Un sistema che supporta la preventivazione

Perché i preventivi restano in coda

Lunedì, 7:40. Nella casella di posta attende una richiesta da un nuovo cliente: un PDF con una tabella di posizioni, due disegni e la richiesta di un preventivo entro venerdì. La persona che sa preparare il preventivo in questo momento è assorbita dal lavoro corrente, perché fin dal mattino c'è qualcosa che richiede la sua attenzione. Arriverà alla richiesta mercoledì sera. Giovedì il commerciale invia il preventivo e venerdì si sente dire che il cliente ha già concordato le condizioni con l'azienda che aveva risposto martedì.

Questo scenario si ripete nelle aziende a prescindere dal settore. E ha sorprendentemente poco a che fare con il prezzo. L'ordine si perde sui tempi di risposta, prima ancora che inizi la discussione sui soldi.

La preventivazione è un lavoro da esperti. Qualcuno deve leggere la specifica o il disegno, valutare materiale e componenti, stimare tempi e manodopera e verificare quali lavori simili l'azienda ha già eseguito. Di solito questa conoscenza è nelle mani di due o tre persone - il tecnologo di processo, il responsabile di reparto, a volte il titolare in persona. Sono anche le persone più assorbite dal lavoro quotidiano, quindi la richiesta finisce in fondo alla loro lista delle cose da fare.

A questo si aggiunge che i dati necessari per un preventivo stanno in più posti contemporaneamente. Vecchi preventivi nei file Excel, tempi di esecuzione effettivi nel sistema o sulle schede di lavoro cartacee, prezzi dei materiali nelle e-mail dei fornitori. Ogni preventivo comincia quindi con una ricerca e solo dopo con il calcolo. Il risultato è prevedibile: le risposte partono dopo diversi giorni, alcune richieste non ricevono mai un preventivo e l'azienda non sa nemmeno quanti ordini all'anno ha perso soltanto a causa del calendario.

Una soluzione in tre parti

Proprio questo processo si può oggi integrare nel sistema aziendale con l'aiuto dell'IA. La soluzione si compone di tre parti.

Primo, la lettura della richiesta. Con l'aiuto dell'IA il sistema legge il messaggio e i suoi allegati: la tabella delle posizioni, le quantità, il materiale, le dimensioni, le tolleranze, la scadenza attesa. L'e-mail diventa un record nel sistema, completo prima ancora che qualcuno si sieda alla tastiera. Sparisce la ribattitura manuale e con essa gli errori di battitura che poi accompagnano l'ordine fino alla fine. Quando nella richiesta manca qualcosa, il sistema propone un elenco di domande di chiarimento per il cliente e prepara subito un'e-mail con queste domande, un documento da compilare o un modulo web interattivo che basta condividere con il cliente. Le risposte tornano nel sistema e passano per la stessa analisi con l'IA a cui è stata sottoposta la richiesta, così il preventivo risponde meglio a ciò di cui il cliente ha davvero bisogno.

Secondo, il confronto con lo storico. Il sistema cerca tra gli ordini evasi e i preventivi precedenti: un pezzo simile, un materiale simile, una dimensione del lotto paragonabile. Recupera i tempi e i costi effettivi della realizzazione e, accanto, il prezzo e il margine di quel preventivo precedente. Un punto di riferimento così esiste in ogni azienda con uno storico di ordini, solo che oggi bisogna ripescarlo dai file e dalla memoria delle persone.

Terzo, una bozza di preventivo su cui decide una persona. Dalla richiesta letta e dallo storico confrontato il sistema compone una bozza di preventivo: posizioni, tempi proposti, costo del materiale, uno spazio per il prezzo. La decisione sul prezzo e sul rischio resta nelle mani di una persona - il tecnologo di processo, il commerciale o il titolare, dove serve. La macchina legge e calcola, la persona fissa il prezzo. Il sistema registra anche quali preventivi sono stati vinti e quali persi, così dopo qualche mese il tasso di successo dei preventivi è visibile nero su bianco.

Cosa significa per il titolare

Il conto conviene farlo sui Suoi numeri. Quante richieste arrivano in azienda ogni mese? Quante ore di lavoro costa un preventivo e quanto valgono quelle ore, considerando che chi prepara i preventivi potrebbe nel frattempo fare altro per l'azienda? Spesso è il titolare stesso a preparare i preventivi e le sue ore sono le più costose in azienda. Dopo quanti giorni il cliente riceve una risposta?

E la domanda più importante: quanti ordini all'anno si perdono perché il preventivo è partito troppo tardi? Basta prendere il valore di un ordine medio e calcolare che cosa cambia un ordine in più vinto ogni mese. Con ordini che tornano a cadenza regolare, questo calcolo abbraccia anni interi di collaborazione con un cliente che un giorno ha dovuto scegliere il fornitore più rapido.

Questo conto ha anche un'altra faccia: un'azienda che risponde in fretta e sulla base dei costi effettivi del proprio storico fa meno spesso preventivi a occhio. E un preventivo a occhio può costare più del sistema più caro, perché una volta fissa un prezzo troppo alto e spaventa il cliente, e la volta dopo troppo basso, e l'azienda finisce per sovvenzionare l'ordine.

Da dove cominciare

Il primo passo è semplice e non richiede l'IA: un registro delle richieste e dei preventivi in un unico posto, con la data di ricezione, la data di risposta e l'esito. Già questo registro mostra dopo un mese dove se ne va il tempo e quanti preventivi escono davvero dall'azienda.

Il secondo passo è una struttura ripetibile del preventivo: posizione, materiale, tempi, costi, margine, salvati nel sistema invece che in file sparsi. Solo su dati così ordinati conviene aggiungere la lettura automatica delle richieste e i suggerimenti dallo storico. L'automazione ha senso su dati ordinati; applicata al caos, lo rende soltanto più grande.

C'è poi un altro vantaggio di cui si parla raramente quando si pensa ai preventivi: l'aspetto. Un preventivo generato dal sistema può essere semplicemente bello - nell'identità visiva dell'azienda, con il logo, una tabella chiara delle posizioni e un riepilogo, sempre uguale. L'IA genera il documento da un modello concordato, così la qualità del preventivo smette di dipendere da quanto qualcuno in azienda se la cava con Word.

Se desidera vedere come potrebbe funzionare un flusso di preventivazione come questo nella Sua azienda, mi scriva o prenoti subito 30 minuti nel calendario qui sotto.

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