Was tun mit 27 Tabellen

Als ich meine eigene Firma führte, sammelte ich Dutzende Tabellen an. Vertriebstrichter, Service-Kontrolle, Lieferplan, Margen, Rechnungsstellung - jede entstand, weil jemand gerade etwas sofort brauchte. Hätte ich sie damals gezählt, wären es locker siebenundzwanzig gewesen. Vielleicht mehr.

Unternehmer, mit denen ich heute spreche, nennen mir diese Zahl fast identisch: „Wir haben wohl an die dreißig Tabellen, und niemand hat mehr den Überblick.“ Und fast immer folgt auf diesen Satz der reflexhafte Schluss: Das müssen wir alles durch ein System ersetzen. Genau dieser Schluss endet am häufigsten im Scheitern.

Warum der Austausch von allem auf einmal misslingt

Das Projekt „wir schreiben siebenundzwanzig Tabellen in ein System um“ ist groß, teuer und lang. Es dauert Monate, bevor überhaupt etwas läuft. Das Team arbeitet in dieser Zeit ohnehin auf den alten Tabellen weiter, Sie haben also doppelte Arbeit und wachsende Ungeduld. Und weil Sie alles auf einmal abbilden wollen, bilden Sie auch das ganze Durcheinander ab - samt Tabellen, die ohnehin überflüssig waren. Ich kenne Firmen, die ein Jahr an einem solchen Projekt festhingen und zu Excel zurückkehrten, weil „das System noch nicht fertig war“.

Es gibt einen einfacheren Weg, und auf ihm führe ich meine Kunden immer.

Schritt 1: Sortieren Sie die 27 Tabellen auf drei Stapel

Bevor Sie irgendetwas bauen, sehen Sie die Tabellen durch und teilen Sie sie in drei Gruppen. Der erste Stapel ist der operative Kern - Tabellen, auf denen die Firma wirklich lebt: Aufträge, Kunden, Produktion, Service. Meist sind es überraschend wenige, vier bis sechs.

Der zweite Stapel sind Hilfstabellen - Berichte, Auswertungen, Kalkulatoren, die jemand ab und zu erstellt. Ein Teil davon ist schlicht eine Sicht auf die Daten aus dem ersten Stapel. Der dritte Stapel sind tote Tabellen - für einen Anlass entstanden, dann vergessen, seit Monaten sieht niemand mehr hinein. Bei einer solchen Durchsicht zeigt sich meist, dass von siebenundzwanzig Tabellen tatsächlich fünf zählen und der Rest Duplikate, veraltete Kopien und Dateien sind, die man ohne Bedauern löschen kann.

Schritt 2: Wählen Sie den einen Prozess, der am meisten schmerzt

Wählen Sie aus dem ersten Stapel einen Prozess - den, der Sie die meisten Nerven und die meiste Zeit kostet. Meist ist es die Auftragsabwicklung oder die Kundenkartei. Nicht zwei. Einen.

Schritt 3: Machen Sie daraus eine einzige Quelle der Wahrheit

Überführen Sie diesen einen Prozess so in ein System, dass es der einzige Ort wird, an dem diese Daten leben. Von da an gibt es keine „Vertriebstabelle“ und keine „Buchhaltungstabelle“ mit demselben Kunden in zwei Fassungen - es gibt einen Datensatz, einen Eintrag, eine Wahrheit, mit Änderungshistorie. Vier bis acht Wochen, und das erste Modul funktioniert. Das ist alles.

Was mit den übrigen Tabellen passiert

Hier wird es am interessantesten. Sobald ein Prozess eine Quelle der Wahrheit hat, verschwindet ein guter Teil der übrigen Tabellen von selbst. Die Auswertung, die jemand von Hand aus drei Dateien zusammenklebte, ist jetzt eine einzige Sicht im System. Die Tabelle, die nur existierte, um zwei widersprüchliche Fassungen derselben Daten zu versöhnen, wird überflüssig, weil es nur noch eine Fassung gibt.

Ein Teil der Tabellen bleibt - und das ist gut so. Excel ist hervorragend, um etwas ad hoc zu rechnen, für eine einmalige Simulation, für eine Auswertung auf die Schnelle. Schwach wird es erst dort, wo es die Arbeit von Menschen koordinieren und als Gedächtnis der Firma dienen soll. Lassen Sie ihm, worin es gut ist, und verlegen Sie den Rest dorthin, wo er hingehört.

Dann nehmen Sie den zweiten Prozess aus dem Kern. Dann den dritten. Die Firma zahlt in kleinen Entscheidungen, jede rechnet sich, bevor Sie die nächste treffen. Meine größten Kunden sind so in fünf Jahren zu Systemen gekommen, die ein Vielfaches des ersten Projekts wert sind - aber jeder begann mit einem Prozess und einer Tabelle, die überflüssig wurde.

Wenn Sie Ihre siebenundzwanzig Tabellen haben und nicht wissen, womit Sie anfangen sollen - schreiben Sie oder buchen Sie dreißig Minuten. Gemeinsam finden wir die eine, bei der am schnellsten am meisten Schmerz verschwindet.