Kiedy gotowe oprogramowanie, a kiedy system na zamówienie

Zanim założyłem GoIDEA, przez lata prowadziłem własną firmę. Kupowałem gotowe oprogramowanie i zamawiałem systemy pisane pod nas. Byłem po obu stronach tego wyboru wielokrotnie i za każdym razem zadawałem sobie to samo pytanie: kupić coś, co już istnieje, czy zbudować dokładnie to, czego potrzebuję.

Odpowiedź „to zależy” jest prawdziwa, ale bezużyteczna. Przez lata dorobiłem się prostszej reguły, którą dziś podaję właścicielom firm, gdy o to pytają. Zależy od jednej rzeczy: czy proces, który chcesz obsłużyć, jest Twoją przewagą, czy tylko kosztem, który musisz ponieść.

Gdzie gotowe oprogramowanie po prostu wygrywa

Są procesy, w których niczego nie wymyślisz lepiej niż tysiąc firm przed Tobą. Księgowość. Poczta. Kadry i płace. Podpis elektroniczny. Standardowe fakturowanie. Tu gotowe oprogramowanie jest tańsze, sprawdzone i aktualizowane bez Twojego udziału. Budowanie własnego programu do księgowości byłoby marnowaniem pieniędzy na rozwiązywanie problemu, który ktoś rozwiązał już dawno i lepiej.

Prosta zasada: jeśli robisz coś dokładnie tak samo jak konkurencja i klient nigdy tego nie zobaczy - kup gotowe. Nie płać za budowę czegoś, co jest towarem masowym.

Gdzie gotowe zaczyna uwierać

Kłopot zaczyna się, gdy gotowy program prawie pasuje. Pokrywa 70% tego, czego potrzebujesz, a przy pozostałych 30% każe Ci zmienić sposób pracy. Zamiast dopasować narzędzie do firmy, dopasowujesz firmę do narzędzia. Twoi ludzie uczą się obchodzić program dookoła, wracają do Excela „na boku”, a po roku masz jednocześnie drogi abonament i te same arkusze, od których miałeś uciec.

Do tego dochodzą dwa koszty, których nie widać w cenniku. Pierwszy to abonament pomnożony przez lata - coś, co dziś kosztuje kilkaset złotych miesięcznie, przez pięć lat robi się sumą, za którą można było zbudować własny system. Drugi to uzależnienie od dostawcy: Twoje dane siedzą w jego chmurze, w jego formacie, a warunki dyktuje on.

Gdzie system na zamówienie się zwraca

System pisany pod Ciebie ma sens wtedy, gdy proces, który obsługuje, jest sercem Twojej firmy. Kiedy sposób, w jaki przyjmujesz zamówienia, planujesz produkcję albo obsługujesz sieć partnerów, jest tym, co odróżnia Cię od konkurencji - nie chcesz spłaszczać go do wspólnego mianownika, który producent gotowego programu wymyślił dla wszystkich naraz.

System na zamówienie robi dokładnie to, co potrzebne, i nic więcej. Nie płacisz za dwieście funkcji, z których używasz piętnastu. Rośnie razem z firmą - dokładasz moduł, gdy pojawia się potrzeba, zamiast czekać, aż producent doda go do swojego harmonogramu. I kod jest Twój: dane, schemat, dokumentacja zostają u Ciebie.

Test w trzech pytaniach

Gdy nie wiem, w którą stronę pójść, zadaję sobie trzy pytania. Pierwsze: czy ten proces jest moją przewagą, czy tylko kosztem? Przewaga - buduj pod siebie; koszt masowy - kup gotowe. Drugie: czy gotowy program zmusza mnie do zmiany sposobu pracy w miejscu, które jest dla mnie ważne? Jeśli tak, to sygnał, że nie pasuje. Trzecie: ile wyniesie abonament przez pięć lat w porównaniu z jednorazową budową? Czasem rachunek jest oczywisty już po dwóch latach.

To rzadko jest wybór albo-albo

Najczęściej dobra odpowiedź to jedno i drugie. Gotowe oprogramowanie do rzeczy masowych - księgowości, poczty, podpisu. System na zamówienie do tego jednego, dwóch procesów, które są Twoim rdzeniem. Nie musisz budować wszystkiego i nie musisz wszystkiego kupować. Sztuka polega na tym, żeby wiedzieć, co jest czym.

Jeśli masz gotowy program, który prawie pasuje, i nie wiesz, czy warto go zastąpić czymś własnym - porozmawiajmy przez trzydzieści minut. Powiem Ci szczerze, gdy uznam, że wystarczy Ci to, co masz.