Un sistema que apoya la elaboración de ofertas

Por qué las ofertas esperan en la cola

Lunes, 7:40. En la bandeja de entrada espera una solicitud de un cliente nuevo: un PDF con una tabla de partidas, dos planos y la petición de una oferta para el viernes. La persona que sabe presupuestarla está ahora mismo absorbida por el trabajo corriente, porque desde primera hora hay algo que requiere su atención. Llegará a la solicitud el miércoles por la tarde. El jueves el comercial envía la oferta, y el viernes se entera de que el cliente ya ha cerrado el acuerdo con la empresa que respondió el martes.

Este escenario se repite en las empresas sea cual sea el sector. Y tiene sorprendentemente poco que ver con el precio. El pedido se pierde por el tiempo de respuesta, antes incluso de que empiece la conversación sobre el dinero.

La elaboración de ofertas es un trabajo de experto. Alguien tiene que leer la especificación o el plano, valorar el material y los componentes, estimar tiempos y mano de obra, y comprobar qué trabajos parecidos ha hecho ya la empresa. Ese conocimiento suele estar en manos de dos o tres personas - el ingeniero de procesos, el jefe de departamento, a veces el propietario en persona. Son también las personas más absorbidas por el día a día, así que la solicitud acaba al final de su lista de tareas.

Además, los datos necesarios para una oferta están repartidos en varios sitios a la vez. Las ofertas antiguas, en archivos de Excel; los plazos reales, en el sistema o en partes de trabajo en papel; los precios del material, en correos de los proveedores. Por eso cada oferta empieza buscando y solo después calculando. El resultado es previsible: las respuestas salen al cabo de varios días, algunas solicitudes se quedan sin oferta y la empresa ni siquiera sabe cuántos pedidos al año ha perdido solo por culpa del calendario.

Una solución en tres partes

Precisamente este proceso puede incorporarse hoy al sistema de una empresa con ayuda de la IA. La solución tiene tres partes.

Primero, la lectura de la solicitud. Con ayuda de la IA, el sistema lee el mensaje y sus adjuntos: la tabla de partidas, las cantidades, el material, las dimensiones, las tolerancias, el plazo esperado. El correo se convierte en un registro del sistema, completo antes de que nadie se siente al teclado. Desaparece la transcripción manual y, con ella, las erratas que después acompañan al pedido hasta el final. Cuando a la solicitud le falta algo, el sistema propone una lista de preguntas adicionales para el cliente y prepara al momento un correo con esas preguntas, un documento para rellenar o un formulario web interactivo que basta con compartir con el cliente. Las respuestas vuelven al sistema y pasan por el mismo análisis con IA que la propia solicitud, de modo que la oferta se ajusta mejor a lo que el cliente necesita de verdad.

Segundo, el cruce con el historial. El sistema busca en los pedidos realizados y en las ofertas anteriores: una pieza parecida, un material parecido, un tamaño de lote comparable. Recupera los tiempos y costes reales de la ejecución y, a su lado, el precio y el margen de aquella oferta anterior. Un punto de referencia así existe en toda empresa con historial de pedidos; solo que hoy hay que desenterrarlo de los archivos y de la memoria de las personas.

Tercero, un borrador de oferta para que decida una persona. A partir de la solicitud leída y del historial cruzado, el sistema compone un borrador de oferta: partidas, tiempos propuestos, coste del material, un espacio para el precio. La decisión sobre el precio y sobre el riesgo sigue en manos de una persona - el ingeniero de procesos, el comercial o el propietario, allí donde haga falta. La máquina lee y calcula, la persona pone el precio. El sistema registra además qué ofertas se ganaron y cuáles se perdieron, así que al cabo de unos meses la tasa de acierto de las ofertas se ve negro sobre blanco.

Qué significa esto para el propietario de la empresa

Lo mejor es hacer la cuenta con sus propias cifras. ¿Cuántas solicitudes llegan a la empresa cada mes? ¿Cuántas horas de trabajo cuesta una oferta y cuánto valen esas horas, teniendo en cuenta que la persona que la prepara podría dedicar ese tiempo a otra tarea para la empresa? A menudo es el propietario en persona quien hace las ofertas, y sus horas son las más caras de la empresa. ¿Al cabo de cuántos días recibe respuesta el cliente?

Y la pregunta más importante: ¿cuántos pedidos al año se pierden porque la oferta salió demasiado tarde? Basta con tomar el valor de un pedido medio y calcular qué cambia un pedido más ganado al mes. Con pedidos que se repiten de forma periódica, esa cuenta abarca años enteros de trabajo con un cliente que un día tuvo que elegir al proveedor más rápido.

Esta cuenta tiene también una segunda cara: una empresa que responde rápido y a partir de los costes reales de su historial presupuesta a ojo con menos frecuencia. Y una oferta hecha a ojo puede salir más cara que el sistema más caro, porque una vez fija un precio demasiado alto y espanta al cliente, y la siguiente uno demasiado bajo, y la empresa acaba subvencionando el pedido.

Por dónde empezar

El primer paso es sencillo y no requiere IA: un registro de solicitudes y ofertas en un solo lugar, con la fecha de entrada, la fecha de respuesta y el resultado. Ese registro por sí solo muestra al cabo de un mes adónde se va el tiempo y cuántas ofertas salen realmente de la empresa.

El segundo paso es una estructura de oferta repetible: partida, material, tiempos, costes, margen, guardados en el sistema en lugar de en archivos sueltos. Solo sobre datos así de ordenados merece la pena añadir la lectura automática de solicitudes y las sugerencias a partir del historial. La automatización tiene sentido sobre datos ordenados; aplicada sobre el desorden, solo lo hace más grande.

Hay una ventaja más que rara vez sale a relucir cuando se piensa en las ofertas: el aspecto. Una oferta generada desde el sistema puede ser sencillamente bonita - con la identidad visual de la empresa, el logotipo, una tabla clara de partidas y un resumen, siempre igual. La IA genera el documento a partir de una plantilla acordada, así que la calidad de la oferta deja de depender de lo bien que alguien de la empresa se maneje con Word.

Si quiere ver cómo podría ser un flujo de elaboración de ofertas así en su empresa, escríbame o reserve 30 minutos directamente en el calendario de abajo.

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