Vom abgeschlossenen Auftrag zur Zahlung - den Rechnungsweg im Dienstleistungsbetrieb verkürzen

Verspätete Zahlungen sind eine der Hauptursachen für Liquiditätsengpässe in Dienstleistungsbetrieben - und oft haben sie nichts damit zu tun, dass der Kunde nicht zahlen will. Bevor ich GoIDEA gründete, habe ich jahrelang Firmen geführt und es aus der Nähe gesehen: Die Arbeit ist fertig, und die Rechnung geht ein paar Tage später hinaus, weil sie im Ablauf stecken geblieben ist. Im Folgenden erkläre ich, wo die Zeit wirklich verloren geht und wie man diesen Weg verkürzt.

Wo das Geld wirklich stecken bleibt

Verfolgen Sie den Weg eines einzelnen Auftrags. Der Techniker beendet die Arbeit vor Ort und notiert sie auf Papier oder im Messenger. Der Zettel kommt am Ende des Tages ins Büro zurück - oder am Ende der Woche. Jemand liest ihn, fragt nach Details, tippt ihn in das Fakturierungsprogramm ab und stellt erst dann das Dokument aus. Jeder dieser Schritte kostet Tage, und die Zahlungsfrist beginnt erst mit dem Ausstellen zu laufen. Der Kunde zögert nicht - die Rechnung ist verspätet hinausgegangen.

Das Prinzip: die Rechnung als Ergebnis des Auftragsabschlusses

Statt die Fakturierung als eigenen Schritt ganz am Ende zu behandeln, lohnt es sich, sie in den Moment des Auftragsabschlusses einzubinden. Der Techniker bestätigt die Ausführung gleich nach dem Abschluss beim Kunden - er markiert die erledigten Positionen, das verwendete Material und die Zeit und holt bei Bedarf die Unterschrift des Kunden und ein Foto ein. Diese Daten werden sofort zur Grundlage der Rechnung, sodass das Dokument noch am selben Tag hinausgehen kann. Das Abtippen entfällt, das Nachfragen entfällt, und die Zahlungsfrist beginnt sofort.

Was sich ändert, wenn die Rechnung sofort hinausgeht

Der offensichtlichste Effekt ist schnelleres Geld - es kommt bei jedem Auftrag diese paar Tage früher herein, und über einen Monat ist das ein realer Unterschied in der Liquidität. Dazu kommt Genauigkeit: Die Rechnung entsteht aus dem, was der Techniker tatsächlich vor Ort markiert hat, sodass ein zusätzliches Material oder eine Anfahrt seltener übersehen wird. Und weniger Verwaltungsarbeit im Büro, weil niemand den Verlauf eines Auftrags zwei Tage später aus einem Zettel rekonstruiert.

Wie ich das in der Praxis verbinde

Der Techniker erhält eine einfache Handy-App, in der er seine Aufträge sieht und sie auf einem einzigen Bildschirm abschließt. Ein abgeschlossener Auftrag geht in die Fakturierung, und von dort läuft das Dokument gemäß Ihrem Ablauf weiter, inklusive Ausgabe als E-Rechnung (ZUGFeRD / XRechnung). Ich beginne meist mit einem Teil - der Bestätigung des Auftrags vor Ort und der Übergabe an die Rechnung - denn das verkürzt den Weg zum Geld am schnellsten.

Wenn bei Ihnen die Rechnungen ebenfalls warten, bis Papier ins Büro gelangt - sprechen wir dreißig Minuten. Ich zeige, wie ich diesen Weg in Ihrem Unternehmen verkürzen würde und womit ich beginnen würde.