¿Cuánto cuesta el software a medida para una empresa de 20-250 personas?

Es la pregunta que más oigo en una primera conversación. Antes de fundar GoIDEA pasé años comprando software para mis propias empresas, así que conozco los dos lados de la mesa. A continuación explico qué determina realmente el coste y cómo lo calculo yo, para que llegue a la conversación con las ideas claras.

De qué depende realmente el precio

El coste crece con el alcance que se aborda desde el principio. Cinco factores son los que más pesan: la amplitud del proceso que abordamos primero (un departamento o toda la empresa), cuántas pantallas y roles hay que cubrir, cuántas integraciones con otros sistemas (API, correo electrónico, pagos, contabilidad) hacen falta, cuántos datos migramos desde Excel y hasta qué punto es atípico el propio proceso. Un módulo sencillo y bien estructurado para un departamento está en una franja de precio; un sistema que une la producción con el almacén, las ventas y los informes está en otra muy distinta.

Por qué las grandes implantaciones asustan con sus cifras

Las cifras que circulan por internet pueden echar para atrás: un sistema ERP para una empresa pequeña se presupuesta enseguida en 10 000-30 000 € y 6-24 meses, y un sistema MES en torno a 35 000 € más un porcentaje anual de dos cifras para mantenerlo. Esas cifras corresponden a paquetes grandes y rígidos, en los que además paga por doscientas funciones mientras usa quince.

Los datos lo confirman: en Polonia solo el 32,9 % de las pequeñas empresas tiene un sistema ERP, frente al 94 % de las grandes (GUS, la Oficina Central de Estadística de Polonia, 2025). Esa brecha nace precisamente de la barrera de entrada. Para una empresa de 20-250 personas, el camino sensato empieza con un paso más pequeño.

Cómo calculo el coste - primero el proyecto, después la ampliación

Empiezo por un proceso que dé el resultado más rápido. El primer proyecto base completo suele llevar 4-8 semanas, y un solo módulo en modo exprés puedo ponerlo en marcha en 14 días laborables. Usted paga por lo que realmente se construye, y los siguientes módulos llegan más tarde, cuando aparece una necesidad real. Así el presupuesto se reparte en etapas y usted mantiene el control después de cada una.

Costes ocultos por los que conviene preguntar

El precio que figura en la primera página de una oferta rara vez lo cuenta todo. Con el software estándar hay que sumar la suscripción multiplicada por los años, las cuotas por usuarios adicionales, los complementos de pago y el coste de las integraciones. Con cualquier solución conviene contar con la migración de datos y la formación del equipo. La diferencia está en lo que queda al final: con el software a medida, el código, los datos y la documentación son suyos, así que paga una vez por el desarrollo en lugar de pagar indefinidamente por el acceso.

Cuándo compensa un sistema así

La cuenta más sencilla consiste en comparar un desarrollo único con el total de las suscripciones a lo largo de 3-5 años. Como regla general, cuando las cuotas de las licencias de software estándar superan los 500-700 € al mes, un sistema propio suele amortizarse en 2-3 años. Sin embargo, el verdadero retorno se ve en otra parte: en el tiempo recuperado que hoy se va en copiar datos a mano entre hojas de cálculo, y en los errores que simplemente dejan de producirse cuando existe una única fuente de verdad.

Si quiere una cifra aproximada para su caso - hablemos treinta minutos. Después de la llamada le daré una horquilla de precios y le diré con franqueza si creo que el camino más barato es una herramienta estándar.