I fogli di calcolo che tappano i buchi tra ERP e MES

L'ordine di produzione è pianificato, il materiale aspetta alla postazione, l'operatore è pronto. Eppure l'ordine non si può avviare nel MES (il sistema di esecuzione della produzione), perché manca un solo parametro tecnologico. L'operatore chiama l'ufficio. Il tecnologo apre un file Excel sul disco di rete, trova la riga giusta, ricopia il valore nel sistema e il processo parte. Un quarto d'ora di ritardo, caso chiuso. Nessuno ha annotato che quel buco esiste, quindi la stessa scena si ripeterà la settimana prossima con un altro ordine.

Da dove nascono i fogli di calcolo tra i sistemi

L'azienda ha un ERP (il sistema centrale per ordini, materiali e giacenze), un MES, spesso anche un software di gestione del magazzino. I sistemi sono integrati, i dati dovrebbero fluire da soli. In pratica, nell'ERP manca una parte delle informazioni di cui il MES ha bisogno per avviare un processo: un parametro tecnologico, un fattore di conversione, una variante di imballaggio. Completarle nel sistema di origine richiede accordi, permessi e tempo, quindi nasce la soluzione più rapida possibile: un file Excel aggiuntivo, dove i valori mancanti si inseriscono a mano.

Un file del genere nasce sempre per una buona ragione e all'inizio aiuta davvero. Il guaio è che resta per anni. Col tempo, accanto al primo file ne compaiono un secondo e poi un quinto, e sempre più processi dipendono da dati che non abitano in nessun sistema di origine. Capita anche che esportazioni automatiche verso file CSV o Excel, che girano da qualche parte in background, servano in silenzio a passare i dati da un sistema all'altro. Sulla carta l'integrazione funziona; in realtà, tra i sistemi integrati lavora una persona che trasporta i numeri a mano. Questo schema si ripete allo stesso modo nelle aziende manifatturiere in Polonia come in Germania, Austria e Svizzera.

Perché la «stampella» col tempo si impadronisce del processo

Ogni file di questo tipo sembra un dettaglio. Insieme, però, formano uno strato su cui lo stabilimento appoggia il lavoro quotidiano, e questo strato ha i suoi costi.

Primo, gli errori di trascrizione. Un valore copiato dalla riga sbagliata sembra identico a quello corretto, e la differenza salta fuori solo in reparto.

Secondo, il sapere che resta nella testa delle persone. In quale file cercare il parametro mancante e come interpretarlo lo sanno due o tre persone nello stabilimento. Le ferie di una di loro possono fermare l'avvio di un ordine.

Terzo, le ore di lavoro. Completare e ricopiare dati tra il foglio e i sistemi è un lavoro costante e ripetitivo che nessuno ha mai assegnato ufficialmente e che di solito nessuno conteggia.

Quarto, i blocchi. Un solo parametro mancante può fermare un'operazione nel MES, anche se la macchina, il materiale e le persone sono pronti.

In molti stabilimenti, individuare questi buchi tocca alla persona che si occupa del sistema. Individuarli sì, perché conosce i dati meglio di chiunque altro. Non dovrebbe però diventare proprietaria di tutte le informazioni mancanti, perché allora il sapere sui buchi torna a stare in una sola testa e l'azienda scambia un problema con un altro. Ho descritto questo schema più in dettaglio nel mio rapporto di ricerca «Excel, foglietti e l'unica persona che sa»: accanto ai sistemi ERP, nelle aziende manifatturiere in Polonia come in Germania, Austria e Svizzera, vivono fogli di calcolo che si prendono il lavoro dei sistemi. Può scaricare il rapporto alla pagina goidea.net/it/conoscenza/excel-foglietti-e-l-unica-persona-che-sa.php.

Una cosa va detta onestamente: un foglio di calcolo come intermediario provvisorio può andare bene. Il problema comincia quando l'azienda ne diventa ostaggio: quando nessuno sa più quanti file del genere esistono e il processo produttivo dipende dal fatto che qualcuno si sia ricordato di inserire un valore a mano.

La soluzione in tre elementi

Primo elemento: un registro dei file intermedi. Un elenco di tutti i file che vivono tra i sistemi. Per ciascuno, quattro informazioni: quale dato manca nel sistema di origine, chi lo completa, con quale frequenza e quanto tempo richiede. Il registro da solo non ripara nulla, ma mostra le dimensioni del fenomeno e suggerisce da quale file cominciare. Ogni «stampella» è in fondo un segnale: nel sistema manca proprio quel dato e qualcuno dovrebbe inserirlo lì.

Secondo elemento: un modulo al posto del foglio. I dati del file più utilizzato vengono presi in carico da una semplice applicazione. Al posto di una tabella aperta, dove chiunque può scrivere qualsiasi cosa, c'è un modulo con validazione: il campo accetta solo valori compresi nell'intervallo consentito, ogni dato ha un proprietario e ogni modifica resta nello storico con data e autore. L'applicazione mostra inoltre in anticipo i dati mancanti: l'elenco degli ordini che si avvicinano all'avvio senza il set completo di parametri. Il dato mancante smette di essere una sorpresa all'avvio dell'ordine e diventa un compito per il giorno prima.

Terzo elemento: i dati tornano nel sistema di origine. Un meccanismo trasferisce i valori inseriti là dove dovrebbero abitare: nell'ERP o nel MES. La persona smette di fare da interfaccia manuale tra sistemi integrati, e gli ordini successivi usano automaticamente il dato inserito una volta sola. Alla fine il foglio sparisce, perché non serve più.

Che cosa significa per il titolare dell'azienda

Il conto si fa meglio con i propri numeri. Quanti file intermedi vivono oggi tra i sistemi dell'azienda? Quante persone ci lavorano e quante ore alla settimana se ne vanno a completare e ricopiare dati? Quanti ordini al mese partono in ritardo perché manca un solo parametro, e quanto costa un'ora di fermo di una postazione? Quanto è costato l'ultimo errore di trascrizione: un lotto difettoso, un reso, un'operazione ripetuta?

Moltiplicando le ore per il costo orario e aggiungendo il costo dei ritardi, di solito salta fuori che il foglio «gratuito» è uno degli strumenti più costosi dell'azienda. L'altro lato del conto è più semplice: un modulo con validazione e un meccanismo che trasferisce i dati ai sistemi è una piccola applicazione, costruita in poche settimane, perché mette ordine in un flusso di dati concreto invece di sostituire i sistemi che l'azienda già possiede.

Da dove cominciare

Scelga un file: quello che più spesso ferma gli ordini o che divora più tempo. Per due settimane annoti, per quel file, tre cose: che cosa mancava, chi l'ha inserito e quanto tempo ci è voluto. Dopo due settimane ha un registro con numeri veri e, allo stesso tempo, una specifica pronta, sulla cui base si può preparare una semplice applicazione che automatizza l'inserimento dei dati e segnala i dati mancanti. Gli altri file possono aspettare; ognuno dei successivi viene preso in carico nello stesso modo, nell'ordine che emerge dal registro.

Se vuole parlare dei fogli di calcolo che vivono tra i sistemi della Sua azienda, mi scriva oppure prenoti subito un incontro.