari quando me lo chiedono. Si riduce a una cosa sola: capire se il processo che vuole gestire è il Suo vantaggio o soltanto un costo da sostenere.

Dove il software standard vince senza discussioni

Ci sono processi in cui non inventerà nulla di meglio di mille aziende arrivate prima di Lei. La contabilità. La posta elettronica. Le buste paga. La firma elettronica. La fatturazione standard. Qui il software standard costa meno, è collaudato e si aggiorna senza il Suo intervento. Costruirsi un programma di contabilità significherebbe sprecare denaro per un problema che qualcuno ha risolto da tempo, e meglio.

Una regola semplice: se fa qualcosa esattamente come i Suoi concorrenti e il cliente non lo vede mai - compri software standard. Non paghi per costruire ciò che il mercato offre già a tutti.

Dove il software standard comincia a stare stretto

I problemi iniziano quando un programma pronto va quasi bene. Copre il 70 % di ciò che serve e, per il restante 30 %, La costringe a cambiare il modo di lavorare. Invece di adattare lo strumento all'azienda, si adatta l'azienda allo strumento. I Suoi collaboratori imparano ad aggirare il programma, tornano a Excel in parallelo e dopo un anno Lei si ritrova con un abbonamento costoso e con gli stessi fogli di calcolo da cui voleva liberarsi.

A questo si aggiungono due costi che il prezzo di listino non mostra. Il primo è l'abbonamento moltiplicato per gli anni - ciò che oggi costa qualche centinaio di euro al mese diventa, in cinque anni, una somma con cui avrebbe potuto costruire un sistema proprio. Il secondo è la dipendenza dal fornitore: i Suoi dati stanno nel cloud del fornitore, nel suo formato, e le condizioni le detta lui.

Dove un sistema su misura ripaga l'investimento

Un sistema scritto per Lei ha senso quando il processo che gestisce è il cuore della Sua azienda. Quando il modo in cui raccoglie gli ordini, pianifica la produzione o guida una rete di partner è ciò che La distingue - vorrà preservarlo, invece di appiattirlo sul minimo comune denominatore che un produttore di software standard ha pensato per tutti indistintamente.

Un sistema su misura fa esattamente ciò che serve e niente di più. Non paga duecento funzioni quando ne usa quindici. Cresce insieme all'azienda - Lei aggiunge un modulo quando nasce l'esigenza, senza aspettare che il produttore lo inserisca nei suoi piani di sviluppo. E il codice è Suo: i dati, lo schema e la documentazione restano a Lei.

Il test in tre domande

Quando non so quale strada prendere, mi faccio tre domande. Primo: questo processo è il mio vantaggio o soltanto un costo? Un vantaggio - costruire su misura; un costo come tanti - comprare software standard. Secondo: il programma pronto mi costringe a cambiare il modo di lavorare in un punto che per me conta? Se sì, è il segnale che non fa per me. Terzo: quanto costa l'abbonamento in cinque anni rispetto a uno sviluppo una tantum? A volte il conto è evidente già dopo due anni.

Raramente è una scelta secca

Il più delle volte la risposta giusta è: entrambi. Software standard per le cose comuni - contabilità, posta elettronica, firme. Un sistema su misura per uno o due processi che sono il nucleo della Sua attività. Non deve costruire tutto e non deve comprare tutto. L'arte sta nel distinguere un caso dall'altro.

Se ha un programma pronto che va quasi bene e non sa se valga la pena sostituirlo con qualcosa di Suo - parliamone per trenta minuti. Le dirò onestamente se ritengo che ciò che ha già sia sufficiente.