Komplet dokumentacji zlecenia bez ręcznego składania

Wpół do drugiej, kurier zapowiedziany na trzecią, w magazynie czekają trzy zlecenia do wysłania. Osoba odpowiedzialna za dokumenty zaczyna rytuał: etykiety drukuje z osobnego szablonu, świadectwo jakości uzupełnia na podstawie wyników kontroli, instrukcję obsługi wyszukuje w folderze przy produkcie, atest surowca w mailu od dostawcy, do tego dokument WZ i deklaracja zgodności, bo ten klient jej wymaga. Potem wszystko trzeba złożyć w jeden komplet: część zeskanować, część skleić w darmowym narzędziu do PDF-ów. Kilkanaście minut klikania na jedną wysyłkę. I od nowa przy każdej kolejnej.

Dlaczego ręczne kompletowanie zawodzi

Pierwszy problem to czas. Kompletowanie dokumentów rośnie wprost z liczbą wysyłek, a robi je zwykle osoba, która ma na głowie także zamawianie transportu, wydawanie towaru i telefony. W dniu spiętrzenia wysyłek dokumenty powstają w pośpiechu, a pośpiech w papierach kosztuje najwięcej.

Drugi problem to błędy wersji. Do kompletu trafia deklaracja sprzed zmiany wzoru, świadectwo z wynikami innej partii albo atest surowca z sąsiedniego zamówienia. Klient to wychwyci przy przyjęciu towaru i wstrzyma rozładunek albo płatność do czasu uzupełnienia. Towar dojechał, a formalnie dostawy nie ma.

Trzeci problem to wiedza zamknięta w jednej głowie. To, że klient A wymaga deklaracji zgodności, klient B świadectwa w dwóch egzemplarzach, a do wyrobów z jednej grupy dokłada się atest surowca, pamięta jedna osoba. Gdy jest na urlopie, w firmie zapala się „czerwona lampka”: ktoś składa komplet na czuja i dopiero mail od klienta pokazuje, czego zabrakło.

Rozwiązanie w trzech elementach

Element pierwszy: komplet zdefiniowany raz, przy danych. Przy produkcie i przy kliencie system przechowuje listę dokumentów, które wchodzą w skład wysyłki, wraz z kolejnością stron. Wymagania klienta są zapisane w danych, tak samo trwale jak indeks wyrobu czy cena. Pamięta system, więc nowa osoba w wysyłce składa poprawny komplet od pierwszego dnia.

Element drugi: mechanizm, który składa jeden plik. System sam tworzy dokument PDF i dokłada do niego kolejne strony, aż powstanie komplet. Do pliku wchodzą zarówno strony generowane wprost z danych zlecenia (etykiety, WZ, świadectwo jakości), jak i gotowe pliki z zewnątrz, na przykład atest surowca zapisany przy partii materiału w momencie przyjęcia dostawy albo instrukcja obsługi przechowywana przy produkcie. Jedno uruchomienie daje jeden wielostronicowy PDF ułożony dokładnie według definicji z elementu pierwszego.

Element trzeci: uruchomienie bez człowieka i archiwum przy zleceniu. Mechanizm uruchamia się w chwili zwolnienia zlecenia do wysyłki i może działać na serwerze, więc dokument powstaje także wtedy, gdy nikt nie siedzi przy komputerze. Gotowy plik zapisuje się przy rekordzie zlecenia i trafia tam, gdzie to konieczne: do magazynu na wydanie, mailem do klienta, do archiwum. Po roku od dostawy komplet dokumentów odnajduje się jednym kliknięciem przy zleceniu, bez szukania w segregatorach.

Co to oznacza dla właściciela firmy

Policz na własnych liczbach. Ile wysyłek opuszcza firmę w tygodniu? Ile minut zajmuje skompletowanie dokumentów do jednej z nich? Iloczyn tych dwóch liczb to godziny pracy wydawane co tydzień na czynność, którą system wykonuje w tle. Do tego dochodzi druga pozycja rachunku, trudniejsza do zmierzenia i zwykle droższa: koszt wysyłki wstrzymanej u klienta przez brakujące albo błędne świadectwo, koszt ponownego wysyłania dokumentów i wrażenie, jakie taka wpadka robi u odbiorcy, który audytuje dostawców. Mechanizm opisany wyżej zdejmuje obie pozycje: czas kompletowania spada praktycznie do zera, a błędy wersji znikają, bo każdy dokument powstaje wprost z danych zlecenia.

Od czego zacząć

Zacznij od spisu stanu obecnego: jakie dokumenty towarzyszą wysyłce, skąd pochodzi każdy z nich, kto je składa i ile to trwa. Taka lista powstaje w godzinę i od razu pokazuje, które dokumenty system może generować sam, a które trzeba tylko przechowywać przy danych (jak atesty od dostawców). Potem warto przejść ścieżkę jednego zlecenia od zwolnienia do wysyłki i zaznaczyć każde miejsce, w którym człowiek przepisuje, drukuje albo skleja. Tak powstaje gotowa specyfikacja, na podstawie której można przygotować prostą aplikację automatyzującą cały ten proces.

Jeśli chcesz sprawdzić, jak taki mechanizm wyglądałby w Twojej firmie, napisz do mnie albo umów spotkanie.

Więcej mechanizmów tego rodzaju opisuję w dziale Wiedza.