System dla biura rachunkowego
Co miesiąc, gdy przychodził czas wystawiania faktur, osoba odpowiedzialna sięgała do segregatora każdego klienta — szukała umowy, sprawdzała warunki i liczyła kwoty do zafakturowania na kalkulatorze. Prace dodatkowe w ogóle nie trafiały na faktury, bo nie było miejsca, gdzie można je zebrać. Zbudowałem system, który zautomatyzował ten proces: jest to baza wszystkich klientów z indywidualnymi warunkami, na podstawie których następuje automatyczny billing usług księgowych. Biuro skróciło czas fakturowania i zwiększyło przychody.
Sercem takiej firmy jest fakt, że niemal każdy klient współpracuje na innych warunkach. Wokół tego zbudowałem cały system.
Dopasowanie przede wszystkim
Poniżej opisuję konkretne wdrożenie — CRM dla biura rachunkowego — żeby pokazać różne możliwości. Pamiętaj: Twój system może wyglądać zupełnie inaczej, tak aby dokładnie spełniać potrzeby Twojej organizacji. Nic mniej i nic więcej. Zero zbędnych funkcji — wdrażam tylko te, które wnoszą prawdziwą wartość biznesową.
Każdy klient na własnych warunkach
To jest największa siła tego systemu. W jednej bazie zdefiniowani są wszyscy klienci — w opisywanym wdrożeniu jest ich ponad 220 — i każdy z nich może mieć zupełnie inne parametry współpracy. Z jednym klientem umowę podpisano pięć lat temu, na innych stawkach; z innym wczoraj, na innych. System pozwala zamodelować każdą z tych umów osobno, bez kompromisów i bez „uśredniania" oferty.
Na karcie klienta, w zakładce parametrów umowy, ustawia się między innymi:
- rodzaj ewidencji (KPiR, księgi handlowe),
- zakres obsługi (VAT, VAT UE, metoda kasowa, waluty i inne),
- listę deklaracji, które co miesiąc trzeba dla tego klienta wykonać (VAT miesięczny i kwartalny, VAT UE, VAT-27, PIT miesięczny i kwartalny, CIT, JPK),
- formę rozliczenia: taryfikator albo ryczałt.
Taryfikator, ryczałt i opłaty za pracowników
Pierwsza forma rozliczenia to taryfikator — progowy cennik zależny od liczby dokumentów, które klient przyniesie w danym miesiącu. Na przykład: od 1 do 5 dokumentów obowiązuje jedna stawka, od 6 do 12 wyższa, a powyżej kilkudziesięciu kolejna. Co miesiąc system sam sprawdza, w którym progu znalazł się klient, i na tej podstawie ustala kwotę faktury. Same stawki bazowe również są zmienne — zależą od parametrów umowy, które ustawia się na karcie klienta, więc dwóch klientów o różnych umowach ma różne taryfikatory.
Drugą formą jest ryczałt — stała miesięczna opłata niezależna od liczby dokumentów (na przykład za prowadzenie KPiR), wpisana kwotowo na karcie klienta.
Do tego dochodzą dwa elementy zwiększające fakturę:
- opłaty opcjonalne liczone od kwoty taryfikatora — na przykład przygotowanie i wysyłka plików JPK jako procent (np. 10%) wartości z taryfikatora,
- opłaty za pracowników klienta — osobne stawki za każdą umowę o pracę (UoP), umowę o dzieło (UoD), umowę zlecenie (UoZ) oraz pracownicze plany kapitałowe (PPK), mnożone przez liczbę pracowników w każdej z tych grup.
Dzięki temu jedna faktura składa się z czytelnych, policzalnych części: rozliczenie podstawowe (taryfikator lub ryczałt), opłaty dodatkowe i koszt obsługi kadrowo-płacowej.
