Ein System, das die Angebotserstellung unterstützt

Warum Kalkulationen in der Warteschlange liegen

Montag, 7:40 Uhr. Im Postfach wartet eine Anfrage von einem neuen Kunden: ein PDF mit einer Positionstabelle, zwei Zeichnungen und die Bitte um ein Angebot bis Freitag. Die Person, die das kalkulieren kann, ist gerade mit der laufenden Arbeit beschäftigt, weil seit dem Morgen etwas ihre Aufmerksamkeit verlangte. An die Anfrage setzt sie sich am Mittwochabend. Am Donnerstag schickt der Vertrieb das Angebot, und am Freitag hört er, dass der Kunde sich bereits mit der Firma geeinigt hat, die am Dienstag geantwortet hat.

Dieses Szenario wiederholt sich in Unternehmen quer durch alle Branchen. Und es hat erstaunlich wenig mit dem Preis zu tun. Der Auftrag geht an der Antwortzeit verloren, bevor überhaupt über Geld gesprochen wird.

Eine Kalkulation ist Expertenarbeit. Man muss die Spezifikation oder Zeichnung lesen, Material und Komponenten beurteilen, Zeiten und Arbeitsaufwand schätzen und prüfen, was Ähnliches die Firma schon gemacht hat. Dieses Wissen haben meist zwei, drei Personen im Unternehmen - der Technologe, der Abteilungsleiter, manchmal der Inhaber selbst. Es sind zugleich die Personen, die von der laufenden Arbeit am stärksten beansprucht werden, also landet die Anfrage am Ende ihrer Aufgabenliste.

Dazu kommt, dass die für die Kalkulation nötigen Daten an mehreren Orten gleichzeitig liegen. Alte Angebote in Excel-Dateien, tatsächliche Durchlaufzeiten im System oder auf Papierlaufkarten, Materialpreise in E-Mails von Lieferanten. Jede Kalkulation beginnt also mit Suchen und erst danach mit Rechnen. Das Ergebnis ist vorhersehbar: Antworten gehen nach mehreren Tagen raus, ein Teil der Anfragen bekommt nie ein Angebot, und die Firma weiß nicht einmal, wie viele Aufträge im Jahr sie allein durch den Kalender verloren hat.

Die Lösung in drei Bausteinen

Genau diesen Prozess kann man heute im System eines Unternehmens mit Hilfe von KI abbilden. Die Lösung besteht aus drei Bausteinen.

Erstens, das Lesen der Anfrage. Das System liest mit Hilfe von KI die Nachricht und die Anhänge: Positionstabelle, Mengen, Material, Abmessungen, Toleranzen, Wunschtermin. Aus der E-Mail entsteht ein Datensatz im System, vollständig, bevor sich jemand an die Tastatur setzt. Das Abtippen entfällt, und mit ihm die Tippfehler, die sich später durch den ganzen Auftrag ziehen. Fehlt in der Anfrage etwas, schlägt das System eine Liste mit Rückfragen an den Kunden vor und bereitet sofort eine E-Mail mit diesen Fragen, ein Dokument zum Ausfüllen oder ein interaktives Webformular vor, das man dem Kunden nur noch freigeben muss. Die Antworten fließen zurück ins System und durchlaufen dieselbe KI-Analyse wie die Anfrage selbst, sodass das Angebot besser zu dem passt, was der Kunde wirklich braucht.

Zweitens, der Abgleich mit der Historie. Das System durchsucht abgeschlossene Aufträge und frühere Angebote: ähnliches Teil, ähnliches Material, vergleichbare Losgröße. Es schlägt die tatsächlichen Zeiten und Kosten aus der Umsetzung vor und daneben Preis und Marge aus dem damaligen Angebot. Einen solchen Bezugspunkt gibt es in jedem Unternehmen mit Auftragshistorie, nur muss man ihn heute in Dateien und im Gedächtnis der Mitarbeiter suchen.

