Dokumente, die von selbst ins System kommen

Warum Dokumente im Postfach warten

Montag, 8:30 Uhr. Im Postfach des Büros warten ein gutes Dutzend Anhänge: Kundenbestellungen als PDF, Lieferbestätigungen von Lieferanten, Lieferscheine von Subunternehmern. Jeder sieht anders aus, weil jeder Geschäftspartner seine eigene Vorlage hat. Jemand muss jede Datei öffnen, darin Artikelnummern, Mengen, Preise und Termine finden und sie dann Feld für Feld ins System abtippen.

Dieses Abtippen verursacht drei Kosten, die auf keiner Rechnung auftauchen. Die erste ist die Zeit: wenige Minuten bis eine Viertelstunde pro Dokument, Tag für Tag, das ganze Jahr über. Die zweite sind Fehler: ein Tippfehler in der Artikelnummer, ein Zahlendreher in der Menge, ein verwechselter Termin. So ein Fehler fällt erst in der Produktion oder beim Versand auf und kostet dann ein Vielfaches der Minute sorgfältigen Abtippens. Die dritte ist am wenigsten sichtbar: Solange das Dokument im Postfach liegt, „sieht“ das System es nicht. Die Lieferbestätigung kam vor zwei Stunden, die Produktionsplanung arbeitet aber noch mit alten Daten.

Dazu kommt ein viertes Problem. Das Wissen aus diesen Dokumenten bleibt in Anhängen eingeschlossen, die über verschiedene Postfächer verstreut sind. Wenn man nach drei Monaten eine Bestätigung mit einem bestimmten Termin oder einem vereinbarten Preis finden muss, beginnt die Suche in Ordnern und im Gedächtnis der Mitarbeiter.

Die Lösung in drei Bausteinen

Ein solcher Mechanismus lässt sich im System eines Fertigungsbetriebs aufbauen und besteht aus drei Teilen.

Erster Baustein: ein Eingang für alle Dokumente. Alles, was per E-Mail oder vom Scanner kommt, landet an einer Stelle im System. Die KI erkennt, um welches Dokument es sich handelt: eine Kundenbestellung, eine Lieferbestätigung oder einen Lieferschein, und von welchem Geschäftspartner es stammt. Die Vielfalt der Vorlagen hört auf, ein Problem zu sein, weil die KI den Inhalt des Dokuments liest, unabhängig vom Seitenlayout.

Zweiter Baustein: automatisches Lesen und Speichern direkt in der Datenbank, genau dort, wo die Daten hingehören. Aus dem erkannten Dokument zieht die KI Positionen, Mengen, Termine, Bestellnummern und Preise und trägt sie in die richtigen Datensätze ein: Eine Kundenbestellung legt Auftragspositionen an, eine Lieferbestätigung aktualisiert den Termin an der richtigen Einkaufsposition. Der Mensch sieht Quelldokument und gelesene Daten nebeneinander, bestätigt mit einem Klick oder korrigiert ein einzelnes Feld. Die Maschine liest und trägt ein, der Mensch bestätigt. Weichen die Daten der Bestätigung von der Bestellung ab, etwa bei Menge oder Termin, schaltet das System eine „rote Lampe“ ein und leitet die Abweichung zur Klärung dorthin, wo es nötig ist.

Dritter Baustein: Suche im Inhalt der Dokumente in der gesamten Datenbank. Jedes Dokument wird mit dem Datensatz verknüpft, den es betrifft, und sein Inhalt wird zusammen mit den übrigen Daten durchsuchbar. Eine in Alltagssprache formulierte Frage, zum Beispiel „Zeig mir die Lieferbestätigungen für Rohmaterial mit Termin nächste Woche“, liefert die Liste der Dokumente in wenigen Sekunden.

Was das für den Unternehmer bedeutet

Die Rechnung macht man am besten mit eigenen Zahlen. Zählen Sie, wie viele Dokumente von Lieferanten und Kunden pro Woche ins Unternehmen kommen und wie viele Minuten das Abtippen eines Dokuments ins System dauert. Multiplizieren Sie das eine mit dem anderen und das Ergebnis mit den Kosten einer Bürostunde. Das ist der erste, einfachste Teil der Rechnung.

Der zweite Teil ist wichtiger. Denken Sie an den letzten Fehler beim Abtippen: eine falsche Rohmaterialmenge in der Bestellung, ein verwechselter Termin, eine falsche Artikelnummer. Rechnen Sie aus, was seine Klärung gekostet hat: Telefonate, korrigierte Belege, eine angehaltene Charge, ein unzufriedener Kunde. Manchmal reichen ein paar solcher Situationen im Jahr, damit ihre Kosten den gesamten ersten Teil der Rechnung übersteigen.

Der dritte Teil ist die Geschwindigkeit des Informationsflusses. Eine Lieferbestätigung, die eine Minute nach Eingang der E-Mail im System ist statt am nächsten Tag, bedeutet Produktionsplanung mit aktuellen Daten. Dieser Teil der Rechnung landet selten in der Kostentabelle, in der Werkhalle sieht man ihn aber am schnellsten.

Womit anfangen

Automatisierung ist bei einem geordneten Dokumentenfluss sinnvoll. Der erste Schritt ist ein Ort, an dem die Dokumente ankommen: ein gemeinsames Postfach oder ein Ordner statt Anhängen, die über die privaten Postfächer der Mitarbeiter verstreut sind. Der zweite Schritt ist die Wahl des ersten Dokumentenstroms. Am besten beginnt man mit den Dokumenten, die am häufigsten vorkommen und einen wiederkehrenden Inhalt haben, zum Beispiel mit den Lieferbestätigungen einiger Hauptlieferanten. Der dritte Schritt ist der Lesemechanismus mit Bestätigung durch einen Menschen, gestartet für genau diesen einen Strom. Wenn er funktioniert und Vertrauen aufgebaut hat, erweitert man ihn um weitere Dokumenttypen und weitere Geschäftspartner.

Genau solche Mechanismen baue ich in Systemen auf Basis von Claris FileMaker, verbunden mit KI zum Lesen von Dokumenten. Wenn Sie prüfen möchten, wie das mit den Dokumenten aus Ihrem Unternehmen aussehen könnte, schreiben Sie mir oder vereinbaren Sie ein kurzes Gespräch im Kalender unten.

Weitere Ideen dafür, was sich in Ihrem Unternehmen bauen lässt, finden Sie im Bereich Wissen.