Las hojas de cálculo que tapan los huecos entre el ERP y el MES

La orden de fabricación está planificada, el material espera junto al puesto, el operario está listo. Sin embargo, la orden no se puede lanzar en el MES (el sistema de ejecución de la producción), porque falta un único parámetro tecnológico. El operario llama a la oficina técnica. El técnico de procesos abre un archivo de Excel en la unidad de red, encuentra la fila correcta, vuelve a teclear el valor en el sistema y el proceso arranca. Un cuarto de hora de retraso, asunto cerrado. Nadie ha anotado que ese hueco existe, así que la misma escena se repetirá la semana que viene con otra orden.

De dónde salen las hojas de cálculo entre los sistemas

La empresa tiene un ERP (el sistema central para pedidos, materiales y existencias), un MES y, a menudo, también un programa de almacén. Los sistemas están integrados, los datos deberían fluir solos. En la práctica, en el ERP falta parte de la información que el MES necesita para lanzar un proceso: un parámetro tecnológico, un factor de conversión, una variante de embalaje. Completarla en el sistema de origen exige acuerdos, permisos y tiempo, así que nace la solución más rápida posible: un archivo de Excel adicional donde los valores que faltan se apuntan a mano.

Un archivo así nace siempre por una buena razón y al principio ayuda de verdad. El problema es que se queda durante años. Con el tiempo, junto al primero aparecen un segundo y un quinto, y cada vez más procesos dependen de datos que no viven en ningún sistema de origen. También ocurre que algunas exportaciones automáticas a archivos CSV o Excel, que se ejecutan en segundo plano, sirven discretamente para pasar datos de un sistema a otro. Sobre el papel la integración funciona; en realidad, entre los sistemas integrados trabaja una persona que traslada las cifras a mano. Este patrón se repite igual en las empresas industriales de Polonia que en las de Alemania, Austria y Suiza.

Por qué la «muleta» acaba adueñándose del proceso

Cada archivo de este tipo parece un detalle. Juntos, sin embargo, forman una capa sobre la que la planta apoya su trabajo diario, y esa capa tiene sus costes.

Primero, los errores de transcripción. Un valor copiado de una fila más abajo tiene el mismo aspecto que el correcto, y la diferencia solo sale a la luz en la nave.

Segundo, el conocimiento en las cabezas. En qué archivo buscar el parámetro que falta y cómo interpretarlo lo saben dos o tres personas de la planta. Las vacaciones de una de ellas pueden frenar el lanzamiento de una orden.

Tercero, las horas de trabajo. Completar y transcribir datos entre la hoja y los sistemas es un trabajo constante y repetitivo que nadie encargó y que, por lo general, nadie contabiliza.

Cuarto, los bloqueos. Un solo parámetro ausente puede detener una operación en el MES, aunque la máquina, el material y las personas estén listos.

En muchas plantas, detectar esos huecos recae en la persona que se encarga del sistema. Detectarlos, sí, porque es quien mejor conoce los datos. Pero no debería convertirse en propietaria de toda la información que falta, porque entonces el conocimiento sobre los huecos vuelve a estar en una sola cabeza y la empresa cambia un problema por otro. Describí este patrón con más detalle en mi informe de investigación «Excel, papelitos y la única persona que sabe»: junto a los sistemas ERP, en las empresas industriales de Polonia y también de Alemania, Austria y Suiza, viven hojas de cálculo que asumen el trabajo de los sistemas. Puede descargar el informe en la página goidea.net/es/conocimiento/excel-papelitos-y-la-unica-persona-que-sabe.php.

Hay algo que conviene decir con honestidad: una hoja de cálculo como intermediario provisional puede estar bien. El problema empieza cuando la empresa se convierte en su «rehén»: cuando ya nadie sabe cuántos archivos así existen y el proceso productivo depende de que alguien se haya acordado de apuntar un valor a mano.

La solución en tres elementos

Primer elemento: un registro de los archivos intermedios. Una lista de todos los archivos que viven entre los sistemas. De cada uno, cuatro datos: qué información falta en el sistema de origen, quién la completa, con qué frecuencia y cuánto tiempo le lleva. El registro por sí solo no arregla nada, pero muestra la escala e indica por qué archivo empezar. Cada «muleta» es, en el fondo, una señal: en el sistema falta precisamente ese dato y alguien debería introducirlo allí.

Segundo elemento: un formulario en lugar de la hoja. Los datos del archivo más crítico los asume una aplicación sencilla. En lugar de una tabla abierta donde cualquiera puede escribir cualquier cosa, hay un formulario con validación: el campo solo acepta valores del rango permitido, cada dato tiene un propietario y cada cambio queda en el historial con fecha y autor. La aplicación muestra además los huecos por adelantado: la lista de órdenes que se acercan a su lanzamiento sin el juego completo de parámetros. El hueco deja de ser una sorpresa al lanzar la orden y se convierte en una tarea para el día anterior.

Tercer elemento: los datos vuelven al sistema de origen. Un mecanismo traslada los valores completados allí donde deberían vivir: al ERP o al MES. La persona deja de ser una interfaz manual entre sistemas integrados, y las órdenes siguientes usan automáticamente el dato completado una sola vez. Con el tiempo, la hoja desaparece, porque deja de hacer falta.

Qué significa esto para el propietario de la empresa

El cálculo se hace mejor con sus propias cifras. ¿Cuántos archivos intermedios viven hoy entre los sistemas de la empresa? ¿Cuántas personas y cuántas horas a la semana se van en completar y transcribir datos? ¿Cuántas órdenes al mes arrancan tarde porque faltó un solo parámetro, y cuánto cuesta una hora de un puesto parado? ¿Cuánto costó el último error de transcripción: un lote defectuoso, una devolución, una operación repetida?

Al multiplicar las horas por las tarifas horarias y sumar el coste de los retrasos, suele resultar que la hoja «gratuita» es una de las herramientas más caras de la empresa. El otro lado del cálculo es más sencillo: un formulario con validación y un mecanismo que traslada los datos a los sistemas es una aplicación pequeña, construida en pocas semanas, porque ordena un flujo de datos concreto en lugar de sustituir los sistemas que la empresa ya tiene.

Por dónde empezar

Elija un archivo: el que con más frecuencia detiene las órdenes o el que más tiempo devora. Durante dos semanas, anote tres cosas sobre ese archivo: qué faltaba, quién lo completó y cuánto tardó. Al cabo de dos semanas tiene un registro con cifras reales y, a la vez, una especificación lista, sobre cuya base se puede preparar una aplicación sencilla que automatice la introducción de datos y vigile los huecos. El resto de archivos puede esperar; cada uno de los siguientes se aborda de la misma manera, en el orden que indique el registro.

Si quiere hablar de las hojas de cálculo que viven entre los sistemas de su empresa, escríbame o reserve directamente una reunión.