Komplette Auftragsdokumentation ohne manuelles Zusammenstellen

Halb zwei, der Kurier ist für drei angekündigt, im Lager warten drei Aufträge auf den Versand. Die Person, die für die Dokumente zuständig ist, beginnt ihr Ritual: Etiketten druckt sie aus einer separaten Vorlage, das Qualitätszeugnis füllt sie anhand der Prüfergebnisse aus, die Bedienungsanleitung sucht sie im Ordner beim Produkt, das Werkstoffzeugnis in der E-Mail vom Lieferanten, dazu den Lieferschein und die Konformitätserklärung, weil dieser Kunde sie verlangt. Dann muss alles zu einem Satz zusammengefügt werden: ein Teil wird gescannt, ein Teil in einem kostenlosen PDF-Werkzeug zusammengeklebt. Ein gutes Dutzend Minuten Klicken für einen Versand. Und beim nächsten wieder von vorn.

Warum manuelles Zusammenstellen versagt

Das erste Problem ist die Zeit. Das Zusammenstellen der Dokumente wächst direkt mit der Zahl der Sendungen, und meist erledigt es eine Person, die nebenbei auch Transporte bestellt, Ware ausgibt und Anrufe entgegennimmt. An Tagen mit gehäuften Sendungen entstehen die Dokumente in Eile, und Eile kostet bei Papieren am meisten.

Das zweite Problem sind Versionsfehler. In den Satz gerät eine Erklärung nach der alten Vorlage, ein Zeugnis mit den Ergebnissen einer anderen Charge oder ein Werkstoffzeugnis aus dem Nachbarauftrag. Der Kunde merkt das bei der Warenannahme und hält das Abladen oder die Zahlung zurück, bis nachgeliefert ist. Die Ware ist angekommen, formal gibt es aber keine Lieferung.

Das dritte Problem ist Wissen, das in einem einzigen Kopf steckt. Dass Kunde A eine Konformitätserklärung verlangt, Kunde B das Zeugnis in zweifacher Ausfertigung und dass zu Erzeugnissen einer bestimmten Gruppe ein Werkstoffzeugnis gehört, weiß eine einzige Person. Ist sie im Urlaub, geht im Unternehmen die „rote Lampe“ an: Jemand stellt den Satz nach Gefühl zusammen, und erst die E-Mail des Kunden zeigt, was gefehlt hat.

Die Lösung in drei Bausteinen

Erster Baustein: Der Satz wird einmal definiert, bei den Daten. Beim Produkt und beim Kunden speichert das System die Liste der Dokumente, die zum Versand gehören, samt Reihenfolge der Seiten. Die Anforderungen des Kunden stehen in den Daten, so dauerhaft wie Artikelnummer oder Preis. Das System erinnert sich, und so stellt eine neue Person im Versand vom ersten Tag an den richtigen Satz zusammen.

Zweiter Baustein: ein Mechanismus, der eine einzige Datei erzeugt. Das System erstellt selbst ein PDF-Dokument und fügt ihm Seite für Seite hinzu, bis der Satz vollständig ist. In die Datei gehen sowohl Seiten, die direkt aus den Auftragsdaten erzeugt werden (Etiketten, Lieferschein, Qualitätszeugnis), als auch fertige Dateien von außen, zum Beispiel das Werkstoffzeugnis, das bei der Materialcharge im Moment des Wareneingangs abgelegt wurde, oder die Bedienungsanleitung, die beim Produkt hinterlegt ist. Ein Durchlauf ergibt ein mehrseitiges PDF, angeordnet genau nach der Definition aus dem ersten Baustein.

Dritter Baustein: Start ohne menschliches Zutun und Archiv beim Auftrag. Der Mechanismus startet in dem Moment, in dem der Auftrag zum Versand freigegeben wird, und kann auf dem Server laufen, sodass das Dokument auch dann entsteht, wenn niemand am Rechner sitzt. Die fertige Datei wird beim Auftragsdatensatz gespeichert und geht dorthin, wo sie gebraucht wird: ins Lager zur Ausgabe, per E-Mail an den Kunden, ins Archiv. Ein Jahr nach der Lieferung findet man den kompletten Dokumentensatz mit einem Klick beim Auftrag, ohne Suche in Ordnern.

Was das für den Unternehmer bedeutet

Rechnen Sie mit eigenen Zahlen. Wie viele Sendungen verlassen das Unternehmen pro Woche? Wie viele Minuten dauert das Zusammenstellen der Dokumente für eine davon? Das Produkt dieser beiden Zahlen sind die Arbeitsstunden, die jede Woche für eine Tätigkeit aufgewendet werden, die das System im Hintergrund erledigt. Dazu kommt der zweite Posten der Rechnung, schwerer zu messen und meist teurer: die Kosten einer Sendung, die der Kunde wegen eines fehlenden oder falschen Zeugnisses zurückhält, die Kosten des erneuten Versands von Dokumenten und der Eindruck, den so eine Panne bei einem Abnehmer hinterlässt, der seine Lieferanten auditiert. Der oben beschriebene Mechanismus nimmt beide Posten weg: Die Zeit für das Zusammenstellen sinkt praktisch auf null, und Versionsfehler verschwinden, weil jedes Dokument direkt aus den Auftragsdaten entsteht.

Womit anfangen

Beginnen Sie mit einer Bestandsaufnahme: Welche Dokumente begleiten den Versand, woher stammt jedes davon, wer stellt sie zusammen und wie lange dauert das. So eine Liste entsteht in einer Stunde und zeigt sofort, welche Dokumente das System selbst erzeugen kann und welche nur bei den Daten abgelegt werden müssen (wie Zeugnisse von Lieferanten). Danach lohnt es sich, den Weg eines einzelnen Auftrags von der Freigabe bis zum Versand abzugehen und jede Stelle zu markieren, an der ein Mensch abtippt, druckt oder zusammenklebt. So entsteht eine fertige Spezifikation, auf deren Grundlage sich eine einfache Anwendung bauen lässt, die den gesamten Prozess automatisiert.

Wenn Sie prüfen möchten, wie ein solcher Mechanismus in Ihrem Unternehmen aussehen würde, schreiben Sie mir oder vereinbaren Sie ein Gespräch.

Weitere Mechanismen dieser Art beschreibe ich im Bereich Wissen.