Katalog prac dodatkowych
Poza standardowym rozliczeniem każdy klient raz po raz potrzebuje czegoś poza umową — konsultacji z zarządem, szkolenia z obsługi programu, wystawienia dodatkowych dokumentów. Dla takich sytuacji każdy klient ma własny katalog prac dodatkowych z osobnym cennikiem. Pozycje z katalogu trafiają na fakturę tylko wtedy, gdy realnie wystąpią.
Ceny można ustawiać indywidualnie dla każdego klienta — jeśli klientowi przysługuje rabat, wpisuje się dla niego inną kwotę niż w cenniku bazowym. To samo narzędzie pozwala więc elastycznie dopasować ofertę do konkretnego klienta.
Pracownicy raportują wykonane prace dodatkowe z osobnego ekranu: wybierają klienta, wybierają pracę, a system odkłada pozycję na karcie klienta. Praca staje się widoczna w raportach i — co najważniejsze — zostaje automatycznie doliczona do najbliższej faktury, zgodnie z cennikiem.
Pełna historia i archiwum w jednym miejscu
Na karcie klienta widać całą historię współpracy: wszystkie wystawione faktury rok po roku, liczbę dokumentów w poszczególnych miesiącach, liczbę pracowników według typu umowy oraz wartości faktur. Osobna sekcja to archiwum dokumentów klienta — umowy i aneksy w PDF — dzięki czemu dotarcie do warunków sprzed lat zajmuje chwilę.
Z poziomu karty można też dodać nowego klienta, wygenerować ofertę albo gotową do podpisania umowę. Raz w roku, przy korekcie cen (na przykład o inflację), aktualizacja jednym ruchem obejmuje wszystkich klientów naraz.
Lista kontrolna — centrum dowodzenia całego biura
To drugi filar systemu. Na początku każdego miesiąca generowana jest lista kontrolna — system automatycznie wrzuca na nią wszystkich aktywnych klientów (każdy klient ma status aktywny lub nieaktywny). Przy każdym z nich widać, jakie deklaracje trzeba w tym miesiącu wykonać: CIT, PIT kwartalny i miesięczny, VAT kwartalny i miesięczny, VAT UE, VAT-27, JPK. Dzięki temu nie da się zapomnieć o żadnym kliencie ani o żadnym obowiązku.
Status każdej pozycji oznacza się kolorem, klikając w kolejne stany:
- wykonane — deklaracja gotowa, czeka na wysyłkę,
- wysłane — przekazane do Urzędu Skarbowego,
- odebrane — potwierdzenie z urzędu wróciło (temat zamknięty),
- problem — coś nie zagrało; pracownik opisuje, na czym polega, a sprawa zostaje eskalowana do kierownika, który decyduje, co dalej.
Na górze listy działa panel zbiorczy, który pokazuje, ile zadań w danym miesiącu jeszcze zostało — osobno dla każdego typu deklaracji i łącznie. Każde domknięcie pozycji zmniejsza licznik. Kiedy wszystkie liczniki dochodzą do zera, oznacza to, że biuro wykonało całą swoją pracę w tym miesiącu. Cały zespół — i każdy z osobna, i firma jako całość — widzi w jednym miejscu, na jakim etapie jest obsługa.
Faktura wystawiana automatycznie i zgodna z KSeF
Przy każdym kliencie na liście kontrolnej osoba odpowiedzialna uzupełnia dane miesiąca — liczbę dokumentów i liczbę pracowników w poszczególnych grupach umów — i zaznacza pozycje jako zakończone. Dopiero gdy wszystkie prace dla klienta są domknięte, pojawia się przycisk wystawienia faktury.
Faktura liczy się sama, na podstawie warunków z karty klienta: rozliczenie podstawowe zgodne z taryfikatorem lub ryczałtem, opłaty dodatkowe, osobna kwota za kadry i płace, osobna za prowadzenie księgi. Klient dostaje czytelny rozpis: ile było dokumentów, ile umów poszczególnego typu, ile pracowniczych planów kapitałowych.
System współpracuje z KSeF (Krajowym Systemem e-Faktur) — wystawiona faktura automatycznie trafia do KSeF i otrzymuje swój numer, a podgląd dokumentu jest dostępny od razu w systemie. Rozwiązanie pozostaje zgodne z aktualnymi przepisami.
