Tabellen, die die Lücken zwischen ERP und MES stopfen

Der Auftrag ist eingeplant, das Material liegt am Arbeitsplatz bereit, der Bediener wartet. Im MES (dem System zur Steuerung und Rückmeldung der Fertigung) lässt sich der Auftrag trotzdem nicht starten, weil ein einziger Prozessparameter fehlt. Der Bediener ruft im Büro an. Der Arbeitsvorbereiter öffnet eine Excel-Datei auf dem Netzlaufwerk, findet die richtige Zeile, überträgt den Wert ins System, und der Prozess läuft an. Eine Viertelstunde Verzögerung, Fall erledigt. Niemand hat festgehalten, dass diese Lücke überhaupt existiert, also wiederholt sich dieselbe Szene in der nächsten Woche bei einem anderen Auftrag.

Woher die Tabellen zwischen den Systemen kommen

Das Unternehmen hat ein ERP-System (die zentrale Software für Aufträge, Material und Bestände), dazu ein MES, oft noch ein Lagerverwaltungssystem. Die Systeme sind integriert, die Daten sollen von selbst fließen. In der Praxis fehlt im ERP ein Teil der Informationen, die das MES zum Starten eines Prozesses braucht: ein Prozessparameter, ein Umrechnungsfaktor, eine Verpackungsvariante. Sie im Quellsystem zu ergänzen erfordert Abstimmungen und Berechtigungen und kostet Zeit, also entsteht die schnellste aller Lösungen: eine zusätzliche Excel-Datei, in der die fehlenden Werte von Hand nachgetragen werden.

Eine solche Datei entsteht immer aus einem guten Grund, und am Anfang hilft sie wirklich. Das Problem: Sie bleibt über Jahre. Mit der Zeit kommen neben der ersten Datei eine zweite und eine fünfte dazu, und immer mehr Prozesse hängen von Daten ab, die in keinem Quellsystem zu Hause sind. Es kommt auch vor, dass automatische Exporte in CSV- oder Excel-Dateien, die irgendwo im Hintergrund laufen, still und leise dazu dienen, Daten von einem System ins andere zu übergeben. Auf dem Papier funktioniert die Integration; in Wirklichkeit arbeitet zwischen den integrierten Systemen ein Mensch, der Zahlen von Hand überträgt. Dieses Muster ist in Produktionsbetrieben in Deutschland, Österreich und der Schweiz genauso verbreitet wie in Polen.

Warum die „Krücke“ mit der Zeit den Prozess übernimmt

Jede einzelne Datei wirkt wie eine Kleinigkeit. Zusammen bilden sie jedoch eine Schicht, auf die sich die tägliche Arbeit des Betriebs stützt, und diese Schicht hat ihren Preis.

Erstens: Übertragungsfehler. Ein Wert, der eine Zeile zu tief kopiert wurde, sieht genauso aus wie der richtige, und der Unterschied zeigt sich erst in der Halle.

Zweitens: Wissen in Köpfen. In welcher Datei der fehlende Parameter steht und wie er zu lesen ist, wissen zwei, drei Personen im Betrieb. Der Urlaub einer von ihnen kann den Start eines Auftrags aufhalten.

Drittens: Arbeitsstunden. Das Ergänzen und Übertragen von Daten zwischen Tabelle und Systemen ist eine ständige, wiederkehrende Arbeit, die niemand beauftragt hat und die in der Regel niemand zählt.

Viertens: Blockaden. Ein einziger fehlender Parameter kann einen Arbeitsgang im MES anhalten, obwohl Maschine, Material und Personal bereitstehen.

In vielen Betrieben landet das Aufspüren solcher Lücken bei der Person, die das System betreut. Aufspüren soll sie, denn sie kennt die Daten am besten. Sie sollte aber nicht zur Eigentümerin aller fehlenden Informationen werden, denn dann sitzt das Wissen über die Lücken wieder in einem einzigen Kopf, und das Unternehmen tauscht ein Problem gegen ein anderes. Dieses Muster habe ich in meinem Untersuchungsbericht „Excel, Zettel und die eine Person, die Bescheid weiß“ ausführlicher beschrieben: Neben den ERP-Systemen leben in Produktionsbetrieben in Deutschland, Österreich und der Schweiz sowie in Polen Tabellen, die die Arbeit der Systeme übernehmen. Den Bericht können Sie auf der Seite goidea.net/de/wissen/excel-zettel-und-die-eine-person-die-bescheid-weiss.php herunterladen.

