System für die Steuerberatung
Jeden Monat, wenn die Zeit der Rechnungsstellung kam, griff die zuständige Person zum Ordner jedes Mandanten — suchte den Vertrag, prüfte die Konditionen und berechnete die abzurechnenden Beträge auf dem Taschenrechner. Zusatzarbeiten landeten gar nicht auf den Rechnungen, weil es keinen Ort gab, sie zu sammeln. Ich baute ein System, das diesen Prozess automatisierte: eine Datenbank aller Mandanten mit individuellen Konditionen, auf deren Basis die Buchhaltungsleistungen automatisch abgerechnet werden. Die Kanzlei verkürzte die Rechnungsstellung und steigerte den Umsatz.
Das Herz einer solchen Firma ist die Tatsache, dass fast jeder Mandant zu anderen Konditionen betreut wird. Darum herum habe ich das ganze System gebaut.
Passung vor allem
Im Folgenden beschreibe ich eine konkrete Umsetzung — ein CRM für eine Steuerberatung — um verschiedene Möglichkeiten zu zeigen. Denken Sie daran: Ihr System kann ganz anders aussehen, damit es genau die Bedürfnisse Ihrer Organisation erfüllt. Nicht weniger und nicht mehr. Keine überflüssigen Funktionen — ich setze nur die um, die echten geschäftlichen Wert bringen.
Jeder Mandant zu eigenen Konditionen
Das ist die größte Stärke dieses Systems. In einer Datenbank sind alle Mandanten definiert — in der beschriebenen Umsetzung über 220 — und jeder von ihnen kann völlig andere Betreuungsparameter haben. Mit dem einen wurde der Vertrag vor fünf Jahren geschlossen, zu anderen Sätzen; mit dem anderen gestern, zu anderen. Das System erlaubt es, jeden dieser Verträge einzeln abzubilden, ohne Kompromisse und ohne das Angebot zu „mitteln".
In der Mandantenakte, im Reiter der Vertragsparameter, stellt man u. a. ein:
- die Art der Buchführung (Einnahmen-Überschuss-Rechnung, doppelte Buchführung),
- den Betreuungsumfang (Umsatzsteuer, innergemeinschaftliche Umsatzsteuer, Ist-Versteuerung, Fremdwährungen und weitere),
- die Liste der monatlichen Meldungen für diesen Mandanten (Umsatzsteuer-Voranmeldung monatlich und quartalsweise, zusammenfassende Meldung, Lohn- und Einkommensteuer monatlich und quartalsweise, Körperschaftsteuer, standardisierte Prüfdatei),
- die Abrechnungsform: Tarif oder Pauschale.
Tarif, Pauschale und Gebühren für Mitarbeitende
Die erste Abrechnungsform ist der Tarif — eine gestaffelte Preisliste je nach Anzahl der Belege, die der Mandant im jeweiligen Monat bringt. Zum Beispiel: von 1 bis 5 Belegen gilt ein Satz, von 6 bis 12 ein höherer, ab einigen Dutzend ein weiterer. Jeden Monat prüft das System selbst, in welche Stufe der Mandant fällt, und bestimmt darauf basierend den Rechnungsbetrag. Auch die Basissätze selbst sind variabel — sie hängen von den Vertragsparametern in der Mandantenakte ab, sodass zwei Mandanten mit unterschiedlichen Verträgen unterschiedliche Tarife haben.
Die zweite Form ist die Pauschale — eine feste monatliche Gebühr unabhängig von der Belegzahl (z. B. für die Einnahmen-Überschuss-Rechnung), betragsmäßig in der Mandantenakte hinterlegt.
Hinzu kommen zwei Elemente, die die Rechnung erhöhen:
- optionale Gebühren, berechnet vom Tarifbetrag — z. B. die Erstellung und Übermittlung der standardisierten Prüfdatei als Prozentsatz (etwa 10 %) des Tarifwerts,
- Gebühren für Mitarbeitende des Mandanten — separate Sätze je Arbeitsvertrag, Werkvertrag, Auftragsvertrag sowie betriebliche Vorsorge, multipliziert mit der Zahl der Mitarbeitenden in jeder Gruppe.
So besteht eine Rechnung aus klaren, nachvollziehbaren Teilen: Grundabrechnung (Tarif oder Pauschale), Zusatzgebühren und Kosten der Lohn- und Personalbetreuung.
