Ein am Arbeitsplatz entdeckter Fehler kostet am wenigsten

Ein Anruf vom Kunden: In der Lieferung ist ein Teil der Erzeugnisse fehlerhaft. Der Vertriebsmitarbeiter verspricht eine schnelle Klärung und ruft in der Produktion an. Dort beginnt die Suche: welche Charge, welche Schicht, welcher Arbeitsplatz. Die Prüfkarten aus jener Woche sagen, dass alles in Ordnung war - sie wurden gesammelt ausgefüllt, am Schichtende, als die Erzeugnisse schon verpackt waren.

Nach zwei Tagen weiß man so viel: Der Fehler kann an einem von zwei Arbeitsplätzen entstanden sein, im Lager warten weitere Chargen aus demselben Zeitraum, und eine ist an einen anderen Kunden gegangen. Jede muss von Hand geprüft werden. Die Kosten dieses einen Fehlers steigen von Stunde zu Stunde, obwohl der Fehler selbst einige Wochen früher entstanden ist und die ganze Zeit über erkennbar war.

Warum die Kontrolle am Ende des Prozesses versagt

In vielen Betrieben findet die Qualitätskontrolle am Ende statt: Das Erzeugnis durchläuft alle Arbeitsgänge, und erst vor der Übergabe an das Lager prüft jemand, ob es gut ist. Diese Anordnung hat einen eingebauten wirtschaftlichen Mangel. Jeder Arbeitsgang fügt dem Erzeugnis Arbeitszeit, Energie und Maschinenzeit hinzu, also kostet ein Fehler, der im ersten Arbeitsgang entsteht und am Ende entdeckt wird, diesen ganzen hinzugefügten Wert. Wird er erst beim Kunden entdeckt, kostet er zusätzlich Transport, erneute Produktion und Vertrauen, das in keinem Dokument sichtbar ist.

Die zweite Schwachstelle ist die Art der Erfassung. Die Messwerte landen auf einer Prüfkarte aus Papier, oft gesammelt und nachträglich. Eine solche Karte erfüllt die formale Anforderung, verknüpft das Ergebnis jedoch nicht mit einem konkreten Auftrag, einer Rohmaterialcharge oder den Maschineneinstellungen. Kommt eine Reklamation, ist die Dokumentation vorhanden, und die Antworten müssen außerhalb von ihr gesucht werden: im Gedächtnis der Mitarbeiter und in den Datumsangaben auf den Ausdrucken. Hinzu kommt das Wissen über bewährte Maschineneinstellungen, das im Kopf der erfahrensten Person der Schicht steckt.

Die Lösung in drei Elementen

Das erste Element ist die Messung, die im Moment der Ausführung erfasst wird, am Arbeitsplatz. Der Mitarbeiter hat ein Tablet oder einen Scanner: Er scannt den Auftragscode, gibt den Messwert ein und dokumentiert einen Fehler mit einem Foto, in einem Handgriff. Der Eintrag verknüpft sich von selbst mit Auftrag, Rohmaterialcharge, Arbeitsplatz und Uhrzeit. Die Prüfkarte ist kein eigener Arbeitsschritt am Schichtende mehr - sie entsteht von selbst aus den Einträgen, die im Laufe des Tages gesammelt wurden.

Das zweite Element sind Toleranzgrenzen und Sperrung. Jedes gemessene Merkmal hat einen festgelegten Bereich. Ein Ergebnis außerhalb des Bereichs markiert das Erzeugnis sofort als gesperrt und sendet eine Benachrichtigung dorthin, wo sie nötig ist: an den Schichtführer, den Fertigungstechniker oder den Produktionsleiter. Der Mechanismus achtet auch auf die Reihenfolge: Der nächste Arbeitsgang nimmt kein Erzeugnis mit offener Sperre an, also bleibt der Fehler am Ort seiner Entstehung stehen und fließt nicht mehr weiter durch den Prozess.

Das dritte Element ist die Qualitätshistorie am Auftrag. Bei einer Reklamation ergibt sich die Antwort auf die Fragen, wann der Fehler entstanden ist, was ihn sonst noch haben könnte und wo sich diese Erzeugnisse jetzt befinden, direkt aus den Einträgen: Sichtbar sind die Chargen, die unter ähnlichen Bedingungen produziert wurden, die Chargen, die im Lager warten, und die, die bereits ausgeliefert sind. Sichtbar sind auch Trends: Ein Merkmal, das sich seit Wochen der Toleranzgrenze nähert, kündigt ein Problem an, bevor das erste Stück aus dem Bereich fällt.

Was das für den Inhaber bedeutet

Die Rechnung lohnt sich mit den eigenen Zahlen. Wie viele Qualitätsreklamationen hat der Betrieb im letzten Jahr bearbeitet, und was hat jede davon gekostet: Transport, erneute Produktion, die Zeit der Mitarbeiter, die von der laufenden Arbeit abgezogen wurden? Wie viele Erzeugnisse haben weitere Arbeitsgänge durchlaufen, bevor der Fehler entdeckt wurde? Wie viele Tage dauerte es, die Ursache zu klären, und wie viele Kunden warteten in dieser Zeit auf eine Antwort?

Auf der anderen Seite der Rechnung steht eine Veränderung, die aus Sicht der Halle klein ist: Die Messung, die ohnehin stattfindet, wird sofort dort erfasst, wo sie entsteht. Neue Handgriffe kommen kaum hinzu, dafür entfallen das Abschreiben und das gesammelte Nachtragen der Prüfkarten, und die Klärung von Reklamationen erinnert nicht mehr an eine „Ermittlung“.

Womit anfangen

Mit einem Merkmal, von dem die Reklamationen abhängen: einem Maß, einem Gewicht, einem Prozessparameter oder einer Sichtprüfung. Ein Arbeitsplatz, ein Tablet, Toleranzgrenzen aus der Produktdokumentation oder gemeinsam mit dem Fertigungstechniker festgelegt. Zwei Wochen lang werden die Messungen am Arbeitsplatz erfasst und mit dem bisherigen Ablauf verglichen. Die Auswertung nach dieser Zeit zeigt, wie viele Ergebnisse außerhalb des Bereichs lagen, wie viele Erzeugnisse gesperrt wurden und wie viele dieser Sperrungen berechtigt waren. Danach wächst der Umfang um weitere Merkmale und Arbeitsplätze - immer entlang des Prozesses, den der Betrieb schon hat.

Wie Menschen aus Produktionsbetrieben in Deutschland, Österreich und der Schweiz sowie in Polen Probleme der Arbeitsorganisation mit eigenen Worten beschreiben - von der Dokumentation „für das Audit“ bis zum Wissen in einem einzigen Kopf - zeige ich im Report „Excel, Zettel und die eine Person, die Bescheid weiß“ - dort können Sie ihn auch herunterladen.

Wenn Ihnen diese Beschreibung bekannt vorkommt, schreiben Sie mir oder vereinbaren Sie einen Termin - wir gehen den Ablauf Ihrer Qualitätskontrolle durch und klären, welche Messungen sich lohnen, direkt am Arbeitsplatz zu erfassen.