Les tableurs qui comblent les lacunes entre ERP et MES

L'ordre de fabrication est planifié, la matière attend au poste, l'opérateur est prêt. Pourtant, impossible de lancer l'ordre dans le MES (le système de pilotage de la production), car il manque un seul paramètre de fabrication. L'opérateur appelle le bureau. Le technicien méthodes ouvre un fichier Excel sur le lecteur réseau, trouve la bonne ligne, recopie la valeur dans le système et le processus démarre. Un quart d'heure de retard, affaire classée. Personne n'a noté que cette lacune existait, alors la même scène se répétera la semaine prochaine avec un autre ordre.

D'où viennent les tableurs entre les systèmes

L'entreprise a un ERP (le système central pour les commandes, les matières et les stocks), un MES et souvent aussi un logiciel de gestion d'entrepôt. Les systèmes sont intégrés, les données sont censées circuler toutes seules. En pratique, il manque dans l'ERP une partie des informations dont le MES a besoin pour lancer un processus : un paramètre de fabrication, un facteur de conversion, une variante d'emballage. Les compléter dans le système source demande des arbitrages, des droits d'accès et du temps, et c'est ainsi que naît la solution la plus rapide : un fichier Excel supplémentaire, où les valeurs manquantes sont saisies à la main.

Un tel fichier naît toujours d'une bonne raison et, au début, il aide vraiment. L'ennui, c'est qu'il reste des années. Avec le temps, un deuxième puis un cinquième fichier apparaissent à côté du premier, et de plus en plus de processus dépendent de données qui ne résident dans aucun système source. Il arrive aussi que des exports automatiques vers des fichiers CSV ou Excel, lancés quelque part en arrière-plan, servent discrètement à transmettre des données d'un système à l'autre. Sur le papier, l'intégration fonctionne ; en réalité, entre les systèmes intégrés travaille un humain qui transporte les chiffres à la main. Ce schéma se retrouve dans les entreprises industrielles aussi bien en Pologne qu'en Allemagne, en Autriche et en Suisse.

Pourquoi la « béquille » finit par prendre le contrôle du processus

Chaque fichier de ce genre semble un détail. Ensemble, ils forment pourtant une couche sur laquelle repose le travail quotidien de l'usine, et cette couche a un coût.

Premièrement, les erreurs de recopie. Une valeur copiée une ligne trop bas ressemble exactement à la bonne, et la différence n'apparaît qu'en atelier.

Deuxièmement, le savoir dans les têtes. Dans quel fichier chercher le paramètre manquant et comment le lire, deux ou trois personnes de l'usine le savent. Le congé de l'une d'elles peut retarder le lancement d'un ordre.

Troisièmement, les heures de travail. Compléter et recopier des données entre le tableur et les systèmes est un travail permanent et répétitif que personne n'a demandé et que, d'ordinaire, personne ne comptabilise.

Quatrièmement, les blocages. Un seul paramètre manquant peut arrêter une opération dans le MES, alors que la machine, la matière et les personnes sont prêtes.

Dans beaucoup d'usines, la détection de ces lacunes retombe sur la personne qui s'occupe du système. Les détecter, oui, car elle connaît les données mieux que quiconque. Mais elle ne devrait pas devenir propriétaire de toutes les informations manquantes, car alors le savoir sur les lacunes se retrouve de nouveau dans une seule tête, et l'entreprise échange un problème contre un autre. J'ai décrit ce schéma plus en détail dans mon rapport d'étude « Excel, des bouts de papier et la seule personne qui sait » : à côté des systèmes ERP, dans les entreprises industrielles en Pologne comme en Allemagne, en Autriche et en Suisse, vivent des tableurs qui reprennent le travail des systèmes. Vous pouvez télécharger le rapport sur la page goidea.net/fr/savoir/excel-des-bouts-de-papier-et-la-seule-personne-qui-sait.php.

Une chose mérite d'être dite honnêtement : un tableur comme intermédiaire provisoire peut convenir. Le problème commence quand l'entreprise en devient l'« otage » : quand plus personne ne sait combien de tels fichiers existent et que le processus de production dépend du fait que quelqu'un ait pensé ou non à saisir une valeur à la main.

La solution en trois éléments

Premier élément : un registre des fichiers intermédiaires. Une liste de tous les fichiers qui vivent entre les systèmes. Pour chacun, quatre informations : quelle donnée manque dans le système source, qui la complète, à quelle fréquence et combien de temps cela prend. Le registre ne répare rien par lui-même, mais il montre l'ampleur du phénomène et indique par quel fichier commencer. Chaque « béquille » est au fond un signal : c'est précisément cette donnée qui manque dans le système, et quelqu'un devrait l'y saisir.

Deuxième élément : un formulaire à la place du tableur. Les données du fichier le plus sollicité sont reprises par une application simple. Au lieu d'un tableau ouvert où chacun peut tout saisir, il y a un formulaire avec validation : un champ n'accepte que les valeurs de la plage autorisée, chaque donnée a un propriétaire, et chaque modification est conservée dans l'historique avec la date et le nom de la personne. L'application montre aussi les manques à l'avance : la liste des ordres qui approchent de leur lancement sans jeu complet de paramètres. Le manque cesse d'être une surprise au lancement de l'ordre et devient une tâche pour la veille.

Troisième élément : les données reviennent dans le système source. Un mécanisme transmet les valeurs complétées là où elles devraient résider : dans l'ERP ou dans le MES. L'humain cesse d'être une interface manuelle entre des systèmes intégrés, et les ordres suivants utilisent automatiquement la donnée complétée une fois pour toutes. À terme, le tableur disparaît, parce qu'il n'est plus nécessaire.

Ce que cela signifie pour le dirigeant

Le mieux est de faire le calcul avec vos propres chiffres. Combien de fichiers intermédiaires vivent aujourd'hui entre les systèmes de l'entreprise ? Combien de personnes et combien d'heures par semaine coûtent la saisie et la recopie des données ? Combien d'ordres par mois démarrent en retard faute d'un seul paramètre, et combien coûte une heure de poste à l'arrêt ? Combien a coûté la dernière erreur de recopie : un lot défectueux, un retour, une opération refaite ?

Une fois les heures multipliées par les taux horaires et le coût des retards ajouté, il s'avère le plus souvent que le tableur « gratuit » est l'un des outils les plus chers de l'entreprise. L'autre volet du calcul est plus simple : un formulaire avec validation et un mécanisme qui transmet les données aux systèmes, c'est une petite application, construite en quelques semaines, car elle met de l'ordre dans un flux de données précis au lieu de remplacer les systèmes que l'entreprise possède déjà.

Par où commencer

Choisissez un fichier : celui qui arrête le plus souvent les ordres ou dévore le plus de temps. Pendant deux semaines, notez-y trois choses : ce qui manquait, qui l'a complété et combien de temps cela a pris. Au bout de deux semaines, vous avez un registre avec de vrais chiffres et, en même temps, une spécification prête, sur la base de laquelle on peut préparer une application simple qui automatise la saisie des données et surveille les manques. Les autres fichiers peuvent attendre ; chacun des suivants est repris de la même façon, dans l'ordre qui ressort du registre.

Si vous souhaitez parler des tableurs qui vivent entre les systèmes de votre entreprise, écrivez-moi ou réservez directement un rendez-vous.