Katalog der Zusatzarbeiten
Neben der Standardabrechnung braucht jeder Mandant hin und wieder etwas außerhalb des Vertrags — eine Beratung mit der Geschäftsführung, eine Schulung zur Programmbedienung, das Ausstellen zusätzlicher Dokumente. Für solche Fälle hat jeder Mandant einen eigenen Katalog von Zusatzarbeiten mit separater Preisliste. Positionen aus dem Katalog landen nur dann auf der Rechnung, wenn sie tatsächlich anfallen.
Die Preise lassen sich individuell je Mandant festlegen — steht dem Mandanten ein Rabatt zu, trägt man für ihn einen anderen Betrag als in der Grundpreisliste ein. Dasselbe Werkzeug erlaubt also, das Angebot flexibel an den konkreten Mandanten anzupassen.
Die Mitarbeitenden melden erledigte Zusatzarbeiten von einem eigenen Bildschirm: Sie wählen den Mandanten, wählen die Arbeit, und das System legt die Position in der Mandantenakte ab. Die Arbeit wird in den Berichten sichtbar und — das Wichtigste — automatisch der nächsten Rechnung hinzugerechnet, gemäß Preisliste.
Vollständige Historie und Archiv an einem Ort
In der Mandantenakte sieht man die gesamte Zusammenarbeitshistorie: alle ausgestellten Rechnungen Jahr für Jahr, die Belegzahl in den einzelnen Monaten, die Zahl der Mitarbeitenden nach Vertragsart sowie die Rechnungswerte. Ein eigener Bereich ist das Dokumentenarchiv des Mandanten — Verträge und Nachträge als PDF —, sodass der Zugriff auf Konditionen von vor Jahren nur einen Augenblick dauert.
Von der Akte aus kann man auch einen neuen Mandanten anlegen, ein Angebot erzeugen oder einen unterschriftsreifen Vertrag. Einmal im Jahr, bei der Preisanpassung (etwa an die Inflation), erfasst eine Aktualisierung mit einem Zug alle Mandanten auf einmal.
Die Checkliste — die Kommandozentrale der ganzen Kanzlei
Das ist die zweite Säule des Systems. Zu Beginn jedes Monats wird eine Checkliste erzeugt — das System setzt automatisch alle aktiven Mandanten darauf (jeder Mandant hat den Status aktiv oder inaktiv). Bei jedem ist sichtbar, welche Meldungen in diesem Monat zu erledigen sind: Körperschaftsteuer, Einkommensteuer quartalsweise und monatlich, Umsatzsteuer quartalsweise und monatlich, zusammenfassende Meldung, standardisierte Prüfdatei. So lässt sich kein Mandant und keine Pflicht vergessen.
Der Status jeder Position wird farblich markiert, indem man durch die Zustände klickt:
- erledigt — die Meldung ist fertig, wartet auf Übermittlung,
- übermittelt — an das Finanzamt gesendet,
- bestätigt — die Bestätigung vom Amt ist zurück (Vorgang abgeschlossen),
- Problem — etwas stimmt nicht; der Mitarbeiter beschreibt, worum es geht, und der Fall wird an die Leitung eskaliert, die über das weitere Vorgehen entscheidet.
Am Kopf der Liste läuft ein Sammelpanel, das zeigt, wie viele Aufgaben im Monat noch offen sind — getrennt je Meldungsart und insgesamt. Jeder Abschluss einer Position senkt den Zähler. Erreichen alle Zähler null, hat die Kanzlei ihre gesamte Arbeit des Monats erledigt. Das ganze Team — jeder Einzelne und die Firma als Ganzes — sieht an einem Ort, in welcher Phase die Betreuung steht.
Rechnung automatisch und als E-Rechnung
Bei jedem Mandanten auf der Checkliste ergänzt die zuständige Person die Monatsdaten — die Belegzahl und die Zahl der Mitarbeitenden in den einzelnen Vertragsgruppen — und markiert die Positionen als abgeschlossen. Erst wenn alle Arbeiten für den Mandanten erledigt sind, erscheint die Schaltfläche zum Erstellen der Rechnung.
Die Rechnung berechnet sich selbst, auf Basis der Konditionen aus der Mandantenakte: Grundabrechnung gemäß Tarif oder Pauschale, Zusatzgebühren, ein separater Betrag für Lohn und Personal, ein separater für die Buchführung. Der Mandant erhält eine klare Aufstellung: wie viele Belege, wie viele Verträge welcher Art, wie viele betriebliche Vorsorgeverträge.
