Was kostet maßgeschneiderte Software für ein Unternehmen mit 20-250 Mitarbeitenden?

Diese Frage höre ich im ersten Gespräch häufiger als jede andere. Bevor ich GoIDEA gründete, habe ich jahrelang selbst Software für meine eigenen Firmen gekauft - ich kenne also beide Seiten des Tisches. Im Folgenden erkläre ich, wovon die Kosten wirklich abhängen und wie ich sie selbst kalkuliere, damit Sie mit einem klaren Bild ins Gespräch gehen.

Wovon der Preis wirklich abhängt

Die Kosten wachsen mit dem Umfang, den Sie sofort abdecken. Den größten Einfluss haben fünf Dinge: wie breit der Prozess ist, den wir zuerst angehen (eine Abteilung oder die ganze Firma), wie viele Bildschirme und Rollen abzubilden sind, wie viele Integrationen mit anderen Systemen (API, E-Mail, Zahlungen, Buchhaltung), wie viele Daten wir aus Excel migrieren und wie ungewöhnlich der Prozess selbst ist. Ein einfaches, sauber aufgesetztes Modul für eine Abteilung ist die eine Preisklasse; ein System, das Produktion, Lager, Vertrieb und Auswertungen verbindet, eine ganz andere.

Warum große Einführungen mit Zahlen abschrecken

Im Netz kursieren Summen, die abschrecken: Ein ERP-System für ein kleines Unternehmen wird schnell mit 10.000-30.000 € und 6-24 Monaten veranschlagt, ein MES-System sogar mit rund 35.000 € plus einem zweistelligen Prozentsatz jährlich für den Betrieb. Diese Zahlen betreffen große, starre Pakete, in denen Sie auch für zweihundert Funktionen zahlen, obwohl Sie fünfzehn nutzen.

Das zeigen auch die Daten: In Polen haben nur 32,9 % der kleinen Unternehmen ein ERP-System, bei den großen sind es 94 % (GUS, 2025). Diese Kluft entsteht genau an der Einstiegshürde. Für ein Unternehmen mit 20-250 Mitarbeitenden beginnt der sinnvolle Weg mit einem kleineren Schritt.

Wie ich die Kosten kalkuliere - erst das erste Projekt, dann der Ausbau

Ich beginne mit einem Prozess, der den schnellsten Effekt bringt. Das vollständige erste Basisprojekt entsteht meist in 4-8 Wochen, ein einzelnes Modul im Expressmodus schaffe ich in 14 Arbeitstagen. Sie zahlen für das, was tatsächlich entsteht, und weitere Module kommen dann hinzu, wenn ein echter Bedarf entsteht. So verteilt sich das Budget auf Etappen und Sie behalten nach jeder die Kontrolle.

Versteckte Kosten, nach denen Sie fragen sollten

Der Preis auf der ersten Angebotsseite ist selten das Ganze. Bei Standardsoftware kommen das Abo mal Jahre, Gebühren für zusätzliche Nutzer, kostenpflichtige Erweiterungen und der Integrationsaufwand hinzu. Bei jeder Lösung lohnt es sich, die Datenmigration und die Schulung des Teams einzurechnen. Der Unterschied liegt darin, was am Ende bleibt: Bei maßgeschneiderter Software gehören Code, Daten und Dokumentation Ihnen - Sie zahlen einmal für den Bau statt dauerhaft für den Zugang.

Wann sich das System rechnet

Die einfachste Rechnung: Vergleichen Sie den einmaligen Bau mit der Summe der Abos über 3-5 Jahre. Als Faustregel gilt: Sobald die Gebühren für fertige Lizenzen 500-700 € monatlich übersteigen, rechnet sich ein eigenes System meist in 2-3 Jahren. Der eigentliche Gewinn zeigt sich aber woanders: in der zurückgewonnenen Zeit, die heute ins manuelle Übertragen von Daten zwischen Tabellen fließt, und in den Fehlern, die bei einer einzigen Quelle der Wahrheit schlicht nicht mehr passieren.

Wenn Sie eine Orientierungssumme für Ihre Situation möchten - sprechen wir dreißig Minuten. Nach dem Gespräch nenne ich Ihnen eine Spanne und sage ehrlich, wenn ich finde, dass der günstigere Weg ein fertiges Werkzeug ist.