Sistema para una asesoría contable
Cada mes, cuando llegaba el momento de facturar, la persona responsable cogía la carpeta de cada cliente: buscaba el contrato, comprobaba las condiciones y calculaba con una calculadora de bolsillo los importes que había que facturar. Los trabajos adicionales ni siquiera llegaban a las facturas, porque no había dónde registrarlos. Construí un sistema que automatizó este proceso: una base de datos de todos los clientes con sus condiciones individuales, a partir de la cual los servicios contables se facturan automáticamente. La asesoría acortó su ciclo de facturación y aumentó sus ingresos.
El núcleo de una asesoría como esta es que casi todos los clientes se atienden en condiciones distintas. Construí todo el sistema en torno a ese hecho.
Ante todo, el encaje
A continuación describo una implantación concreta - un CRM para una asesoría contable - para mostrar el abanico de posibilidades. Tenga en cuenta que su sistema puede ser completamente distinto, de modo que responda exactamente a las necesidades de su organización. Ni más ni menos. Solo funciones útiles - implanto únicamente las que aportan un valor de negocio real.
Cada cliente con sus propias condiciones
Esta es la mayor fortaleza del sistema. Todos los clientes están definidos en una única base de datos - más de 220 en la implantación que describo aquí - y cada uno puede tener parámetros de servicio completamente distintos. Con un cliente el contrato se firmó hace cinco años, con unas tarifas; con otro, ayer, con otras. El sistema permite modelar cada uno de estos contratos de forma individual, sin concesiones y sin «promediar» la oferta.
En la ficha del cliente, en la pestaña de parámetros del contrato, se definen, entre otras cosas:
- el tipo de contabilidad (libro de ingresos y gastos, contabilidad completa),
- el alcance del servicio (IVA, IVA intracomunitario, criterio de caja, divisas y más),
- la lista de declaraciones mensuales de ese cliente (declaraciones de IVA mensuales y trimestrales, declaraciones recapitulativas de operaciones intracomunitarias, retenciones de nómina e impuesto sobre la renta mensuales y trimestrales, impuesto sobre sociedades, el fichero estándar de auditoría),
- el modelo de facturación: una escala de tarifas o una cuota fija.
Escala de tarifas, cuota fija y cargos por empleado
El primer modelo de facturación es la escala de tarifas: precios por tramos según el número de documentos que el cliente aporta en un mes determinado. Por ejemplo: de 1 a 5 documentos se aplica una tarifa, de 6 a 12 otra más alta y, por encima de varias decenas, otra distinta. Cada mes el sistema comprueba por sí solo en qué tramo se encuentra el cliente y fija el importe de la factura en consecuencia. Las propias tarifas base también son variables - dependen de los parámetros del contrato en la ficha del cliente, así que dos clientes con contratos distintos tienen escalas de tarifas distintas.
El segundo modelo es la cuota fija: un importe mensual constante con independencia del número de documentos (por ejemplo, por llevar el libro de ingresos y gastos), que se introduce como cantidad en la ficha del cliente.
A esto se suman dos elementos que incrementan la factura:
- cargos opcionales calculados sobre el importe de la escala de tarifas - por ejemplo, la preparación y presentación del fichero estándar de auditoría como porcentaje (digamos un 10 %) del valor de la escala,
- cargos por los empleados del cliente - tarifas separadas para cada contrato laboral, contrato de obra y contrato de prestación de servicios de derecho civil, así como para los planes de pensiones de empleo, multiplicadas por el número de empleados de cada grupo.
Como resultado, cada factura se compone de partes claras y verificables: la facturación base (escala de tarifas o cuota fija), los cargos adicionales y el coste de los servicios de nóminas y recursos humanos.
Catálogo de trabajos adicionales
Más allá de la facturación estándar, cada cliente necesita de vez en cuando algo que queda fuera del contrato: una consulta con la dirección, formación en el uso de su software, la emisión de documentos adicionales. Para estas situaciones, cada cliente tiene su propio catálogo de trabajos adicionales con una tarifa aparte. Las partidas del catálogo aparecen en la factura solo cuando realmente se producen.
Los precios pueden fijarse de forma individual para cada cliente: si un cliente tiene derecho a un descuento, se le asigna un importe distinto al de la tarifa base. Así, la misma herramienta permite adaptar la oferta con flexibilidad a cada cliente concreto.
El personal registra los trabajos adicionales realizados desde una pantalla específica: elige el cliente, elige el trabajo y el sistema archiva la partida en la ficha del cliente. El trabajo queda visible en los informes y - lo más importante - se añade automáticamente a la siguiente factura, conforme a la tarifa.
Historial completo y archivo en un solo lugar
La ficha del cliente muestra todo el historial de la relación: todas las facturas emitidas año por año, el número de documentos de cada mes, el número de empleados por tipo de contrato y los importes facturados. Una sección aparte es el archivo documental del cliente - contratos y anexos en PDF - de modo que consultar condiciones pactadas hace años lleva apenas un momento.
Desde la ficha también se puede dar de alta un cliente nuevo o generar una oferta o un contrato listo para firmar. Una vez al año, cuando se actualizan los precios (por ejemplo, por la inflación), una sola actualización abarca a todos los clientes a la vez.
