Qué hacer con 27 hojas de cálculo

Cuando dirigía mi propia empresa, acumulé decenas de hojas de cálculo. Un embudo de ventas, el seguimiento de los servicios, un calendario de entregas, los márgenes, la facturación - cada una apareció porque alguien necesitaba algo en ese mismo momento. Si las hubiera contado entonces, habrían salido fácilmente veintisiete. Quizá más.

Los propietarios con los que hablo hoy me dan esa cifra de forma casi idéntica: «debemos de tener unas treinta hojas de cálculo y ya nadie tiene el control». Y casi siempre a esa frase le sigue la conclusión refleja: hay que sustituirlo todo por un solo sistema. Precisamente esa conclusión es la que con más frecuencia termina en fracaso.

Por qué fracasa sustituirlo todo de golpe

El proyecto «vamos a pasar veintisiete hojas de cálculo a un solo sistema» es grande, caro y largo. Pasan meses hasta que algo empieza a funcionar. Mientras tanto, el equipo sigue trabajando con las hojas antiguas, así que el trabajo se duplica y la impaciencia crece. Y como se intenta reproducir todo a la vez, se reproduce también todo el desorden - incluidas las hojas que de todos modos sobraban. Conozco empresas que se quedaron atascadas un año en un proyecto así y volvieron a Excel porque «el sistema todavía no estaba listo».

Hay un camino más sencillo, y siempre llevo a mis clientes por él.

Paso 1: reparta las 27 hojas de cálculo en tres montones

Antes de construir nada, revise las hojas de cálculo y divídalas en tres grupos. El primer montón es el núcleo operativo - las hojas de las que la empresa vive de verdad: pedidos, clientes, producción, servicio. Suelen ser sorprendentemente pocas, entre cuatro y seis.

El segundo montón son las hojas auxiliares - informes, resúmenes, calculadoras que alguien prepara de vez en cuando. Algunas son simplemente una vista de los datos del primer montón. El tercer montón son las hojas muertas - creadas para una ocasión concreta, luego olvidadas, sin abrir desde hace meses. Una revisión así suele mostrar que, de veintisiete hojas de cálculo, solo cinco importan de verdad, y el resto son duplicados, copias desactualizadas y archivos que puede borrar sin remordimientos.

Paso 2: elija el proceso que más duele

Del primer montón, elija un proceso - el que más nervios y tiempo le cuesta. Normalmente es la gestión de pedidos o la ficha de clientes. Uno. Solo uno.

Paso 3: conviértalo en una única fuente de verdad

Traslade ese proceso a un sistema de modo que se convierta en el único lugar donde viven esos datos. A partir de ese momento dejan de existir la «hoja de ventas» y la «hoja de contabilidad» con el mismo cliente en dos versiones - hay un registro, una entrada, una verdad, con historial de cambios. Entre cuatro y ocho semanas, y el primer módulo ya funciona. Eso es todo.

Qué pasa con el resto de las hojas de cálculo

Esta es la parte más interesante. En cuanto un proceso tiene su fuente de verdad, buena parte de las hojas restantes desaparece por sí sola. El resumen que alguien montaba a mano a partir de tres archivos es ahora una simple vista en el sistema. La hoja que solo existía para cuadrar dos versiones contradictorias de los mismos datos ya sobra, porque ahora hay una sola versión.

Algunas hojas se quedan - y está bien que así sea. Excel es ideal para hacer un cálculo ad hoc, para una simulación puntual, para un resumen rápido sobre la marcha. Solo se queda corto cuando tiene que coordinar el trabajo de las personas y servir de memoria de la empresa. Deje a Excel lo que hace bien y lleve el resto a donde le corresponde.

Después se aborda el segundo proceso del núcleo. Luego el tercero. La empresa paga poco a poco, en pequeñas decisiones, y cada una se amortiza antes de tomar la siguiente. Mis clientes más grandes llegaron así, en cinco años, a sistemas que valen varias veces su primer proyecto - pero cada uno empezó con un proceso y una hoja de cálculo que dejó de hacer falta.

Si tiene sus propias veintisiete hojas de cálculo y duda por dónde empezar - escríbame o reserve treinta minutos. Juntos elegiremos la que le quite más dolor en menos tiempo.