Dlaczego wdrożenia systemów kończą się porażką - i jak tego uniknąć

Przez lata prowadzenia własnych firm widziałem wdrożenia, które się udały, i takie, które utknęły albo cicho umarły. Różnicy prawie nigdy nie robiła technologia. Robiło ją to, jak projekt był poprowadzony. Poniżej nazywam powtarzalne przyczyny porażek i pokazuję, jak prowadzę wdrożenie, żeby ich uniknąć.

To rzadko wina samej technologii

Skala problemu jest duża: według międzynarodowych badań rynku (Panorama, Gartner) większość wdrożeń dużych systemów ERP nie osiąga zakładanych celów - mówi się o 55-75% projektów. To dane globalne i dotyczą przede wszystkim wielkich pakietów, ale przyczyny powtarzają się na tyle wyraźnie, że da się je nazwać i omijać. I prawie żadna z nich nie leży w samym oprogramowaniu.

Kupno pod prezentację zamiast pod proces

Najczęstszy błąd to wybór systemu na podstawie dobrej prezentacji handlowej zamiast własnych procesów. Program wygląda świetnie na pokazie, ale okazuje się, że Twój sposób przyjmowania zamówień czy planowania produkcji do niego nie pasuje. Wtedy zaczyna się dopasowywanie firmy do narzędzia - i dokładnie w tym miejscu projekt zaczyna tracić grunt.

Pominięta analiza i zbyt szeroki zakres

Drugi wzorzec to start bez rzetelnej analizy tego, jak firma naprawdę pracuje, połączony z próbą wdrożenia wszystkiego naraz. Im większy zakres na starcie, tym więcej rzeczy może pójść nie tak, zanim ktokolwiek zobaczy pierwszy efekt. Duży projekt „naraz” zamienia się w wielomiesięczny front, na którym łatwo przekroczyć budżet i stracić cierpliwość zespołu.

Zespół, którego nikt nie zapytał

Trzecia przyczyna jest ludzka. Gdy o systemie decyduje się bez rozmowy z osobami, które mają go używać, pojawia się opór, a narzędzie nie odwzorowuje realiów pracy na hali czy w biurze. Ludzie wracają wtedy do starych arkuszy „na boku”, firma prowadzi dwa równoległe obiegi, a drogi system stoi w dużej części nieużywany.

Jak prowadzę wdrożenie, żeby się udało

Zaczynam od rozmowy o procesie, pokaz funkcji zostawiam na później. Biorę na pierwszy ogień jeden obszar, który daje szybki, widoczny efekt - pierwszy moduł potrafię postawić w 14 dni roboczych, a pełny pierwszy projekt w 4-8 tygodni. Buduję razem z ludźmi, którzy będą z systemu korzystać, więc system odwzorowuje ich realną pracę. Kolejne moduły dokładamy etapami, obok bieżącej działalności, a kod i dane zostają Twoje. Dzięki temu na każdym etapie widać efekt, a ryzyko wielkiej, jednorazowej klęski po prostu nie ma się gdzie pojawić.

Jeśli planujesz wdrożenie i chcesz zrobić je bezpiecznie - porozmawiajmy przez trzydzieści minut. Podpowiem, od którego obszaru zacząć, żeby pierwszy efekt przyszedł szybko.