Documentación completa del pedido sin recopilarla a mano

Es la una y media, el mensajero llega a las tres y en el almacén esperan tres pedidos para expedir. La persona responsable de los papeles empieza el ritual: imprime las etiquetas desde una plantilla aparte, rellena el certificado de calidad con los resultados de la inspección, rescata el manual de uso de la carpeta que está junto al producto y el certificado de la materia prima de un correo del proveedor, y a eso se suman el albarán y la declaración de conformidad, porque este cliente la exige. Después hay que reunirlo todo en un único conjunto: unas páginas se escanean, otras se unen con una herramienta gratuita de PDF. Diez o quince minutos de clics para un solo envío. Y vuelta a empezar con el siguiente.

Por qué falla la recopilación manual

El primer problema es el tiempo. El trabajo de reunir los documentos crece en proporción directa al número de envíos, y normalmente lo hace alguien que además se ocupa de reservar transportes, de las salidas de almacén y del teléfono. Los días en que se acumulan los envíos, los documentos se reúnen con prisas, y en el papeleo la prisa es lo que más caro sale.

El segundo problema son los errores de versión. En el conjunto acaba una declaración anterior al cambio de plantilla, un certificado con los resultados de otro lote o un certificado de materia prima del pedido de al lado. El cliente lo detecta en la recepción de la mercancía y paraliza la descarga o retiene el pago hasta que llega lo que falta. La mercancía ha llegado, pero formalmente la entrega sigue pendiente.

El tercer problema es el conocimiento encerrado en una sola cabeza. Que el cliente A exige una declaración de conformidad, que el cliente B quiere el certificado por duplicado y que a los productos de un grupo concreto se les añade el certificado de la materia prima, lo recuerda una única persona. Cuando esa persona está de vacaciones, en la empresa se enciende una «luz roja»: alguien monta el conjunto a ojo y solo un correo del cliente revela qué faltaba.

Una solución en tres partes

Primera parte: el conjunto se define una vez, junto a los datos. En la ficha del producto y en la del cliente, el sistema guarda la lista de documentos que componen un envío, junto con el orden de las páginas. Los requisitos del cliente quedan registrados en los datos, de forma tan permanente como un código de producto o un precio. El sistema lo recuerda, así que una persona nueva en expedición prepara el conjunto correcto desde el primer día.

Segunda parte: un mecanismo que produce un único archivo. El sistema crea por sí mismo un documento PDF y va añadiéndole páginas hasta completar el conjunto. El archivo recoge tanto páginas generadas directamente a partir de los datos del pedido (etiquetas, albarán, certificado de calidad) como archivos ya hechos que llegan de fuera, por ejemplo el certificado de la materia prima guardado con el lote de material en la recepción de mercancía o el manual de uso vinculado al producto. Una ejecución produce un PDF de varias páginas, ordenado exactamente según la definición de la primera parte.

Tercera parte: arranque sin intervención humana y archivo vinculado al pedido. El mecanismo se pone en marcha en cuanto el pedido se libera para su expedición y puede ejecutarse en el servidor, de modo que el documento se genera aunque nadie esté sentado frente a un ordenador. El archivo terminado se guarda en el registro del pedido y va adonde haga falta: al almacén para la salida de mercancía, por correo al cliente, al archivo. Un año después de la entrega, el conjunto completo de documentos se encuentra con un clic desde el pedido, sin rebuscar en archivadores.

Qué significa esto para el propietario de la empresa

Haga la cuenta con sus propias cifras. ¿Cuántos envíos salen de la empresa a la semana? ¿Cuántos minutos se tarda en reunir los documentos de cada uno? El producto de esas dos cifras son las horas de trabajo que se dedican cada semana a una tarea que el sistema realiza en segundo plano. Después viene la segunda línea del cálculo, más difícil de medir y normalmente más cara: el coste de un envío retenido en el cliente por un certificado que falta o es incorrecto, el coste de reenviar documentos y la impresión que deja un descuido así en un cliente que audita a sus proveedores. El mecanismo descrito elimina ambas líneas: el tiempo de preparación baja prácticamente a cero y los errores de versión desaparecen, porque cada documento se genera directamente a partir de los datos del pedido.

Por dónde empezar

Empiece por un inventario de la situación actual: qué documentos acompañan a un envío, de dónde sale cada uno, quién los reúne y cuánto tiempo lleva. Una lista así se prepara en una hora y muestra enseguida qué documentos puede generar el propio sistema y cuáles basta con guardar junto a los datos (como los certificados de los proveedores). Después conviene recorrer el camino de un solo pedido, desde su liberación hasta la expedición, y marcar cada punto en el que una persona vuelve a teclear, imprime o une algo a mano. Así se obtiene una especificación lista, a partir de la cual se puede construir una aplicación sencilla que automatice todo el proceso.

Si quiere ver cómo sería un mecanismo así en su empresa, escríbame o reserve una reunión.

Describo más mecanismos de este tipo en la sección Conocimiento.