Alertas de stock antes de que pare la línea

El stock mínimo se queda corto

La mayoría de los sistemas de almacén conocen el concepto de stock mínimo: cuando las existencias caen por debajo del umbral, el artículo se pone en rojo. El problema es que el umbral es estático y la producción está viva. El mismo stock de materia prima dura tres semanas en un mes tranquilo y cuatro días cuando entran dos pedidos grandes a la vez. La «luz roja» se enciende entonces demasiado tarde - a menudo cuando el planificador ya ha asignado los pedidos a las líneas.

El segundo punto débil es cómo llega esta información a las personas. El nivel de stock lo ve quien abre la pantalla adecuada. Si nadie la abre, el sistema calla. El conocimiento está en la base de datos, pero queda sin aprovechar.

Cómo hacerlo mejor

En una aplicación adaptada a una empresa concreta se puede construir un mecanismo que vigile el almacén como lo haría un director de producción con experiencia - solo que lo hace cada hora y nunca está de vacaciones.

El mecanismo tiene tres elementos:

1. Demanda calculada a partir de los pedidos aceptados. El sistema conoce las órdenes de producción aceptadas y sus rutas de fabricación, así que puede calcular cuánta materia prima de cada tipo se consumirá en la próxima semana o las dos siguientes. El stock se convierte en la respuesta a una pregunta: para cuántos días de producción alcanza el material del almacén, teniendo en cuenta los pedidos ya aceptados.

2. Un umbral de alarma ligado al plazo de entrega. Cada materia prima tiene su plazo de entrega real: un proveedor entrega en 3 días, otro en 3 semanas. Una alarma tiene sentido cuando salta con más antelación que el plazo de entrega más un margen. Así, el material pedido el día de la alarma llega antes de que se agote el stock.

3. Una alerta que llega sola a las personas. Cuando se cumple la condición, el sistema envía de inmediato un mensaje al comprador, al director de producción o a quien haga falta: qué material, cuánto queda, para cuántos días alcanza, qué pedidos están en riesgo y a qué proveedor se compró la última vez. Otro elemento importante es el historial de cambios: cada salida de almacén y cada corrección deja rastro, de modo que, cuando las cifras no cuadran, se ve quién tocó el stock, cuándo y para qué pedido.

Qué significa esto para el propietario

La cuenta es fácil de hacer con sus propias cifras. Una hora de línea parada cuesta los salarios de las personas que esperan, más la amortización de máquinas paradas en lugar de generar ingresos - con un parque de maquinaria moderno, a menudo la partida más grande - más la producción perdida y las posibles penalizaciones por plazos incumplidos. A eso se suman los costes de apagar incendios: comprar material a un precio más alto, transporte urgente, rehacer el plan de producción en función de lo que haya en stock. Cada uno de estos costes tiene una única causa - la información sobre la falta de material llegó demasiado tarde.

El mecanismo de alertas invierte el orden: la información llega cuando el material todavía se puede pedir por la vía habitual, a precio normal y con calma. La empresa también mantiene su stock de seguridad más cerca de la necesidad real, porque el sistema lo vigila de forma continua - hay menos dinero inmovilizado en material comprado «por si acaso».

Por dónde empezar

Para construir un mecanismo así se necesitan datos que la empresa normalmente ya tiene: niveles de stock, pedidos aceptados y consumos según las recetas o las rutas de fabricación de cada producto. Si estas tres cosas viven en sitios distintos (en el programa de almacén, en el Excel del planificador y en la cabeza del ingeniero de procesos), conectarlas es el primer paso. Es exactamente el tipo de aplicación que construyo: sistemas a medida en los que el almacén, los pedidos y las rutas de fabricación forman una sola base de datos, y las alertas son una parte fija del funcionamiento del sistema.

Un buen punto de partida es una lista de las cinco materias primas cuya falta haría más daño. En ellas se comprueba más rápido si el mecanismo funciona.

Si desea hablar de un mecanismo así en su empresa, escríbame o reserve 30 minutos directamente en el calendario de abajo.

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