Ten mechanizm pełni też funkcję kontroli jakości. Listy na kolejny miesiąc nie da się wygenerować, dopóki każdy klient nie ma wystawionej faktury, a faktury nie da się wystawić, dopóki nie są domknięte wszystkie prace dla danego klienta. Zamknięcie miesiąca wymusza więc kompletność.
Mailing do klientów
W systemie jest też prosty moduł marketingu. Można zaznaczyć wybranych albo wszystkich klientów i w kilku krokach wysłać do nich mailing — informacyjny lub reklamowy — bez przepisywania adresów i bez przełączania się do osobnego narzędzia.
Z papierowego segregatora do automatu
Zanim powstał ten system, warunki współpracy z każdym klientem leżały w segregatorze, w papierowych umowach. Co miesiąc osoba odpowiedzialna za fakturowanie wyciągała umowę po umowie, odszukiwała ustalone stawki i ręcznie wystawiała każdą fakturę. Było to kilka dni żmudnej pracy.
Dziś dzieje się to automatycznie. Warunki współpracy i prace dodatkowe naliczają się same, faktury powstają jednym ruchem i od razu trafiają do KSeF, a lista kontrolna pilnuje, żeby żaden klient i żaden dokument nie został pominięty.
Sprawdzone w praktyce
Dzięki nowemu systemowi CRM na platformie FileMaker, uporządkowaliśmy złożone sposoby rozliczeń z klientami oraz zautomatyzowaliśmy procesy fakturowania. Zaoszczędziliśmy sporo czasu każdego miesiąca i zwiększyliśmy przychody.
Joanna Liszkowska — Prezes inLAND Audit
Twój system może być taki sam, podobny albo zupełnie inny — dopasowany do specyfiki Twojej firmy: inny profil usług (rachunkowość, doradztwo podatkowe, audyt, usługi prawne), inny model rozliczeń, inne deklaracje i role w zespole.
Co wyróżnia moje wdrożenia
- Indywidualny projekt — system tworzę na podstawie realnych procesów Twojej firmy.
- Szybkie i elastyczne wdrożenie — dzięki platformie FileMaker kolejne moduły i zmiany wdrażam szybko, przy niewielkiej ilości kodu, bez wieloletnich projektów IT.
- Brak konieczności planowania wszystkiego z góry — kolejne pomysły realizuję w tempie, w jakim pojawiają się przy korzystaniu z gotowych już funkcji.
- Przejrzyste interfejsy — czytelne ekrany dla księgowych, osób fakturujących i kierownictwa.
- Zgodność z przepisami — integracja z KSeF i obsługa aktualnych deklaracji.
- Rozwój wraz z firmą — w miarę potrzeb dodaję kolejne moduły i integracje, tworząc system, który rośnie razem z Twoim biznesem.
Następny krok
Jeśli chcesz zobaczyć, jak podobny system mógłby wyglądać w Twojej firmie — odezwij się. Porozmawiamy o Twoich obecnych procesach i o tym, które z nich da się pokryć dedykowaną aplikacją. Przyjrzymy się miejscom, które zajmują najwięcej czasu i wymagają zaadresowania w pierwszej kolejności. Ustalimy pierwszy krok — możliwie najmniejszym kosztem — żeby sprawdzić, jak szybko współpraca przynosi efekty, i porozmawiamy o dalszych etapach.
Zarezerwuj 30 minut. Sam odbieram każdego maila.
Pierwsza rozmowa to dla mnie spokojne rozpoznanie. Sprawdzam, czy w ogóle mogę pomóc. Bez slajdów, bez ponaglania handlowego. Jeśli widzę, że nie pasujemy — mówię od razu.
Wolisz rozmawiać niż pisać? Wybierz termin w kalendarzu — spotykamy się na Zoomie:
Otwórz Cal.com →
Telefon +48 601 789 966 — można dzwonić, też odbieram osobiście.