Das System arbeitet mit dem nationalen E-Rechnungssystem zusammen (in Polen KSeF; das deutsche Pendant ist die E-Rechnung nach ZUGFeRD / XRechnung) — die erstellte Rechnung geht automatisch ins System, erhält ihre Nummer, und die Vorschau ist sofort verfügbar. Die Lösung bleibt mit den aktuellen Vorschriften konform.
Dieser Mechanismus dient zugleich der Qualitätskontrolle. Die Liste für den Folgemonat lässt sich nicht erzeugen, solange nicht für jeden Mandanten eine Rechnung ausgestellt ist, und die Rechnung lässt sich nicht ausstellen, solange nicht alle Arbeiten für den Mandanten abgeschlossen sind. Der Monatsabschluss erzwingt so die Vollständigkeit.
Mailing an Mandanten
Im System gibt es auch ein einfaches Marketingmodul. Man kann ausgewählte oder alle Mandanten markieren und in wenigen Schritten ein Mailing an sie senden — informativ oder werblich — ohne Adressen abzutippen und ohne in ein separates Werkzeug zu wechseln.
Vom Papierordner zum Automaten
Bevor dieses System entstand, lagen die Konditionen jedes Mandanten im Ordner, in Papierverträgen. Jeden Monat zog die für die Rechnungsstellung zuständige Person Vertrag um Vertrag heraus, suchte die vereinbarten Sätze und stellte jede Rechnung von Hand aus. Das waren mehrere Tage mühsamer Arbeit.
Heute geschieht das automatisch. Konditionen und Zusatzarbeiten berechnen sich selbst, Rechnungen entstehen mit einem Zug und gehen sofort ins E-Rechnungssystem, und die Checkliste sorgt dafür, dass kein Mandant und kein Dokument übersehen wird.
In der Praxis bewährt
Mit dem neuen CRM auf der FileMaker-Plattform haben wir unsere komplexen Abrechnungsmodelle mit Mandanten geordnet und die Rechnungsprozesse automatisiert. Wir sparen jeden Monat viel Zeit und haben unseren Umsatz gesteigert.
Joanna Liszkowska — Vorstandsvorsitzende, inLAND Audit
Ihr System kann gleich, ähnlich oder ganz anders sein — zugeschnitten auf die Besonderheiten Ihrer Firma: anderes Leistungsprofil (Buchhaltung, Steuerberatung, Audit, Rechtsdienstleistungen), anderes Abrechnungsmodell, andere Meldungen und Rollen im Team.
Was meine Umsetzungen auszeichnet
- Individueller Entwurf — das System entsteht auf Basis der realen Prozesse Ihrer Firma.
- Schnelle und flexible Umsetzung — dank der FileMaker-Plattform setze ich weitere Module und Änderungen schnell um, mit wenig Code, ohne mehrjährige IT-Projekte.
- Keine Notwendigkeit, alles im Voraus zu planen — weitere Ideen setze ich in dem Tempo um, in dem sie beim Nutzen der fertigen Funktionen entstehen.
- Klare Oberflächen — gut lesbare Bildschirme für Buchhalter, Rechnungssteller und Leitung.
- Konformität mit Vorschriften — Anbindung an das E-Rechnungssystem und Unterstützung aktueller Meldungen.
- Wachstum mit der Firma — nach Bedarf ergänze ich weitere Module und Integrationen und schaffe ein System, das mit Ihrem Geschäft wächst.
Der nächste Schritt
Wenn Sie sehen möchten, wie ein ähnliches System in Ihrer Firma aussehen könnte — melden Sie sich. Wir sprechen über Ihre aktuellen Prozesse und darüber, welche sich mit einer individuellen Anwendung abdecken lassen. Wir sehen uns die Stellen an, die am meisten Zeit kosten und zuerst angegangen werden sollten. Wir legen den ersten Schritt fest — mit möglichst geringen Kosten —, um zu prüfen, wie schnell die Zusammenarbeit Wirkung zeigt, und sprechen über die weiteren Etappen.
30 Minuten buchen. Jede Mail beantworte ich selbst.
Das erste Gespräch ist für mich ein ruhiges Kennenlernen. Ich prüfe, ob ich überhaupt helfen kann. Keine Folien, kein Verkaufsdruck. Wenn ich sehe, dass es nicht passt, sage ich es direkt.
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