La lista de control - el centro de mando de toda la asesoría
Este es el segundo pilar del sistema. Al comienzo de cada mes se genera una lista de control: el sistema incluye en ella automáticamente a todos los clientes activos (cada cliente tiene el estado de activo o inactivo). Junto a cada uno se ve qué declaraciones hay que completar ese mes: impuesto sobre sociedades, impuesto sobre la renta trimestral y mensual, IVA trimestral y mensual, declaraciones recapitulativas, el fichero estándar de auditoría. Así ningún cliente ni ninguna obligación pueden quedar olvidados.
El estado de cada partida se marca con un color, haciendo clic para pasar de un estado a otro:
- hecho - la declaración está lista y pendiente de presentar,
- presentado - enviado a la Administración tributaria,
- confirmado - la Administración ha devuelto el justificante (asunto cerrado),
- problema - algo ha fallado; el empleado describe de qué se trata y el caso se escala al responsable, que decide los siguientes pasos.
En la parte superior de la lista hay un panel de resumen que muestra cuántas tareas quedan abiertas en el mes - por separado para cada tipo de declaración y en total. Cada partida cerrada reduce el contador. Cuando todos los contadores llegan a cero, la asesoría ha completado todo el trabajo del mes. Todo el equipo - cada persona individualmente y la empresa en su conjunto - ve en un solo lugar en qué punto está el trabajo.
Facturas emitidas automáticamente, como facturas electrónicas
Para cada cliente de la lista de control, la persona responsable introduce los datos del mes - el número de documentos y el número de empleados en cada grupo de contratos - y marca las partidas como completadas. Solo cuando todo el trabajo del cliente está cerrado aparece el botón para crear la factura.
La factura se calcula sola, a partir de las condiciones de la ficha del cliente: la facturación base según la escala de tarifas o la cuota fija, los cargos adicionales, un importe aparte para nóminas y recursos humanos y otro para la contabilidad. El cliente recibe un desglose claro: cuántos documentos, cuántos contratos de cada tipo, cuántos planes de pensiones de empleo.
El sistema trabaja con la plataforma nacional de facturación electrónica: la factura emitida entra automáticamente en la plataforma, recibe su número y la vista previa está disponible de inmediato. La solución se mantiene conforme a la normativa vigente.
Este mecanismo sirve además como control de calidad. La lista del mes siguiente solo puede generarse cuando se ha emitido la factura de todos los clientes, y cada factura solo puede emitirse cuando todo el trabajo de ese cliente está cerrado. El cierre del mes garantiza así que todo esté completo.
Envíos a los clientes
El sistema incluye también un módulo de marketing sencillo. Se pueden marcar clientes seleccionados - o todos - y enviarles en pocos pasos una comunicación informativa o promocional, sin volver a teclear direcciones y sin cambiar a una herramienta aparte.
De la carpeta de papel a la automatización
Antes de que existiera este sistema, las condiciones de cada cliente estaban en una carpeta, en contratos en papel. Cada mes, la persona responsable de la facturación sacaba un contrato tras otro, buscaba las tarifas pactadas y emitía cada factura a mano. Eran varios días de trabajo tedioso.
Hoy todo esto ocurre automáticamente. Las condiciones y los trabajos adicionales se calculan solos, las facturas se crean en un solo paso y pasan directamente a la plataforma de facturación electrónica, y la lista de control garantiza que ningún cliente ni ningún documento se pase por alto.
Probado en la práctica
Gracias al nuevo sistema CRM en la plataforma FileMaker, pusimos orden en las complejas condiciones de cobro a nuestros clientes y automatizamos los procesos de facturación. Ahorramos mucho tiempo cada mes y hemos aumentado nuestros ingresos.
Joanna Liszkowska - CEO, inLAND Audit
(traducido del polaco)
Su sistema puede ser igual, parecido o completamente distinto, adaptado a las particularidades de su despacho: otro perfil de servicios (contabilidad, asesoría fiscal, auditoría, servicios jurídicos), otro modelo de facturación, otras declaraciones y otros roles en el equipo.
Qué distingue mis implantaciones
- Diseño individual - el sistema se construye en torno a los procesos reales de su empresa.
- Entrega rápida y flexible - gracias a la plataforma FileMaker entrego nuevos módulos y cambios con rapidez, con poco código, sin proyectos informáticos de varios años.
- Sin necesidad de planificarlo todo de antemano - implanto las nuevas ideas al ritmo en que surgen, mientras se utilizan las funciones ya terminadas.
- Interfaces claras - pantallas legibles para contables, personal de facturación y dirección.
- Cumplimiento normativo - integración con la plataforma de facturación electrónica y compatibilidad con las declaraciones vigentes.
- Crecimiento junto con la empresa - a medida que surgen necesidades, añado nuevos módulos e integraciones y el sistema crece con su negocio.
El siguiente paso
Si quiere ver cómo podría ser un sistema similar en su empresa, póngase en contacto conmigo. Hablaremos de sus procesos actuales y de cuáles pueden cubrirse con una aplicación a medida. Veremos los puntos que más tiempo consumen y que conviene abordar primero. Acordaremos el primer paso - con el menor coste posible - para comprobar con qué rapidez la colaboración da resultados, y hablaremos de las etapas siguientes.
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La primera conversación es tranquila, para conocernos. Compruebo si puedo ayudarle. Sin diapositivas, sin presión comercial. Si veo que no encajamos, se lo digo directamente.
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