Eines muss dabei ehrlicherweise gesagt werden: Eine Tabelle als vorübergehender Vermittler ist in Ordnung. Das Problem beginnt, wenn das Unternehmen zu ihrer „Geisel“ wird: wenn niemand mehr weiß, wie viele solcher Dateien existieren, und der Produktionsprozess davon abhängt, ob jemand daran gedacht hat, einen Wert von Hand nachzutragen.

Die Lösung in drei Elementen

Element eins: ein Register der Vermittler-Dateien. Eine Liste aller Dateien, die zwischen den Systemen leben. Zu jeder davon vier Angaben: welche Information im Quellsystem fehlt, wer sie ergänzt, wie oft und wie viel Zeit das kostet. Das Register repariert noch nichts, aber es zeigt das Ausmaß und sagt, mit welcher Datei man anfangen sollte. Jede „Krücke“ ist im Grunde ein Signal: Genau diese Information fehlt im System, und jemand sollte sie dort eintragen.

Element zwei: ein Formular statt der Tabelle. Die Daten aus der Datei mit dem größten Aufwand übernimmt eine einfache Anwendung. Statt einer offenen Tabelle, in die jeder alles eintragen kann, gibt es ein Formular mit Validierung: Ein Feld nimmt nur Werte aus dem zulässigen Bereich an, jede Information hat einen Eigentümer, und jede Änderung bleibt mit Datum und Person in der Historie. Die Anwendung zeigt Lücken außerdem im Voraus: eine Liste der Aufträge, die sich dem Start nähern, ohne dass alle Parameter vollständig sind. Die Lücke ist keine Überraschung beim Auftragsstart mehr, sondern eine Aufgabe für den Tag davor.

Element drei: Die Daten kehren ins Quellsystem zurück. Ein Mechanismus überträgt die ergänzten Werte dorthin, wo sie zu Hause sein sollten: ins ERP oder ins MES. Der Mensch hört auf, die manuelle Schnittstelle zwischen integrierten Systemen zu sein, und die folgenden Aufträge nutzen die einmal ergänzte Information automatisch. Am Ende verschwindet die Tabelle, weil sie nicht mehr gebraucht wird.

Was das für den Inhaber bedeutet

Die Rechnung macht man am besten mit den eigenen Zahlen. Wie viele Vermittler-Dateien leben heute zwischen den Systemen im Unternehmen? Wie viele Personen bindet das Ergänzen und Übertragen von Daten, und wie viele Stunden pro Woche kostet es? Wie viele Aufträge pro Monat starten später, weil ein einziger Parameter fehlt, und was kostet eine Stunde Stillstand an einem Arbeitsplatz? Was hat der letzte Übertragungsfehler gekostet: eine fehlerhafte Charge, eine Retoure, ein wiederholter Arbeitsgang?

Multipliziert man die Stunden mit den Stundensätzen und rechnet die Kosten der Verzögerungen dazu, zeigt sich meistens, dass die „kostenlose“ Tabelle eines der teuersten Werkzeuge im Unternehmen ist. Die andere Seite der Rechnung ist einfacher: Ein Formular mit Validierung und ein Mechanismus, der die Daten an die Systeme übergibt, ergeben zusammen eine kleine Anwendung, die in wenigen Wochen entsteht, denn sie ordnet einen konkreten Datenfluss, statt die Systeme auszutauschen, die das Unternehmen schon hat.

Womit anfangen

Wählen Sie eine Datei aus: die, die am häufigsten Aufträge aufhält oder die meiste Zeit verschlingt. Notieren Sie zu dieser Datei zwei Wochen lang drei Dinge: was gefehlt hat, wer es ergänzt hat und wie lange es gedauert hat. Nach zwei Wochen haben Sie ein Register mit echten Zahlen und zugleich eine fertige Spezifikation, auf deren Grundlage sich eine einfache Anwendung bauen lässt, die das Ergänzen der Daten automatisiert und die Lücken überwacht. Die übrigen Dateien können warten; jede weitere wird auf dieselbe Weise übernommen, in der Reihenfolge, die sich aus dem Register ergibt.

Wenn Sie über die Tabellen sprechen möchten, die in Ihrem Unternehmen zwischen den Systemen leben, schreiben Sie mir oder vereinbaren Sie gleich ein Gespräch.