Por qué fracasan las implantaciones de sistemas

En los años en que dirigí mis propias empresas vi implantaciones que funcionaron y otras que se estancaron o murieron en silencio. La diferencia casi nunca estuvo en la tecnología. Estuvo en cómo se llevó el proyecto. A continuación nombro las causas de fracaso que se repiten y muestro cómo llevo una implantación para evitarlas.

Rara vez es la tecnología en sí

La escala es grande: según estudios de mercado internacionales (Panorama, Gartner), la mayoría de las implantaciones de grandes sistemas ERP se queda por debajo de sus objetivos - la cifra que se cita es del 55-75 % de los proyectos. Son datos globales y se refieren sobre todo a grandes paquetes, pero las causas se repiten con la claridad suficiente para poder nombrarlas y evitarlas. Y casi ninguna de ellas está en el propio software.

Comprar por la demostración en lugar de por el proceso

El error más frecuente es elegir un sistema por una buena demostración comercial en lugar de por los procesos de su propia empresa. En la presentación el programa luce estupendamente, pero luego resulta que su forma de recibir pedidos o de planificar la producción choca con él. Entonces empieza la adaptación de la empresa a la herramienta - y es justo ahí donde el proyecto empieza a perder pie.

Un análisis omitido y un alcance demasiado amplio

El segundo patrón es arrancar sin un análisis sólido de cómo funciona de verdad la empresa, sumado al intento de implantarlo todo a la vez. Cuanto más amplio es el alcance al principio, más cosas pueden torcerse antes de que alguien vea un primer resultado. Un gran proyecto «todo a la vez» se convierte en un frente de meses en el que es fácil salirse del presupuesto y agotar la paciencia del equipo.

Un equipo al que nadie consultó

La tercera causa es humana. Cuando se decide un sistema sin hablar con las personas que van a usarlo, aparece la resistencia y la herramienta se queda lejos de la realidad de la planta o de la oficina. Entonces la gente vuelve por su cuenta a las viejas hojas de cálculo, la empresa funciona con dos circuitos de trabajo en paralelo y el costoso sistema acaba en gran parte sin uso.

Cómo llevo una implantación para que funcione

Empiezo con una conversación sobre el proceso, antes de cualquier demostración de funciones. Abordo primero un área que dé un resultado rápido y visible - puedo poner en marcha el primer módulo en 14 días laborables y el primer proyecto completo en 4-8 semanas. Construyo junto a las personas que van a usar el sistema, para que refleje su trabajo real. Los siguientes módulos llegan por etapas, en paralelo al día a día de la empresa, y el código y los datos son suyos. Así hay un resultado en cada etapa, y el riesgo de un único gran desastre sencillamente no tiene dónde aparecer.

Si está planificando una implantación y quiere hacerla con seguridad - hablemos treinta minutos. Le propondré por qué área empezar para que el primer resultado llegue pronto.