5 señales de que Excel se le ha quedado pequeño a su empresa

Antes de fundar GoIDEA dirigí una empresa de cien personas. Con contratos B2B de ocho cifras. En aquella época acumulé decenas de hojas de cálculo propias - el embudo de ventas, el seguimiento del servicio técnico, el calendario de entregas, los márgenes, la facturación. Cada una apareció porque alguien necesitaba algo de inmediato. Cada una empezó a funcionar por su cuenta. Al cabo de unos meses, cada una tenía vida propia.

Durante mucho tiempo me resistí a admitir que aquello se nos había ido de las manos. Excel es barato, conocido, todo el mundo sabe usarlo. El problema nunca fue la tecnología - simplemente aún no nos habíamos organizado. Me lo repetí durante dos años. Y entonces, en una reunión del consejo de dirección, vi a dos directivos presentar dos resultados distintos para el mismo mes. Cada uno sacado de una hoja de cálculo diferente. Cada uno convencido de tener razón.

Hoy, cuando hablo con propietarios de empresas de 20-250 personas, oigo describir ese mismo momento con otras palabras. Toda empresa crece hasta una escala en la que Excel deja de ser una herramienta y pasa a ser un problema. Las hojas de cálculo en sí están bien - la cuestión es que hay señales que conviene tomarse en serio. He anotado las cinco que veo con más frecuencia.

1. El pedido perdido en una hoja de cálculo

Un cliente llama y pregunta si su pedido se ha aceptado. Un empleado empieza a buscar. En una hoja de cálculo encuentra una entrada de hace una semana, en la segunda no hay nada, en la tercera alguien ya lo ha marcado como «hecho», pero no recuerda cuándo ni quién lo hizo. El cliente espera al teléfono cuatro minutos. Es la primera señal de que la empresa trabaja contra sí misma.

Una hoja de cálculo no guarda un historial de cambios. No sabe quién añadió qué, quién borró qué ni cuándo. En un sistema, esa información está disponible por defecto. Es higiene operativa básica.

2. Dos fuentes de verdad sobre el mismo cliente

Ventas tiene «su» hoja de clientes. Contabilidad tiene «la suya». Marketing tiene una tercera, con la lista de correo. En una el cliente se llama «Kowalski S.L.», en la segunda «Kowalski s.l.», en la tercera «la empresa de Kowalski». Para su empresa son tres negocios distintos, aunque se trata de un solo cliente.

La consecuencia: dentro de un año saca un informe de ventas y no sabe cuánto le ha comprado realmente Kowalski. Y dentro de dos años la empresa crece, se incorporan cinco comerciales nuevos, cada uno crea su propia hoja de cálculo - y usted repite lo mismo a mayor escala.

3. El informe estático con tres días de antigüedad

Cada lunes por la mañana recibe el informe de ventas de la semana anterior. Alguien lo preparó el viernes por la tarde. Pasa el fin de semana, pasa la mañana del lunes - y resulta que tres pedidos han cambiado, un cliente se ha echado atrás y dos precios se introdujeron mal. El informe que le enseñan ya tiene tres días y arrastra siete correcciones que usted no ve.

Dirigir una empresa con un informe de hace tres días es dirigirla con retraso. Pocas decisiones pueden aplazarse tres días sin coste. Cada hora de retraso es una hora en la que un empleado decide por su cuenta, según lo que recuerde en ese momento.

4. Precios erróneos en las ofertas

La tarifa está en una hoja de cálculo. Los comerciales preparan las ofertas en otra, copiando los precios a mano. Una vez por trimestre alguien actualiza la tarifa, pero de la actualización solo se enteran los comerciales que ese día estaban en la oficina. El resto sigue usando los precios antiguos tres semanas más.

Según los estudios, el 90 % de las hojas de cálculo contienen errores. Confío poco en una sola estadística - pero sí creo en lo que veo en mis clientes. Todas las empresas que empezaron a trabajar conmigo con una auditoría de sus archivos de Excel encontraron al menos una partida con un error de precio que les había costado dinero de verdad.

5. El empleado no sabe qué hacer mañana

El nivel máximo de alarma. Un empleado llega a la oficina por la mañana y no sabe si seguir con lo que terminó ayer, con lo que entró por correo esta mañana o con lo que dijo el jefe el viernes a las 16:00. Porque cada uno de esos datos está en un sitio distinto.

Una empresa que crece necesita un único lugar donde se haga el trabajo - más que otro conjunto de procedimientos. Excel nunca construirá ese lugar, porque se creó para calcular, y coordinar a las personas es una tarea completamente distinta.

Qué hacer como primer paso

No sustituya todo de golpe. Es el error más habitual. Elija el proceso que más le duele - normalmente es la gestión de pedidos o el CRM - y empiece por ahí. Entre cuatro y ocho semanas, y el primer módulo ya está en marcha. El resto lo añade poco a poco, a medida que la empresa crece y surgen nuevas necesidades.

Mis mayores clientes empezaron exactamente así. Sus primeros proyectos tuvieron un presupuesto equivalente a un mes de sueldo de su director financiero. Cinco años después tienen sistemas que valen varias veces más - pero cada una de las decisiones por el camino fue pequeña.

Si alguna de estas cinco señales le resulta familiar - póngase en contacto conmigo. Dediquemos treinta minutos a hablar de qué proceso le duele más en su empresa y qué se puede hacer para resolverlo lo antes posible.