Arkusze, które łatają luki między ERP a MES

Zlecenie jest zaplanowane, materiał czeka przy stanowisku, operator gotowy. W MES (systemie realizacji produkcji) zlecenia nie da się jednak uruchomić, bo brakuje jednego parametru technologicznego. Operator dzwoni do biura. Technolog otwiera plik Excel na dysku sieciowym, odnajduje właściwy wiersz, przepisuje wartość do systemu i proces rusza. Kwadrans opóźnienia, sprawa zamknięta. Nikt nie zapisał, że luka w ogóle istniała, więc za tydzień ta sama scena powtórzy się przy innym zleceniu.

Skąd biorą się arkusze między systemami

Firma ma ERP (system do zarządzania zasobami przedsiębiorstwa), ma MES, często jeszcze program magazynowy. Systemy są zintegrowane, dane mają płynąć same. W praktyce w ERP brakuje części informacji, których MES potrzebuje do uruchomienia procesu: parametru technologicznego, przelicznika, wariantu opakowania. Uzupełnienie ich w systemie źródłowym wymaga ustaleń, uprawnień i czasu, więc powstaje rozwiązanie najszybsze z możliwych: dodatkowy plik Excel, w którym brakujące wartości dopisuje się ręcznie.

Taki arkusz powstaje zawsze z dobrego powodu i na początku naprawdę pomaga. Kłopot w tym, że zostaje na lata. Z czasem obok pierwszego pliku pojawia się drugi i piąty, a coraz więcej procesów zależy od danych, które nie mieszkają w żadnym systemie źródłowym. Bywa i tak, że automatyczne eksporty do plików CSV albo Excel, uruchamiane gdzieś w tle, po cichu służą do przekazywania danych z jednego systemu do drugiego. Na papierze integracja działa; w rzeczywistości między zintegrowanymi systemami pracuje człowiek, który ręcznie przenosi liczby.

Dlaczego „proteza” z czasem przejmuje proces

Każdy taki plik to pozornie drobiazg. Wszystkie razem tworzą jednak warstwę, na której zakład opiera codzienną pracę, i ta warstwa ma swoje koszty.

Po pierwsze, błędy przepisywania. Wartość skopiowana o jeden wiersz za nisko wygląda identycznie jak poprawna, a różnica wychodzi dopiero na hali.

Po drugie, wiedza w głowach. O tym, w którym pliku szukać brakującego parametru i jak go rozumieć, wiedzą dwie, trzy osoby w zakładzie. Urlop jednej z nich potrafi zatrzymać uruchomienie zlecenia.

Po trzecie, roboczogodziny. Uzupełnianie i przepisywanie danych między arkuszem a systemami to stała, powtarzalna praca, której nikt nie zlecał i której zwykle nikt nie liczy.

Po czwarte, blokady. Jeden brakujący parametr potrafi wstrzymać operację w MES, choć maszyna, materiał i ludzie są gotowi.

W wielu zakładach wykrywanie takich braków spada na osobę, która opiekuje się systemem. Wykrywać powinna, bo zna dane najlepiej. Nie powinna jednak zostać właścicielem wszystkich brakujących informacji, bo wtedy wiedza o lukach znowu siedzi w jednej głowie, a firma zamienia jeden problem na drugi. Ten wzorzec opisałem szerzej w raporcie z badań „Excel, kartka i jedna osoba, która wie”: obok systemów ERP w firmach produkcyjnych w Polsce oraz w Niemczech, Austrii i Szwajcarii żyją arkusze, które przejmują pracę systemów. Raport można pobrać na stronie goidea.net/wiedza/excel-kartka-i-jedna-osoba-ktora-wie.php.

Jest przy tym jedna rzecz, którą warto powiedzieć uczciwie: arkusz jako chwilowy pośrednik bywa w porządku. Problem zaczyna się, gdy firma staje się jego „zakładnikiem”: gdy nikt już nie wie, ile takich plików istnieje, a proces produkcyjny zależy od tego, czy ktoś pamiętał o ręcznym dopisaniu wartości.

Rozwiązanie w trzech elementach

Element pierwszy: rejestr arkuszy-pośredników. Spis wszystkich plików, które żyją między systemami. Przy każdym z nich cztery informacje: jakiej danej brakuje w systemie źródłowym, kto ją uzupełnia, jak często i ile czasu to zajmuje. Sam rejestr niczego jeszcze nie naprawia, ale pokazuje skalę i podpowiada, od którego pliku zacząć. Każda „proteza” to w gruncie rzeczy sygnał: tej konkretnej danej brakuje w systemie i ktoś powinien ją tam wprowadzić.

Element drugi: formularz zamiast arkusza. Dane z najbardziej obciążonego pliku przejmuje prosta aplikacja. Zamiast otwartej tabeli, w której każdy może wpisać wszystko, jest formularz z walidacją: pole przyjmuje tylko wartości z dozwolonego zakresu, każda dana ma właściciela, a każda zmiana zostaje w historii z datą i osobą. Aplikacja pokazuje też braki z wyprzedzeniem: listę zleceń, które zbliżają się do uruchomienia bez kompletu parametrów. Brak przestaje być niespodzianką przy starcie zlecenia i staje się zadaniem do wykonania dzień wcześniej.

Element trzeci: dane wracają do systemu źródłowego. Mechanizm przekazuje uzupełnione wartości tam, gdzie powinny mieszkać: do ERP albo do MES. Człowiek przestaje być ręcznym interfejsem między zintegrowanymi systemami, a kolejne zlecenia korzystają z raz uzupełnionej danej automatycznie. Docelowo arkusz znika, bo przestaje być potrzebny.

Co to oznacza dla właściciela firmy

Rachunek najlepiej zrobić na własnych liczbach. Ile plików-pośredników żyje dziś między systemami w firmie? Ile osób i ile godzin tygodniowo pochłania uzupełnianie oraz przepisywanie danych? Ile zleceń w miesiącu rusza później, bo zabrakło jednego parametru, i ile kosztuje godzina stojącego stanowiska? Ile kosztowała ostatnia pomyłka przy przepisywaniu: wadliwa partia, zwrot, powtórzona operacja?

Po przemnożeniu godzin przez stawki i doliczeniu kosztów opóźnień zwykle okazuje się, że „darmowy” arkusz jest jednym z droższych narzędzi w firmie. Druga strona rachunku jest prostsza: formularz z walidacją i mechanizm przekazujący dane do systemów to mała aplikacja, którą buduje się w kilka tygodni, bo porządkuje jeden konkretny przepływ danych zamiast wymieniać systemy, które firma już ma.

Od czego zacząć

Wybierz jeden arkusz: ten, który najczęściej zatrzymuje zlecenia albo pochłania najwięcej czasu. Przez dwa tygodnie zapisuj przy nim trzy rzeczy: czego brakowało, kto uzupełniał i ile to trwało. Po dwóch tygodniach masz rejestr z prawdziwymi liczbami i zarazem gotową specyfikację, na podstawie której można przygotować prostą aplikację automatyzującą uzupełnianie danych i pilnowanie braków. Reszta plików może poczekać; każdy kolejny plik przejmujesz w ten sam sposób, w kolejności wynikającej z rejestru.

Jeśli chcesz porozmawiać o arkuszach, które żyją między systemami w Twojej firmie, napisz do mnie albo od razu umów spotkanie.