5 Anzeichen, dass Ihre Firma aus Excel herausgewachsen ist

Bevor ich GoIDEA gründete, führte ich eine Firma mit hundert Personen. Mit B2B-Verträgen im achtstelligen Bereich. Damals sammelte ich auch Dutzende Tabellen an — Vertriebs-Pipeline, Service-Kontrolle, Lieferplan, Margen, Rechnungsstellung. Jede entstand, weil gerade jemand etwas sofort brauchte. Jede begann für sich zu funktionieren. Jede hatte nach einigen Monaten ihr eigenes Leben.

Lange wehrte ich mich gegen das Urteil, dass es schon zu viel sei. Excel ist billig, bekannt, jeder kann es. Nicht die Technik ist das Problem — wir haben uns nur noch nicht organisiert. Das sagte ich mir zwei Jahre lang. Und dann bemerkte ich in der Geschäftsführung, dass zwei Manager zwei verschiedene Ergebnisse desselben Monats zeigten. Jeder aus einer anderen Tabelle. Jeder überzeugt, recht zu haben.

Heute, wenn ich mit Inhabern von Firmen mit 20–250 Personen spreche, höre ich denselben Moment aus verschiedenen Mündern. Jede Firma wächst bis zu der Größe, in der Excel aufhört, ein Werkzeug zu sein, und anfängt, ein Problem zu sein. Tabellen an sich sind in Ordnung — die Sache ist, dass sich bestimmte Anzeichen nicht ignorieren lassen. Ich habe fünf notiert, die ich am häufigsten sehe.

1. Der Auftrag, verloren in der Tabelle

Ein Kunde ruft an und fragt, ob seine Bestellung angenommen wurde. Der Mitarbeiter sucht. In einer Tabelle findet er einen Eintrag von vor einer Woche, in der zweiten steht nichts, in der dritten hat jemand schon „erledigt" markiert, weiß aber nicht mehr wann und durch wen. Der Kunde wartet vier Minuten in der Leitung. Das erste Anzeichen, dass die Firma gegen sich selbst arbeitet.

In einer Tabelle gibt es kein Audit. Sie wissen nicht, wer was hinzugefügt, wer was gelöscht hat, wann. In einem System sind diese Informationen standardmäßig da. Das ist grundlegende operative Hygiene.

2. Zwei Quellen der Wahrheit über denselben Kunden

Der Vertrieb hat „seine" Kundentabelle. Die Buchhaltung hat „ihre". Das Marketing hat noch eine dritte, mit der Mailing-Datenbank. In der einen heißt der Kunde „Kowalski GmbH", in der zweiten „Kowalski gmbh", in der dritten „Kowalskis Firma". Für Ihre Firma sind das drei verschiedene Unternehmen, obwohl es ein Kunde ist.

Die Folge: In einem Jahr machen Sie einen Vertriebsbericht und wissen nicht, wie viel Kowalski tatsächlich bei Ihnen gekauft hat. Und in zwei Jahren wächst die Firma, fünf neue Vertriebler kommen dazu, jeder legt seine eigene Tabelle an — und Sie wiederholen dasselbe in größerem Maßstab.

3. Der statische Bericht, der drei Tage alt ist

Jeden Montagmorgen bekommen Sie den Vertriebsbericht der Vorwoche. Jemand hat ihn Freitagabend erstellt. Das Wochenende vergeht, der Montagvormittag vergeht — und es stellt sich heraus, dass sich drei Bestellungen geändert haben, ein Kunde abgesprungen ist, zwei Preise falsch eingetragen waren. Der Bericht, den man Ihnen zeigt, ist bereits drei Tage alt und hat sieben Korrekturen, die Sie nicht sehen.

Eine Firma auf Basis eines drei Tage alten Berichts zu führen heißt, die Firma mit Verzögerung zu führen. Nur wenige Entscheidungen lassen sich ohne Kosten um drei Tage aufschieben. Jede Stunde Verzögerung ist eine Stunde, in der ein Mitarbeiter auf eigene Faust entscheidet, auf Basis dessen, was er sich merkt.

4. Falsche Preise in Angeboten

Die Preisliste ist in einer Tabelle. Angebote erstellen die Vertriebler in einer zweiten und kopieren die Preise von Hand. Einmal pro Quartal aktualisiert jemand die Preisliste, aber von der Aktualisierung erfahren nur die Vertriebler, die an diesem Tag zufällig im Büro waren. Die übrigen nutzen noch drei Wochen lang die alten Preise.

Studien zufolge enthalten 90 % der Tabellen Fehler. Ich glaube nicht an den Wert einer einzelnen Statistik — aber ich glaube an das, was ich bei Kunden sehe. Jede Firma, die mit mir bei einem Excel-Audit begann, fand mindestens eine Position mit einem Preisfehler, der sie echtes Geld kostete.

5. Der Mitarbeiter weiß nicht, was er morgen tun soll

Die höchste Alarmstufe. Wenn ein Mitarbeiter morgens ins Büro kommt und nicht weiß, ob er das tun soll, was er gestern beendet hat, oder das, was er heute per Mail bekam, oder das, was der Chef am Freitag um 16:00 sagte. Weil jede dieser Informationen an einem anderen Ort lebt.

Eine wachsende Firma braucht einen Ort, an dem die Arbeit passiert — mehr als weitere Prozeduren. Excel baut diesen Ort nicht, weil es zum Rechnen entstanden ist, und Menschen zu koordinieren ist eine ganz andere Aufgabe.

Was im ersten Schritt zu tun ist

Ersetzen Sie nicht alles auf einmal. Das ist der häufigste Fehler. Wählen Sie den einen Prozess, der Ihnen am meisten wehtut — meist ist es die Auftragsabwicklung oder das CRM — und beginnen Sie damit. Vier bis acht Wochen, und das erste Modul funktioniert. Den Rest ergänzen Sie nach und nach, wie die Firma wächst und neue Bedürfnisse entstehen.

Meine größten Kunden haben so begonnen. Die ersten Projekte hatten ein Budget in Höhe eines Monatsgehalts ihres Finanzleiters. Nach fünf Jahren haben sie Systeme im Wert von einer halben Million — aber jede einzelne Entscheidung war eine kleine Entscheidung.

Wenn eines dieser fünf Anzeichen Ihnen bekannt vorkommt — melden Sie sich bei mir. Sprechen wir dreißig Minuten darüber, welcher Prozess bei Ihnen am stärksten wehtut und was sich am schnellsten tun lässt.