System, który pilnuje magazynu, zanim stanie linia

Zapas minimalny to za mało

Większość systemów magazynowych zna pojęcie zapasu minimalnego: gdy stan spadnie poniżej progu, pozycja robi się czerwona. Problem w tym, że próg jest statyczny, a produkcja żyje. Ten sam zapas surowca wystarczy na trzy tygodnie przy spokojnym miesiącu i na cztery dni, gdy wchodzą dwa duże zlecenia naraz. „Czerwona lampka” zapala się wtedy za późno - często już po tym, jak planista przydzielił zlecenia na linie.

Drugi słaby punkt to sposób, w jaki ta informacja dociera do ludzi. Stan magazynu widzi ten, kto otworzy odpowiedni ekran. Jeśli nikt nie otworzy, system milczy. Wiedza jest w bazie, ale nie pracuje.

Jak to zrobić lepiej

W aplikacji szytej na miarę dla konkretnej firmy można zbudować mechanizm, który patrzy na magazyn tak, jak patrzyłby doświadczony szef produkcji - tylko robi to co godzinę i nigdy nie jest na urlopie.

Mechanizm składa się z trzech elementów:

1. Zapotrzebowanie liczone z przyjętych zleceń. System zna przyjęte zlecenia produkcyjne i ich technologie, więc umie policzyć, ile którego surowca pochłonie najbliższy tydzień czy dwa. Zapas staje się odpowiedzią na pytanie: na ile dni produkcji wystarczy tego, co leży na magazynie, przy zleceniach, które już przyjęliśmy.

2. Próg alarmowy powiązany z czasem dostawy. Każdy surowiec ma swój realny czas dostawy: jeden dostawca wozi w 3 dni, inny w 3 tygodnie. Alarm ma sens wtedy, gdy zapala się wcześniej, niż wynosi czas dostawy plus margines. Wtedy surowiec zamówiony w dniu alarmu dojedzie, zanim skończy się zapas.

3. Alert, który sam wychodzi do ludzi. Gdy warunek jest spełniony, system od razu wysyła wiadomość do zaopatrzeniowca, szefa produkcji albo tam, gdzie to konieczne: który surowiec, ile zostało, na ile dni wystarczy, które zlecenia są zagrożone i u którego dostawcy ostatnio kupowano. Osobnym ważnym elementem jest historia zmian: każde zdjęcie ze stanu i każda korekta zostawia ślad, więc gdy liczby się nie zgadzają, widać, kto, kiedy i przy jakim zleceniu ruszał stan.

Co to oznacza dla właściciela firmy

Rachunek jest prosty do zrobienia na własnych liczbach. Godzina postoju linii kosztuje tyle, ile wynoszą płace ludzi, którzy czekają, plus amortyzacja maszyn, które stoją zamiast zarabiać - przy nowoczesnym parku maszynowym to często największa pozycja - plus utracona produkcja i ewentualne kary za termin. Do tego dochodzą koszty gaszenia pożaru: dokupowanie surowca po wyższej cenie, ekspresowy transport, przestawianie planu produkcji pod to, co akurat jest na magazynie. Każdy z tych kosztów wynika z jednej rzeczy - informacja o braku przyszła za późno.

Mechanizm alertów odwraca kolejność: informacja przychodzi wtedy, gdy surowiec da się jeszcze zamówić w normalnym trybie, bez dopłat i nerwów. Firma trzyma też zapas bezpieczeństwa bliżej realnej potrzeby, bo system pilnuje go na bieżąco - mniej pieniędzy leży zamrożone w surowcu kupionym „na wszelki wypadek”.

Od czego zacząć

Do zbudowania takiego mechanizmu wystarczą dane, które firma zwykle już ma: stany magazynowe, przyjęte zlecenia i normy zużycia wynikające z receptur lub technologii produkcji poszczególnych produktów. Jeśli te trzy rzeczy żyją w różnych miejscach - w programie magazynowym, w Excelu planisty i w głowie technologa - to właśnie ich połączenie jest pierwszym krokiem. Dokładnie takie aplikacje buduję: systemy szyte na miarę, w których magazyn, zlecenia i technologie są jedną bazą, a alerty są stałym elementem działania systemu.

Dobrym początkiem jest lista pięciu surowców, których brak zabolałby najbardziej. Dla nich najszybciej widać, czy mechanizm się broni.

Jeśli chcesz porozmawiać o takim mechanizmie w swojej firmie, napisz do mnie albo od razu zarezerwuj 30 minut w kalendarzu poniżej.

Więcej tekstów o systemach dla firm produkcyjnych znajdziesz w dziale Wiedza.