Produktion und Lager angebunden an das System, das der Betrieb schon hat

Der Betrieb hat ein ERP-System (Software, die das ganze Unternehmen abdeckt, vom Lager bis zur Buchhaltung), oft seit Jahren - bei manchen ist es SAP, bei anderen eine Warenwirtschaft aus dem Mittelstand. Verkauf, Einkauf und Buchhaltung arbeiten damit zuverlässig. Die Produktion lebt daneben: Rezepturen und Stücklisten in Excel-Listen, die Feinplanung in einer Access-Datenbank, Materialentnahmen werden nachträglich erfasst.

Am Monatsende bucht jemand die Materialentnahmen gesammelt für mehrere Aufträge nach - von Zetteln abgeschrieben, teils aus dem Gedächtnis. Der gebuchte Verbrauch weicht vom tatsächlichen Verbrauch in der Halle ab, also driftet der Lagerwert vom Bestand im Regal weg. Die Kalkulation des nächsten Auftrags rechnet mit Zahlen, denen niemand ganz vertraut.

Wo das vorhandene System aufhört zu reichen

Das ERP-System erledigt seine Arbeit: Es führt Bestände, Belege und Abrechnungen. Die Produktion stellt jedoch andere Fragen. Was ist gerade in Arbeit? Wie viel Material geht vom Lager, wenn der Auftrag startet? Welcher Arbeitsgang gefährdet den Termin? Darauf antwortet das System nicht direkt, also entstehen die Antworten in Excel-Listen und in den Köpfen weniger Personen.

Dieser Zustand ist in der Industrie die Regel: In der Studie von Staufen, durchgeführt im Oktober und November 2023 unter 417 Industrieunternehmen aus Deutschland, Österreich und der Schweiz, nennen 54 % der Befragten Excel-Listen als Ort ihrer Daten, obwohl 77 % ein ERP-System haben. In Polen beginnt die Lücke oft noch früher: Nach einer Erhebung des polnischen Statistikamts GUS, veröffentlicht im Dezember 2025, haben dort nur 42,8 % der Betriebe des verarbeitenden Gewerbes ab 10 Beschäftigten überhaupt ein ERP-System.

Warum der Zusatz „für alles“ zu allgemein bleibt

Die erste Antwort lautet oft: das Produktionsmodul des vorhandenen Systems einführen oder ein fertiges Zusatzmodul kaufen. Manchmal reicht das. Ein Modul, das für alle Branchen zugleich geschrieben wurde, muss jedoch vereinfachen: Eine Näherei rechnet Material nach Rezeptur je Modell und Größe ab, ein Zerspanungsbetrieb nach tatsächlichem Verbrauch mit Zugaben, ein Gerätehersteller kommissioniert Baugruppen für den konkreten Auftrag. Betriebe, die es versucht haben, hören oft denselben Satz: Es geht, aber die Arbeitsweise muss sich dem Programm anpassen. Nach ein paar Monaten ist die Produktion zurück in der Excel-Liste.

Die zweite Antwort ist der Wechsel auf ein neues, größeres System. Das ist ein Projekt über viele Monate, das auch die Bereiche umfasst, die heute gut funktionieren: Verkauf, Lager, Buchhaltung. Kosten und Risiko eines solchen Wechsels übersteigen oft das Problem, das er lösen sollte.

Die Lösung in drei Elementen

Es gibt einen dritten Weg: Das vorhandene System bleibt, und daneben entsteht eine Produktionsschicht, die zum Prozess des Betriebs passt. Sie besteht aus drei Elementen.

Erstens, der Auftrag mit Stückliste. Die Produktionsschicht führt Aufträge, Stücklisten und Arbeitsgänge, liest Artikelstämme und Bestände aber direkt aus dem vorhandenen System. Ein Artikelstamm, keine doppelte Erfassung: Legt der Verkauf einen neuen Artikel an, sieht ihn die Produktion sofort.

Zweitens, Erfassung dort, wo die Arbeit passiert. Die Materialentnahme wird am Arbeitsplatz gebucht, im Moment der Entnahme, und den Auftragsstatus ändert ein Scanner - der Mitarbeiter scannt den Auftragscode am Anfang und am Ende des Arbeitsgangs. Niemand schreibt abends etwas ab, und der Stand „in Arbeit“ ist laufend sichtbar.

Drittens, die Belege kommen von selbst zurück. Aus den erfassten Vorgängen erzeugt der Mechanismus die Lagerbelege - Materialentnahmen für verbrauchtes Material und Zugänge für fertige Erzeugnisse - und übergibt sie an das vorhandene System mit der richtigen Menge und dem richtigen Wert. Lager, Verkauf und Buchhaltung arbeiten weiter im selben System wie bisher, nur mit Daten, die mit der Halle übereinstimmen.

Was das für den Inhaber bedeutet

Die Rechnung lohnt sich mit den eigenen Zahlen. Wie viele Stunden pro Woche schreibt jemand im Büro Produktionsbelege ab und korrigiert sie? Wie oft wich im letzten Quartal der Bestand im System vom Bestand im Regal ab, und wie lange dauerte die Klärung? Um wie viel sicherer wäre die Kalkulation eines Auftrags, wenn die Materialkosten aus dem tatsächlichen Verbrauch kämen und die Termine aus der tatsächlichen Auslastung der Arbeitsplätze?

Auf der anderen Seite der Rechnung steht eine Veränderung, die kleiner ist, als sie scheint: Das vorhandene System bleibt, Verkauf und Buchhaltung arbeiten wie gewohnt, und die neuen Handgriffe in der Halle beschränken sich auf das Scannen und das Bestätigen der Entnahme.

Womit anfangen

Mit einem kleinen Umfang, der sich in wenigen Wochen prüfen lässt: ein Erzeugnis, eine Stückliste, ein Arbeitsplatz mit Scanner. In dieser Zeit werden die am Arbeitsplatz erfassten Entnahmen und Status mit dem bisherigen Ablauf verglichen. Wenn die Belegwerte keine Korrekturen mehr brauchen, wächst der Umfang um weitere Erzeugnisse und Arbeitsplätze. Ausgangspunkt ist immer der Prozess, den der Betrieb schon hat - samt dem System, das ihn trägt.

Wie Produktionsbetriebe in Deutschland, Österreich und der Schweiz sowie in Polen dieses Problem mit eigenen Worten beschreiben, zeige ich im Report „Excel, Zettel und die eine Person, die Bescheid weiß“ - dort können Sie ihn auch herunterladen.

Wenn Ihnen diese Beschreibung bekannt vorkommt, schreiben Sie mir oder vereinbaren Sie einen Termin - wir gehen Ihren Prozess durch und prüfen, was sich an das System anbinden lässt, das Sie schon haben.