X-Partner — mój pierwszy system
X-Partner był monobrandowym koncesjonerem Xeroxa w Polsce. To tam zbudowałem swój pierwszy system w FileMakerze, dla siebie, do własnej codziennej pracy: lejek sprzedaży z oceną potencjału klientów, predykcję serwisową, mailing do segmentów, projekty i kontrolę budżetów — wszystko w jednej aplikacji.
Od tego momentu zaczął się sposób pracy, który dziś nazywam platformą GoIDEA. Poniżej pokazuję, co ten system robił i dlaczego zbudowanie go samodzielnie zmieniło moją perspektywę na oprogramowanie dla firm.
Dopasowanie przede wszystkim
Ten system powstał wiele lat temu — to mój pierwszy duży projekt w FileMakerze. Przytaczam go jako inspirację: chcę pokazać pewną ścieżkę, którą można pójść, budując własne oprogramowanie krok po kroku, z jednej realnej potrzeby.
Pamiętaj: Twój system może wyglądać zupełnie inaczej, dopasowany do specyfiki Twojej firmy. Tutaj liczy się sposób dochodzenia do rozwiązania, a sama aplikacja jest tylko przykładem.
Narzędzie, którego nie było na rynku
Sprzedaż i obsługa wieloletnich kontraktów u koncesjonera Xeroxa to setki klientów, dziesiątki urządzeń u każdego z nich i serwis rozłożony na lata. Gotowe programy albo nie pasowały do tej specyfiki, albo kosztowały tyle, że nie było sensu ich kupować. Zbudowałem więc własne — dokładnie pod to, jak naprawdę wyglądała praca mojej firmy.
System powstawał kawałek po kawałku, w tempie, w jakim pojawiały się realne potrzeby: najpierw karta klienta, potem lejek, serwis, marketing i projekty. Każdy moduł dokładałem wtedy, gdy okazywał się potrzebny.
CRM i karta klienta
Karta klienta
Sercem systemu była karta klienta. W jednym miejscu trzymałem dane firmy, wszystkie osoby kontaktowe po stronie klienta — z rolami, stanowiskami i bezpośrednimi telefonami — oraz historię relacji. Z poziomu karty oznaczałem poziom klienta, przypisywałem go do segmentu i od razu widziałem, kto jest moim głównym kontaktem.
Zakładki na karcie — osoby, segmentacja, działania, leady, internet, mapa, dokumenty — układały całą wiedzę o kliencie w jeden ekran. Cała historia współpracy była pod ręką, w jednym miejscu.
Segmentacja
Każdego klienta przypisywałem do segmentu według branży, produktu i regionu — i po tych segmentach filtrowałem całą bazę: do kogo skierować konkretną ofertę, którą grupę objąć kampanią, gdzie skupić serwis. Ten sam podział napędzał później marketing i raporty, dzięki czemu sprzedaż, marketing i serwis patrzyły na klientów w ten sam sposób.
Ocena potencjału i wartość każdego leada
Lejek sprzedażowy
Lejek sprzedaży to widok wszystkich szans ułożonych według etapu — od pierwszego kontaktu po zamknięcie. Prowadzę go po to, żeby w każdej chwili wiedzieć, ile realnie wisi w sprzedaży i czym zająć się najpierw. Nazwa bierze się z kształtu zestawienia: na górze trafia wiele szans, a do zamknięcia dociera ich coraz mniej — widok zwęża się ku dołowi jak lejek.
Wartość i marża
Każdy lead miał swoje źródło — od telemarketingu, przez kampanie, po polecenia — oraz przypisaną wartość i marżę. Dzięki temu lejek pokazywał realny potencjał każdej szansy: budżet, spodziewaną marżę, etap i kwartał zamknięcia.
Widziałem, gdzie warto włożyć energię, a które tematy odpuścić. Suma marży na dole zestawienia była najprostszą możliwą odpowiedzią na pytanie, ile naprawdę jest w lejku.
Predykcja serwisowa
Przy maszynach Xeroxa serwis to osobny, długi cykl życia urządzenia — od wdrożenia, przez przeglądy i materiały eksploatacyjne, po moment, w którym warto wymienić sprzęt na nowy. System pilnował tego cyklu dla każdego klienta z osobna.
Najważniejsza była predykcja. Na podstawie wieku i eksploatacji urządzenia system wyliczał, kiedy zbliża się koniec jego życia, i sam podsuwał przypomnienie — żeby w odpowiednim momencie skontaktować się z klientem i zaproponować nową maszynę. Rozmowa o wymianie sprzętu odbywała się więc wtedy, gdy klient był na nią gotowy, a handlowiec miał wszystkie terminy zebrane w jednym miejscu.
