Co zrobić z 27 arkuszami

Kiedy prowadziłem własną firmę, arkusze przybywały z każdym nowym problemem: sprzedaż, serwis, dostawy, marże, faktury. Gdybym je wtedy policzył, spokojnie byłoby ich dwadzieścia siedem. Może więcej.

Właściciele firm, z którymi dziś rozmawiam, mówią mi tę liczbę niemal identycznie: „mamy chyba ze trzydzieści arkuszy i już nikt nad tym nie panuje”. I prawie zawsze po tym zdaniu pada odruchowy wniosek: trzeba to wszystko wymienić na jeden system. To właśnie ten wniosek najczęściej kończy się porażką.

Dlaczego wymiana wszystkiego naraz się nie udaje

Projekt „przepiszemy dwadzieścia siedem arkuszy na jeden system” jest wielki, drogi i długi. Trwa miesiącami, zanim cokolwiek zacznie działać. Zespół przez ten czas i tak pracuje na starych arkuszach, więc masz podwójną pracę i rosnące zniecierpliwienie. A ponieważ próbujesz odwzorować wszystko naraz, odwzorowujesz też cały bałagan - łącznie z arkuszami, które i tak były zbędne. Znam firmy, które utknęły na takim projekcie na rok i wróciły do Excela, bo „system jeszcze nie był gotowy”.

Jest prostsza droga i zawsze prowadzę nią klientów.

Krok 1: rozłóż 27 arkuszy na trzy kupki

Zanim cokolwiek zbudujesz, przejrzyj arkusze i podziel je na trzy grupy. Pierwsza kupka to rdzeń operacyjny - arkusze, na których firma realnie żyje: zamówienia, klienci, produkcja, serwis. Zwykle jest ich zaskakująco mało, cztery do sześciu.

Druga kupka to arkusze pomocnicze - raporty, zestawienia, kalkulatory, które ktoś robi raz na jakiś czas. Część z nich to po prostu widok na dane z pierwszej kupki. Trzecia kupka to arkusze martwe - powstały na jedną okazję, ktoś o nich zapomniał, nikt do nich nie zagląda od miesięcy. Przy takim przeglądzie okazuje się zwykle, że z dwudziestu siedmiu arkuszy realnie liczy się pięć, a reszta to duplikaty, nieaktualne kopie i pliki, które można skasować bez żalu.

Krok 2: wybierz jeden proces, który boli najmocniej

Z pierwszej kupki wybierz jeden proces - ten, który kosztuje Cię najwięcej nerwów i czasu. Zwykle to obsługa zamówień albo kartoteka klientów. Nie dwa. Jeden.

Krok 3: zrób z niego jedno miejsce, w którym żyją dane

Ten jeden proces przenieś do systemu tak, żeby stał się jedynym miejscem, w którym te dane żyją. Od tego momentu nie ma „arkusza handlowca” i „arkusza księgowości” z tym samym klientem w dwóch wersjach - jest jeden rekord, jeden zapis, jedna prawda, z historią zmian. Cztery do ośmiu tygodni, budżet rzędu piętnastu-trzydziestu tysięcy złotych, pierwszy moduł działa. To wszystko.

Co się dzieje z resztą arkuszy

Tu jest najciekawsze. Gdy jeden proces ma już swoje jedno miejsce na dane, spora część pozostałych arkuszy znika sama. Zestawienie, które ktoś sklejał ręcznie z trzech plików, teraz jest jednym widokiem w systemie. Arkusz, który istniał tylko po to, żeby pogodzić dwie sprzeczne wersje tych samych danych, przestaje być potrzebny, bo wersja jest już jedna.

Część arkuszy zostaje - i dobrze. Excel jest świetny do policzenia czegoś ad hoc, do jednorazowej symulacji, do szybkiego zestawienia na kolano. Kiepsko wypada dopiero tam, gdzie ma koordynować pracę ludzi i pełnić funkcję pamięci firmy. Zostaw mu to, w czym jest dobry, a resztę przenieś tam, gdzie jej miejsce.

Potem bierzesz drugi proces z rdzenia. Potem trzeci. Firma płaci małymi decyzjami, każda z nich się zwraca, zanim podejmiesz następną. Moi najwięksi klienci przez pięć lat doszli w ten sposób do systemów wartych wielokrotnie więcej niż pierwszy projekt - ale każdy zaczął od jednego procesu i jednego arkusza, który przestał być potrzebny.

Jeśli masz swoje dwadzieścia siedem arkuszy i nie wiesz, od którego zacząć - napisz albo umów trzydzieści minut. Wspólnie wskażemy ten jeden, który najszybciej zdejmie najwięcej bólu.