Drittens, der Angebotsentwurf für die Entscheidung eines Menschen. Aus der gelesenen Anfrage und der passenden Historie stellt das System einen Kalkulationsentwurf zusammen: Positionen, vorgeschlagene Zeiten, Materialkosten, Platz für den Preis. Die Entscheidung über Preis und Risiko bleibt beim Menschen - beim Technologen, Vertriebsmitarbeiter oder Inhaber, dort, wo es nötig ist. Die Maschine liest und rechnet, der Mensch kalkuliert. Das System hält dabei fest, welche Angebote gewonnen und welche verloren wurden, sodass nach einigen Monaten die Trefferquote der Kalkulationen schwarz auf weiß sichtbar ist.

Was das für den Unternehmer bedeutet

Die Rechnung macht man am besten mit eigenen Zahlen. Wie viele Anfragen kommen im Monat herein? Wie viele Arbeitsstunden kostet eine Kalkulation, und was sind diese Stunden wert, wenn die kalkulierende Person in dieser Zeit etwas anderes für das Unternehmen tun könnte? Oft kalkuliert ohnehin der Inhaber selbst, und seine Stunden sind im Unternehmen die teuersten. Nach wie vielen Tagen bekommt der Kunde eine Antwort?

Und die wichtigste Frage: Wie viele Aufträge im Jahr gehen verloren, weil das Angebot zu spät verschickt wurde? Es genügt, den Wert eines durchschnittlichen Auftrags anzunehmen und auszurechnen, was ein einziger zusätzlich gewonnener Auftrag im Monat verändert. Bei Bestellungen, die regelmäßig wiederkehren, umfasst diese Rechnung ganze Jahre der Zusammenarbeit mit einem Kunden, der sich einmal für den schnelleren Lieferanten entscheiden musste.

Es gibt noch eine zweite Seite dieser Rechnung: Ein Unternehmen, das schnell und auf Basis tatsächlicher Kosten aus der Historie antwortet, kalkuliert seltener „nach Gefühl“. Und eine Kalkulation „nach Gefühl“ ist oft teurer als das teuerste System, weil sie einmal den Preis zu hoch ansetzt und den Kunden abschreckt und einmal zu niedrig, sodass die Firma beim Auftrag draufzahlt.

Womit anfangen

Der erste Schritt ist einfach und kommt ohne KI aus: ein Register aller Anfragen und Angebote an einem Ort, mit Eingangsdatum, Antwortdatum und Ergebnis. Allein dieses Register zeigt nach einem Monat, wo die Zeit verloren geht und wie viele Angebote das Unternehmen überhaupt verlassen.

Der zweite Schritt ist eine wiederholbare Kalkulationsstruktur: Position, Material, Zeiten, Kosten, Marge, im System gespeichert statt in losen Dateien. Erst auf so geordnete Daten lohnt es sich, das automatische Lesen von Anfragen und die Vorschläge aus der Historie aufzusetzen. Automatisierung ist auf geordneten Daten sinnvoll, auf ein Durcheinander gesetzt vergrößert sie dieses Durcheinander nur.

Es gibt noch einen Vorteil, an den bei Kalkulationen selten gedacht wird: das Aussehen. Ein aus dem System erstelltes Angebot kann schlicht schön sein - im Erscheinungsbild des Unternehmens, mit Logo, übersichtlicher Positionstabelle und Zusammenfassung, jedes Mal gleich. Die KI erzeugt das Dokument nach einer festgelegten Vorlage, sodass die Qualität des Angebots nicht mehr davon abhängt, wie gut jemand im Unternehmen mit Word umgehen kann.

Wenn Sie prüfen möchten, wie ein solcher Kalkulationsablauf in Ihrem Unternehmen aussehen könnte, schreiben Sie mir oder reservieren Sie gleich 30 Minuten im Kalender unten.

Mehr Texte darüber, was sich in Ihrem Unternehmen bauen lässt, finden Sie im Bereich Wissen.