Cuándo elegir software estándar y cuándo un sistema a medida

Antes de fundar GoIDEA dirigí durante años mi propia empresa. Compré software estándar y encargué sistemas desarrollados a medida para ella. Estuve muchas veces a uno y otro lado de esta decisión, y cada vez me hacía la misma pregunta: comprar algo que ya existe o construir exactamente lo que necesito.

La respuesta «depende» es cierta, pero inútil. Con los años llegué a una regla más sencilla que hoy doy a los propietarios cuando me lo preguntan. Se reduce a una sola cosa: ¿el proceso que quiere gestionar es su ventaja o solo un coste que tiene que asumir?

Donde el software estándar simplemente gana

Hay procesos en los que mil empresas antes que usted ya dieron con la mejor solución. La contabilidad. El correo electrónico. Las nóminas. La firma electrónica. La facturación estándar. Aquí el software estándar es más barato, está probado y se actualiza sin que usted tenga que intervenir. Construir su propio programa de contabilidad sería gastar dinero en un problema que alguien resolvió hace tiempo, y mejor.

Una regla sencilla: si hace algo exactamente igual que sus competidores y el cliente nunca lo ve - compre software estándar. Construir a medida lo que ya es genérico es pagar de más.

Donde el software estándar empieza a apretar

El problema empieza cuando un programa estándar encaja casi del todo. Cubre el 70 % de lo que necesita, y para el 30 % restante le obliga a cambiar su forma de trabajar. En lugar de adaptar la herramienta a la empresa, adapta la empresa a la herramienta. Su equipo aprende a sortear el programa, vuelve a Excel en paralelo, y al cabo de un año tiene a la vez una suscripción cara y las mismas hojas de cálculo de las que quería salir.

A eso se suman dos costes que el precio oculta. El primero es la suscripción multiplicada por los años - algo que hoy cuesta unos cientos de euros al mes se convierte, en cinco años, en una suma con la que podría haber construido su propio sistema. El segundo es la dependencia del proveedor: sus datos están en la nube y en el formato de este, y las condiciones las dicta él.

Donde un sistema a medida compensa

Un sistema desarrollado para usted tiene sentido cuando el proceso que gestiona es el corazón de su empresa. Cuando la forma en que recibe los pedidos, planifica la producción o dirige una red de socios es lo que le distingue - le interesa conservarla tal cual, en lugar de rebajarla al mínimo común denominador que un fabricante de software estándar ideó para todos a la vez.

Un sistema a medida hace exactamente lo necesario y nada más. No paga por doscientas funciones cuando usa quince. Crece con la empresa - añade un módulo cuando surge la necesidad, en lugar de esperar a que el fabricante lo incluya en su hoja de ruta. Y el código es suyo: los datos, el esquema y la documentación se quedan en su empresa.

La prueba de las tres preguntas

Cuando dudo qué camino tomar, me hago tres preguntas. Primera: ¿es este proceso mi ventaja o solo un coste? Si es una ventaja - construir a medida; si es un coste genérico - comprar software estándar. Segunda: ¿el programa estándar me obliga a cambiar mi forma de trabajar en un punto que me importa? Si es así, es señal de que no encaja. Tercera: ¿cuánto suma la suscripción en cinco años frente a un desarrollo que se paga una sola vez? A veces la cuenta es evidente ya a los dos años.

Rara vez es una cosa o la otra

Lo más habitual es que la buena respuesta sea ambas cosas. Software estándar para lo genérico - contabilidad, correo, firmas. Un sistema a medida para uno o dos procesos que son el núcleo de su empresa. No tiene que construirlo todo ni comprarlo todo. El arte está en saber qué es qué.

Si tiene un programa estándar que encaja casi del todo y duda si merece la pena sustituirlo por algo propio - hablemos treinta minutos. Le diré con franqueza si creo que lo que tiene es suficiente.