Un difetto rilevato alla postazione di lavoro costa meno

Una telefonata dal cliente: nella consegna una parte dei prodotti è difettosa. Il commerciale promette un chiarimento rapido e chiama la produzione. Lì comincia la ricostruzione: quale serie, quale turno, quale postazione. Le schede di controllo di quella settimana dicono che era tutto in ordine - sono state compilate in blocco, a fine turno, quando i prodotti erano già imballati.

Dopo due giorni si sa questo: il difetto può essere nato in una delle due postazioni, in magazzino aspettano altre serie dello stesso periodo e una è già partita per un altro cliente. Ognuna va controllata a mano. Il costo di questo singolo difetto cresce di ora in ora, anche se il difetto stesso è nato qualche settimana prima ed era rilevabile per tutto quel tempo.

Perché il controllo a fine processo non funziona

In molti stabilimenti il controllo qualità avviene alla fine: il prodotto attraversa tutte le fasi e solo prima del passaggio a magazzino qualcuno verifica se è conforme. Uno schema simile ha un difetto economico incorporato. Ogni fase aggiunge al prodotto manodopera, energia e tempo macchina, quindi un difetto nato nella prima fase e scoperto alla fine costa tutto il valore aggiunto lungo il percorso. Scoperto dal cliente, costa in più il trasporto, la nuova produzione e una fiducia che non compare su nessun documento.

Il secondo punto debole è il modo di registrare. Le misure finiscono su una scheda di controllo cartacea, spesso in blocco e a posteriori. Una scheda così soddisfa il requisito formale, ma non collega il risultato a un ordine preciso, a un lotto di materia prima o alle impostazioni della macchina. Quando arriva un reclamo, la documentazione esiste, ma le risposte vanno cercate altrove: nella memoria degli operatori e nelle date sulle stampe. A questo si aggiunge il sapere sulle impostazioni collaudate della macchina, che vive nella testa della persona più esperta del turno.

La soluzione in tre elementi

Il primo elemento è la misura registrata nel momento in cui viene eseguita, alla postazione. L'operatore ha un tablet o uno scanner: scansiona il codice dell'ordine, inserisce il risultato della misura e documenta il difetto con una foto in un solo gesto. La registrazione si collega da sola all'ordine, al lotto di materia prima, alla postazione e all'ora. La scheda di controllo smette di essere un'attività separata a fine turno - si compone da sola, dalle registrazioni raccolte durante la giornata.

Il secondo elemento sono i limiti di tolleranza e il blocco. Ogni caratteristica misurata ha un intervallo stabilito. Un risultato fuori intervallo contrassegna subito il prodotto come bloccato e invia una notifica dove serve: al caposquadra, al tecnologo o al responsabile di produzione. Il meccanismo sorveglia anche la sequenza: la fase successiva non accetta un prodotto con un blocco aperto, così il difetto si ferma nel punto in cui è nato e smette di scorrere lungo il processo.

Il terzo elemento è lo storico della qualità agganciato all'ordine. In caso di reclamo, la risposta alle domande su quando è nato il difetto, che cos'altro potrebbe averlo e dove si trovano ora quei prodotti emerge direttamente dalle registrazioni: si vedono le serie prodotte in condizioni simili, quelle che aspettano in magazzino e quelle già partite. Si vedono anche le tendenze: una caratteristica che da settimane si avvicina al limite di tolleranza annuncia un problema prima che il primo pezzo esca dall'intervallo.

Che cosa significa per il titolare dell'azienda

Il conto vale la pena farlo sui propri numeri. Quanti reclami di qualità ha gestito l'azienda nell'ultimo anno e quanto è costato ciascuno: trasporto, nuova produzione, tempo delle persone tolte dal lavoro corrente? Quanti prodotti hanno fatto in tempo a passare per le fasi successive prima che il difetto venisse scoperto? Quanti giorni è durata la ricerca della causa e quanti clienti hanno aspettato una risposta nel frattempo?

Dall'altra parte del conto c'è un cambiamento piccolo dal punto di vista del reparto: la misura, che viene eseguita comunque, è registrata subito là dove è nata. Le nuove attività sono pochissime, scompaiono invece la trascrizione e la compilazione in blocco delle schede, e il chiarimento dei reclami smette di somigliare a un'«indagine».

Da dove cominciare

Da una sola caratteristica da cui dipendono i reclami: una dimensione, un peso, un parametro di processo o una valutazione visiva. Una postazione, un tablet, limiti di tolleranza presi dalla documentazione del prodotto o stabiliti con il tecnologo. Per due settimane le misure vengono registrate alla postazione e confrontate con il flusso abituale. La verifica dopo questo periodo mostra quanti risultati sono usciti dall'intervallo, quanti prodotti sono stati bloccati e quanti di questi blocchi erano fondati. Poi il perimetro cresce con altre caratteristiche e postazioni - sempre seguendo il processo che l'azienda ha già.

Come le persone delle aziende di produzione in Polonia e in Germania, Austria e Svizzera descrivono con parole proprie i problemi nell'organizzazione del lavoro - dalla documentazione tenuta «per l'audit» al sapere chiuso nella testa di una sola persona - lo mostro nel report «Excel, foglietti e l'unica persona che sa» - lì può anche scaricarlo.

Se questa descrizione Le ricorda la Sua azienda, mi scriva oppure prenoti un incontro - esamineremo insieme il processo di controllo e verificheremo quali misure conviene registrare alla postazione.