Każde takie przypomnienie trafiało wprost na listę zadań właściwego handlowca, razem z kartą klienta i historią dotychczasowego sprzętu. Serwis stawał się w ten sposób źródłem zaplanowanej, powtarzalnej sprzedaży.
Dzień handlowca na jednym pulpicie
Pulpit dnia
Codzienną pracę spinał pulpit. Na jednym ekranie miałem listę zadań na dany dzień — w tym przypomnienia serwisowe — oraz gorące leady, czyli szanse, którymi warto zająć się od razu.
Skuteczność na bieżąco
Obok zadań pulpit pokazywał wykres skuteczności działań handlowych — wygrane wobec przegranych szans. Wyniki widziałem na bieżąco, a kwartalne podsumowania powstawały same z tych samych danych.
Pulpit był punktem startu każdego dnia: pokazywał, czym zająć się najpierw i gdzie firma realnie zarabia.
Kampanie marketingowe do segmentów
Baza liczyła tysiące firm pogrupowanych w segmenty — po produkcie, regionie i województwie. Z tego samego systemu uruchamiałem kampanie informacyjne i handlowe: wybierałem segment, budowałem listę odbiorców i wysyłałem do nich wiadomości prosto z systemu, na gotowych danych z bazy.
Statusy wysyłek wracały do systemu, więc wiedziałem, co dotarło i co wymaga poprawki. Marketing i sprzedaż korzystały z jednej, wspólnej bazy klientów.
Projekty: zasoby, harmonogram, koszty i przychody
Sporą część pracy stanowiły projekty informatyczne — wdrożenia systemów i integracje u klienta. Sprzedaż rozwiązań wchodziła tu tylko wtedy, gdy wymagała długotrwałego wdrożenia. Każdy taki projekt prowadziłem osobno, a karta projektu zbierała w jednym miejscu wszystko, co składa się na jego realizację.
Zasoby i harmonogram
Planowałem, kto z zespołu prowadzi które zadania i w jakich terminach. W projekcie informatycznym najdroższa jest praca ludzka, więc to czas zespołu był głównym zasobem do rozplanowania, a sprzęt grał rolę drugorzędną. W każdej chwili widziałem, na jakim etapie jest dane wdrożenie, co czeka w najbliższym czasie i kto za to odpowiada.
Koszty i przychody
Największą pozycją kosztów był czas zespołu rejestrowany na kartach pracy; dochodziły do tego delegacje (kto jedzie, dokąd, w jakim celu i jakim środkiem transportu) oraz materiały. Po stronie przychodów stała wartość kontraktu. Dzięki temu od razu wiedziałem, czy projekt jest rentowny, a budżety — w tym budżety IT — były policzalne i przypisane do konkretnego wdrożenia.
Od tego zaczęła się platforma GoIDEA
Nie planowałem tego systemu w całości z góry. Dokładałem moduł wtedy, gdy jakiś kawałek pracy zaczynał uwierać — i tak z pojedynczej karty klienta wyrosło narzędzie obejmujące sprzedaż, serwis, marketing i projekty jednej firmy.
To doświadczenie ułożyło mój sposób pracy do dziś: zaczynać od jednego procesu, który najbardziej boli, dowozić działającą funkcję szybko i rozwijać system razem z firmą. Dokładnie tak buduję dziś rozwiązania dla klientów GoIDEA.
Co przenoszę do Twojego wdrożenia
- Jeden system zamiast wielu narzędzi — sprzedaż, serwis, marketing i projekty na wspólnej bazie klientów.
- Budowane pod realny proces — system odwzorowuje to, jak naprawdę pracujesz.
- Rozwój przyrostowy — dokładam moduły w tempie, w jakim pojawiają się potrzeby. Sam podejmujesz decyzję.
- Policzalne koszty i potencjał — lejek z oceną potencjału i budżety przypisane do projektów dają realny obraz wyników.
Następny krok
Jeśli chcesz zobaczyć, jak podobny system mógłby wyglądać w Twojej firmie — odezwij się. Porozmawiamy o Twoich obecnych procesach i o tym, które z nich da się pokryć dedykowaną aplikacją. Ustalimy pierwszy krok — możliwie najmniejszym kosztem — żeby sprawdzić, jak szybko współpraca przynosi efekty.
Zarezerwuj 30 minut. Sam odbieram każdego maila.
Pierwsza rozmowa to dla mnie spokojne rozpoznanie. Sprawdzam, czy w ogóle mogę pomóc. Bez slajdów, bez ponaglania handlowego. Jeśli widzę, że nie pasujemy — mówię od razu.
Wolisz rozmawiać niż pisać? Wybierz termin w kalendarzu — spotykamy się na Zoomie:
Otwórz Cal.com →
Telefon +48 601 789 966 — można dzwonić, też odbieram osobiście.